3.1.2 .Mục tiêu chiến lược và định hướng phát triển
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị dự án
3.2.1 Hoàn thiện công tác quản trị chất lượng
Mong muốn chất lượng công tác quản trị dự án ngày càng cao với chi phí không tăng hoặc tăng không đáng kể. Mobifone nên áp dụng phương pháp quản trị chất lượng toàn diện TQM.
TQM là cách quản lý một tổ chức tập trung vào chất lượng, dựa vào sự tham gia của tất cả thành viên, nhằm đạt tới sự thành công lâu dài nhờ thỏa mãn khách hàng và đem lại lợi ích cho các thành viên đó và cho xã hội. Nói cách khác, TQM là một hệ thống
hữu hiệu tích hợp những nỗ lực về duy trì, phát triển và cải tiến
chất lượng của nhiều tổ nhóm trong tổ chức để có thể tiếp thị, áp dụng khoa học kỹ thuật, sản xuất và cung ứng dịch vụ nhằm thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu của khách hàng một cách kinh tế nhất.
Nội dung của phương pháp này có hai đặc điểm:
-Bao quát tất cả các mục tiêu và lợi ích trong quá trình sản
xuất
-Cải tiến chất lượng liên tục.
Tôn chỉ mục đích của TQM là “sản phẩm không những thỏa mãn yêu cầu của khách hàng mà quá trình sản xuất ra nó cũng phải đạt hiệu quả cao nhất”. Do vậy TQM quản trị chất lượng sản phẩm theo bốn mục tiêu: chất lượng, giá thành, thời gian và an toàn lao động.
Cải tiến chất lượng liên tục là một điều đặc biệt quan trọng của TQM, đó là một quá trình không ngừng phát triển các kết quả cao hơn nữa. Để cải tiến chất lượng liên tục, phương pháp TQM sử dụng quy trình của Edwảds Demming, còn gọi là chu trình PDCA, bao gồm 4 giai đoạn với 8 bước.
PDCA hay Chu trình PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.
Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau:
Chu trình PDCA
Hình 3.1 Chu trình PDCA
Cải tiến chất lượng liên tục với PDCA
-Giai đoạn 1: P – Plan: lập kế hoạch - dự báo.
Bước 1: phân tích hiện trạng, phát hiện vấn đề, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp
đạt mục tiêu.
Bước 2: phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng, tiến hành điều tra, nghiên cứu 5M. Công thúc 5M như sau: “Man – Machine – Matertial – Method – Melieu” ( Con người – Máy móc – Vật liệu – Phương pháp – Môi trường làm việc)
Bước 3: tìm ra nhân tố ảnh hưởng chủ yếu, bố cục kế hoạch hoạt động.
Bước 4: tìm biện pháp đối với các nhân tố chủ yếu. Biện pháp gồm: kế hoạch hoạt động, dự kiến hiệu quả sắp tới. Kế hoạch hoạt động cần thể hiện nội dung 5W, 1H: trong đó 5W (Why: tại sao tìm biện pháp này, What: cần đạt tới mục tiêu nào, Where: do đơn vị nào thực hiện, do ai thực hiện Who và When: khi nào phải hoàn thành) và 1H: sử dụng phương pháp nào để thực hiện.
Giai đoạn II: D – Do: thực hiện kế hoạch đã lập.
Bước 5: căn cứ biện pháp tại bước 4 để có phương pháp thực hiện các nội dung trong giai đoạn P
Giai đoạn III: C – Check, đối chiếu, so sánh và kiểm tra.
Bước 6: đối chiếu, so sánh với kế hoạch đã lập, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
Giai đoạn IV: A – Action: chấp hành, điều chỉnh cho phù hợp. Bước 7: tăng cường tổng kết kinh nghiệm, tìm ra nhân tố dẫn tới thành công để phát huy, những nhân tố gây thiệt hại để tìm biện pháp hạn chế, điều chỉnh phù hợp.
Bước 8: đưa những vấn đề phát sinh (do không lường trước được hoặc mới) về chất lượng để đưa vào kế hoạch bổ sung.
Hình 3.2 Chu trình PDCA - cải tiến liên tục
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của
quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ
ngừng. Trên thực tế việc thực hiện chu trình PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Áp dụng thực tế PDCA
Nếu bạn cố gắng áp dụng PDCA bằng cách thông thường sẽ rất khó khăn để có cơ sở cho việc tiếp tục nó một cách liên tục.Ở đây, cái gì là quan trọng để rút ra kinh nghiệm thực sự cho việc áp dung PDCA dạng mềm.
Cần một dự án thử nghiệm tại một khu vực mẫu sẽ là cơ hội tốt để đi vào bước thứ nhất. Trong quá trình của dự án, bạn phải được yêu cầu lên một kế hoạch chuẩn bị cho hoạt động 5S thực hành và phát triển quan điểm Kaizen.Tất cả các cái đó là kế hoạch (P).Trên cơ sở kế hoạch này bạn sẽ thực hiện thử (D). Bạn sẽ kiểm tra (C)
xem có bất kỳ vấn đề hay khó khăn nào hay không trong khi thử và để đưa ra các tác động (A) cần thiết để cho cuộc thử nghiệm thành công. Qua kinh nghiệm này, bạn sẽ thu được sự hiểu biết thấu đáo về PDCA dạng mềm là gì và ích lợi của nó như thế nào.
Các kỹ thuật thực hành PDCA
Trên cơ sở thử nghiệm, dựa trên khu vực sản xuất mẫu, trong tâm là con người, lập ra kế hoạch có thể đạt được , lập ra kế hoạch thử thách, tất cả 5 điều này rất quan trọng với các hoạt động KAIZEN. Đối với sản xuất, kế hoạch đặt ra cũng quan trọng như với trọng tâm là con người và dựa trên khu vực sản xuất.
Hình 3.3 Sơ đồ cải tiến liên tục Kaizen
1.Cơ sở thử nghiệm
2.Dựa trên khu vực sản xuất và tập trung vào con người
vực sản xuất, phải xem xét nó với mọi người của khu vực sản xuất và phải phục hồi kế hoạch trên cơ sở của điều kiện khu vực sản xuất.
3. Lập ra kế hoạch có thể đạt được
Một kế hoạch có thể đạt được cần phát triển dựa trên cơ sở thực hiện trong quá khứ và nâng cấp từng bước một.Với KAIZEN được khuyên là cao 30% so với quy luật.Với sản xuất tốt có thể là 3 lần so với quy luật.
4. Lập ra kế hoạch thử thách
Điều này cần được phát triển cân nhắc với môi trường kinh doanh như yêu cầu thị của trường và mức độ của đối thủ cạnh tranh.
(nguồn: http://hirayamavietnam.com.vn/chu-trinh-pdca-la-gi-ap- dung-thuc-te/)
Áp dụng phương pháp quản trị chất lượng toàn diện TQM trong giai đoạn triển khai dự án, thực hiện các hợp đồng cung cấp, vận chuyển, lắp đặt và phát sóng thiết bị mạng vô tuyến 3G/4G tại Tổng Công ty Viễn thông Mobifone:
- Nhà thầu trước khi tiến hành dự án trên địa bàn các Trung tâm mạng lưới phải có đầy đủ sơ đồ tổ chức bộ máy triển khai dự án, phương án triển khai lắp đặt, kế hoạch về tiến độ triển khai, đầu mối điều hành. Toàn bộ hồ sơ phương án và kế hoạch triển khai phải được trao đổi, báo cáo với Trung tâm mạng lưới và được Trung tâm đồng ý, phê duyệt.
+ Sơ đồ bộ máy triển khai dự án phải có đầy đủ thông tin của các thành viên tham gia: trình độ chuyên môn, chứng chỉ, phân công phân nhiệm, thông tin liên hệ: email, số điện thoại,...
dung: máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ sử dụng để đảm bảo chất lượng lắp đặt, quy trình, phương pháp đấu nối; biện pháp đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường.
+ Tiến độ triển khai phải thể hiện rõ được thời điểm bắt đầu, kết thúc, thời gian thực hiện từng hạng mục công việc cũng như mối quan hệ giữa các công việc đảm bảo tiến độ chung của toàn dự án, đồng thời nêu rõ nguồn nhân lực thực hiện từng hạng mục công việc.
- Trong quá trình triển khai dự án, các đơn vị trực tiếp vận hành khai thác tại địa bàn (các Đài viễn thông khu vực thuộc Trung tâm Mạng lưới miền) có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Kiểm tra, giám sát quá trình lắp đặt thiết bị, đảm bảo an toàn, đúng thiết kế TSSR được duyệt và đúng tiến độ cam kết. Kết quả kiểm tra, giám sát phải được ghi vào sổ nhật ký nhà trạm, biên bản nghiệm thu kỹ thuật tại trạm và báo cáo tới cán bộ quản lý dự án Trung tâm để cập nhật chung tiến độ cho toàn dự án.
+ Tổ chức nghiệm thu trung thực, khách quan các hạng mục công việc khi được nhà thầu yêu cầu, đúng và đủ về khối lượng thực hiện. Các hạng mục công việc phải được nghiệm thu đảm bảo chất lượng trước khi chuyển sang công việc tiếp theo.
+ Phối hợp với nhà thầu để giải quyết những vấn đề phát sinh, thay đổi trong phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của đơn vị: giải quyết vướng mắc vào ra trạm với chủ nhà, phối hợp kiểm tra chất lượng kênh truyền với đơn vị cung cấp: VNPT, Viettel,...
+ Đài Viễn thông hàng ngày báo cáo cho cán bộ quản trị dự án Trung tâm tình hình triển khai công việc cũng như tiến độ chuyển hàng, lắp đặt và phát sóng để kịp thời đưa ra các hướng dẫn, chỉ đạo cũng như tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc nhằm đạt được mục tiêu chung của dự án.