2.2.2.2 .Công ty quản lý và sử dụng TSCĐ
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản trị tài chính tại Cơng ty than
các cấp quản lý tại Trung ương và Địa phương ghi nhận. Mới đây nhất vào tháng 5/2017 Công ty than Nam Mẫu đã được Bộ Tài nguyên và môi trường đánh giá và trao tặng danh hiệu “Doanh nghiệp sáng tạo, ứng dụng công nghệ thân thiện mơi trường vì mục tiêu tăng trưởng xanh Quốc gia”, là một trong 46 doanh nghiệp gặp gỡ và báo cáo Chính phủ về cơng tác đầu tư ứng dụng khoa học công nghệ cho môi trường để phát triển doanh nghiệp bền vững.
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản trị tài chính tại Cơng ty than Nam Mẫu. than Nam Mẫu.
3.2.1. Giải pháp về tổ chức hoạt động quản trị tài chính tại Cơng ty
Giải pháp về tổ chức hoạt động quản trị tài chính tại Cơng ty Than Nam Mẫu theo hướng nâng cao vai trò của chức năng và phối hợp quản trị tài chính trong bộ máy quản lý.
Cơ cấu tổ chức hệ thống Tài chính - Kế tốn hiện đại phải đảm bảo chức năng Quản trị tài chính được thể hiện rõ nét, thơng qua việc nâng cao vai trị của Giám đốc tài chính trong bộ máy quản lý.
Kết quả phân tích hiệu quả quản trị TCDN cho thấy Cơng ty thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận tài chính với các bộ phận chức năng cịn lại trong DN, đặc biệt là bộ phận kinh doanh, đầu tư. Điều này dẫn tới một số sai sót trong q trình lập và thẩm định dự án đầu tư, phân bổ nguồn lực và sử dụng không hiệu quả tài sản sau đầu tư. Suy cho cùng thì tất cả các hoạt động trong Công ty đều liên quan đến tài chính, liên quan đến tiền; do đó các hoạt động kinh doanh hoặc đầu tư có giá trị
lớn cần có sự tham gia của bộ phận tài chính ngay từ đầu của quy trình để đề xuất, xây dựng phương án.
Trong q trình phối hợp, phịng Kinh doanh hoặc Đầu tư sau khi xây dựng dự án hoặc phương án sẽ tổ chức lấy ý kiến trong đó có phịng Tài chính – kế tốn về các nội dung liên quan. Khi đó, một là thiếu nhân sự phụ trách chuyên về vấn đề tài chính để tư vấn chun sâu; hai là, có phương án/ dự án đưa ra lấy ý kiến còn tồn tại rất nhiều vấn đề trong tính tốn do chưa cân nhắc kỹ, đặc biệt về vấn đề nhu cầu vốn, nguồn vốn, thời điểm thực hiện,…có thể đến bước này phải dừng hoặc quay trở lại khảo sát, thu thập thơng tin và tính tốn lại gây mất nhiều thời gian và đôi khi cơ hội kinh doanh trôi qua.
Từ những hạn chế đó, luận văn đề xuất mơ hình ghép chức năng tài chính với chức năng đầu tư và lấy tên là Phịng tài chính – kinh doanh. Khi đó, chức năng tài chính sẽ tham gia ngay từ đầu của đề xuất dự án đầu tư hoặc phương án kinh doanh. Với việc chun mơn hóa, tham mưu trở nên sâu, các tính tốn về tài chính được chi tiết, cụ thể và tin cậy hơn sẽ là cơ sở quan trọng quyết định chất lượng của đề xuất; lãnh đạo DN có các thơng tin tham khảo tốt khi ra các quyết định đầu tư. Đồng thời, thời gian thực hiện nhanh chóng, giúp việc nắm bắt các cơ hội kinh doanh hoặc đầu tư nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Giải pháp này về cơ bản không làm tăng thêm nhân sự, mà chủ yếu là ghép chức năng liên quan, giảm quy trình phối hợp và tăng cường chất lượng thông tin phục vụ việc ra quyết định, hướng tới mục tiêu tối đa hóa giá trị tài sản cho chủ sở hữu.
- Về trình độ nghiệp vụ của các cán bộ nghiệp vụ làm công tác QTTC trong Công ty cũng cần được nâng cao.
Để công tác quản trị TCDN thực sự phát huy hiệu quả cần hết sức tránh việc ghép hoặc sử dụng sai chức năng. Các cán bộ phụ trách công tác quản trị TCDN cần được:
- Đào tạo bài bản và cập nhật kiến thức, trao đổi kinh nghiệm cùng lĩnh vực chuyên mơn thường xun hoặc định kỳ.
- Bố trí đúng chun mơn và năng lực. Xây dựng tiêu chuẩn cụ thể cho chức danh Giám đốc tài chính.
- Trong trường hợp nhân lực hiện trong Công ty không đủ điều kiện, Cơng ty phải có kế hoạch bồi dưỡng hoặc th ngồi nhằm đảm bảo hiệu quả cơng tác.
Việc đào tạo, bồi dưỡng nên sử dụng thêm kênh bên ngồi vì qua những khóa tập huấn đó ngồi việc cập nhật chun mơn đến từ các tổ chức, cá nhân chuyên nghiệp thì nhân viên cịn thiết lập được mối quan hệ cơng tác, được học hỏi kinh nghiệm của các đơn vị khác trong việc xử lý cùng một vấn đề cũng như tạo động lực mới trong làm việc cho nhân viên.
- Công ty phải tách bạch 2 chức năng là Giám đốc tài chính và Kế tốn trưởng do khơng có sự phân định rõ ràng 2 chức năng này và đang gộp chung vào Phịng Tài chính – Kế tốn, giao Kế tốn trưởng đồng thời thực hiện. Đa phần, tầm nhìn của kế tốn trưởng cịn hạn chế, họ chỉ chú tâm nhiều hơn vào công việc tổng hợp thông tin kinh tế - tài chính đã xảy ra tại đơn vị và việc chấp hành chế độ kế toán hiện hành (kế tốn tài chính) nhiều hơn vào việc xây dựng và đánh giá cấu trúc tài chính, phân tích tình hình tài chính, hiệu quả QTTC để làm căn cứ hoạch định kế hoạch tài chính cho Cơng ty.
Mặc dù tách bạch về chức năng nhưng khi triển khai thực hiện các nhiệm vụ như: DAĐT, lựa chọn khách hàng,…thì giám đốc tài chính và kế tốn trưởng phải song song thực hiện theo chức năng riêng của họ, đặc biệt phải phối hợp chặt chẽ với chức năng kinh doanh. Sở dĩ phải làm như vậy là do lâu nay quy trình phối hợp khơng rõ ràng khiến cho hiệu quả SXKD nói chung bị giảm; phương án kinh doanh khơng có sự tham khảo ý kiến của giám đốc tài chính trong việc đánh giá và lựa chọn khách hàng, lựa chọn phương thức thanh toán,… dẫn đến việc chức năng tài chính lo việc đã rồi và đặc biệt nhiều rủi ro không được đánh giá kỹ, không chủ động xây dựng các phương án phòng ngừa và xử lý phù hợp từ đó dẫn đến hiệu quả kinh doanh cuối cùng thấp, hiệu quả QTTC thấp, Công ty chịu nhiều rủi ro.
Thực tiễn đã chứng minh, nhiều công việc của Giám đốc tài chính mà Kế tốn trưởng khơng thể thực hiện được, nếu tách bạch 2 chức năng này sẽ đảm bảo tính
chun mơn hóa và hiệu quả sẽ cao hơn. Tác giả xin trình bày cụ thể chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh này:
* Giám đốc tài chính (CFO – Chief Finance Officer)
Giám đốc tài chính chịu trách nhiệm chính trong việc:
- Xây dựng các kế hoạch tài chính, huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn;
- Tổ chức thực hiện công tác QTTC của Cơng ty, gồm: nghiên cứu, phân tích và xử lý các vấn đề phát sinh thuộc về tài chính trong Cơng ty;
- Kiểm sốt việc sử dụng tài sản trong Cơng ty, bảo tồn và phát triển tài sản hiện có;
- Dự báo các nguy cơ đối với Công ty và đề xuất giải pháp cho từng nguy cơ. Mục tiêu của giám đốc tài chính là tư vấn và ra các quyết định nhằm tối đa hóa giá trị tài sản cho chủ sở hữu và địi hỏi phải có trình độ chun mơn cao, am hiểu nhiều lĩnh vực khai thác than. Tuy nhiên, ở Tập đồn than khống sản Việt Nam nói chung và Cơng ty than Nam Mẫu nói riêng, vai trị này chưa được coi trọng đúng mức, thậm chí khơng có chức danh Giám đốc tài chính trong mơ hình tổ chức bộ máy của Cơng ty.
* Kế toán trưởng (CA - Chief Accountant)
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và minh bạch của số liệu kế toán cung cấp, lập các BCTC kịp thời, đầy đủ. Đồng thời, giám sát việc quản lý và sử dụng các loại tài sản hiện có của Cơng ty vào hoạt động SXKD. Kế toán viên giúp việc cho kế toán trưởng về các lĩnh vực chuyên môn được giao.
Sự khác biệt giữa 2 chức danh này ở chỗ Kế toán trưởng quản lý các tác nghiệp cơ bản thì Giám đốc tài chính quản lý các nguồn lực tài chính của DN. Trong khi Kế toán trưởng điều hành bộ máy kế toán và chịu sự điều chỉnh của Luật kế toán, luật thuế,…và các quy định hiện hành của cơ quan quản lý Nhà nước thì Giám đốc tài chính thực hiện cơng việc ở mức độ cao hơn, đó là việc vận dụng các cơng cụ tài chính để tối ưu hóa hiệu quả việc sử dụng vốn trong Cơng ty. Cùng vấn đề tiết giảm chi phí, thì Kế tốn trưởng sẽ tiếp cận theo cách tiếp cận cơ học về định mức, khoản mục chi phí, trong khi đó Giám đốc tài chính sẽ tiếp cận theo hướng
hiệu quả đạt được so với chi phí bỏ ra. Nếu tăng trưởng doanh thu cao hơn tốc độ tăng của chi phí thì phương án chấp nhận được, tức là khi đó Cơng ty có lợi.
Bên cạnh việc phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của 2 chức danh CFO và CA thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận quản trị TCDN với các đơn vị chức năng khác trong Công ty. Đặc biệt là mối quan hệ giữa bộ phận TCDN với Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản trị để thực hiện các chủ trương, kế hoạch SXKD hiệu quả và theo đúng mục tiêu đã đề ra.
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả đầu tư
* Quản trị tiền mặt: Đối với việc quản trị tiền mặt Công ty cần thiết lập lại dự toán thu chi tiền mặt, thể hiện rõ quá trình thu chi, khoản thu, chi phải được lập và trình Trưởng phịng kế tốn kí trước khi chi, tránh tình trạng phải giải trình, vừa mất nhiều thời gian vừa dẫn đến những mâu thuẫn nội bộ. Vì tiền ở Cơng ty than Nam Mẫu thường có số phát sinh cũng khơng hề nhỏ, nghiệp vụ phát sinh nhiều, là một tài sản rất nhạy cảm điều này làm cho khả năng gian lận, sai phạm rất dễ xảy ra và nhiều khi rất khó phát hiện. Các thủ thuật gian lận thường đa dạng và tinh vi,việc quản lý tốt tiền sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng tiền của đơn vị.
Kiện tồn bộ máy kiểm sốt thu chi tiền mặt một cách chặt chẽ và đúng nguyên tắc. Việc kiểm soát tốt tiền sẽ giúp doanh nghiệp đạt được cả ba mục tiêu chung như báo cáo COSO (1992) đã đề ra, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Tuân thủ pháp luật và các quy định. Các nguyên tắc kiểm soát chung đối với tiền:
+ Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên: Khơng có hệ thống kiểm sốt nội bộ nào có thể ngăn chặn và phát hiện được hết các sai phạm nếu nhân viên yếu kém về năng lực hay không tôn trọng các giá trị đạo đức. Chẳng hạn nếu thủ quỹ và kế toán tiền yếu kém về nghiệp vụ sẽ gây ra các sai phạm mà bản thân họ
giám đốc công ty phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức, thủ tục kiểm tra năng lực trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp của nhân viên.
+ Thủ tục kiểm tra: đánh giá việc tuân thủ các quy định, quy trình, quy chế hoạt động kinh doanh hiện hành. Đánh giá tính đầy đủ, nghiêm túc, đúng đắn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ để đảm bảo những nghiệp vụ đã phát sinh phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ trên hệ thống sổ sách.
+ Ủy quyền và xét duyệt: Đòi hỏi sự phê chuẩn và ủy quyền cho các giao dịch vượt quá các hạn mức tín dụng nhất định để đảm bảo rằng cấp quản lý tương ứng nhận biết được nghiệp vụ hoặc tình huống có thể xảy ra và giúp thiết lập trách nhiệm giải trình. Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng…cần được người có thẩm quyền xét duyệt trước khi lập phiếu chi hay kí séc. Việc xét duyệt nhằm kiểm sốt chi đúng mục đích, đúng đối tượng và sau khi duyệt chi, nhà quản lý cần đánh dấu các chứng từ gốc để tránh tình trạng chúng bị tái sử dụng. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt ở một mức độ nào đó thơng qua việc xây dựng và ban hành các chính sách như: quy chế chi tiêu hay quy chế tài chính trong đơn vị. Để tăng cường kiểm soát, một số đơn vị bố trí người xét duyệt các yêu cầu chi tiền độc lập với người ký séc (tức phân nhiệm cho 2 người khác nhau). Các phiếu chi muốn được xét duyệt phải có đầy đủ chứng từ, sau khi chi cần đóng dấu “đã thanh tốn” vào chứng từ có liên quan để tránh việc sử dụng lần thứ hai các chứng từ này. Các khoản chi tiền với giá trị lớn nên chi bằng chuyển khoản qua ngân hàng; Các séc khơng được kí nếu các chứng từ liên quan đến trả tiền chưa được phê duyệt; Các séc, vì lý do nào đó, khơng sử dụng cho việc chi trả cần phải ghi rõ “hủy bỏ” và lưu trong hồ sơ riêng.
+ Sử dụng tiền mặt nhàn rỗi: Đối với công ty than Nam Mẫu thì khoản tiền mặt nhàn rỗi vẫn cịn gây lãng phí, vì là cơng ty con của Tập đồn than khoảng sản Việt Nam cho nên Cơng ty chưa có kế hoạch cho việc sử dụng tiền mặt nhàn rỗi này.
cán bộ, công nhân viên Công ty bằng cách đầu tư ngắn hạn tại các dự án nhỏ tại Thành phố, hoặc phân khúc có nguồn vốn mạnh vào thị trường bất động sản thơng qua các hình thức góp vốn, hoặc đầu tư.
* Quản trị các khoản phải thu.
Về chính sách: Phịng Tài chính nên xây dựng chính sách tín dụng quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ của từng khách hàng.
Về quy trình thu nợ: Bộ phận quản lý công nợ cần tuân thủ các quy trình quản lý cơng nợ.
* Quản trị hàng tồn kho
- Xác định thời điểm đặt hàng phù hợp: để xác định thời điểm đặt hàng phù hợp, đòi hỏi các đơn vị trực thuộc và các phòng ban chức năng khi lập đơn hàng cần phải chỉ ra thời điểm dự tính đưa vào sử dụng để bộ phận mua hàng có kế hoạch tổ chức mua sắm nhằm giảm chi phí lưu kho, giảm lượng vật tư tồn kho để đảm bảo mức tồn kho mục tiêu mà vẫn đáp ứng kịp thời nhu cầu SXKD của Công ty.
* Quyết định đầu tư tài sản dài hạn
- Việc xây dựng và lựa chọn các dự án đầu tư dài hạn cần phải cân nhắc một cách thận trọng trên mọi phương diện nhất là vấn đề tài chính.
- Đối với các hạng mục đầu tư trong năm 2018 và được chuyển sang thực hiện trong năm 2019. Cơng ty cần xây dựng chính sách về sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguồn vốn đầu tư. Công tác đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản sau quá trình đầu tư cần được quan tâm.
- Ngồi ra, Cơng ty cịn tiến hành đầu tư ra bên ngồi. Cơng ty cần phải xác định giá trị tài sản đem đi góp vốn và giá trị tài sản bên đối tác góp vốn. Đánh giá hiệu quả của phần vốn góp qua từng năm để thấy được sự tăng giảm giá trị vốn góp.
3.2.3. Tái cấu trúc nguồn vốn
Trong nền kinh tế thị trường, quyết định cấu trúc nguồn vốn là một vấn đề hết sức quan trọng đối với mỗi Cơng ty, bởi nó là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến tỷ suất lợi nhuận vốn chủ sở hữu và rủi ro tài chính mà Cơng ty có thể phải đối mặt. Trên