6. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Thực hiện phân tích công việc làm cơ sở để triển khai các chính sách nhân
sự tại Cục Hải quan
Phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin và phân tích đánh giá về công việc trong một cơ quan, tổ chức. Kết quả phân tích công việc là xây dựng được bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn chức danh công chức đối với từng loại công việc và hệ thống tiêu chuẩn đánh giá việc thực hiện công việc của công chức. Với vai trò như vậy, phân tích công việc là cơ sở cho việc tuyển dụng, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của công chức, giúp cho việc hoạch định chính sách về đào tạo, nâng cao chất lượng công chức, là một trong những cơ sở để xếp hạng công việc và thực hiện trả lương, thưởng công bằng, hợp lí...
Về lí thuyết nếu không thực hiện hoặc thực hiện không tốt việc phân tích công việc trong các cơ quan quản lí nhà nước thì sẽ là một trong những nguyên nhân dẫn tới hàng loạt các vấn đề bất cập nảy sinh trong quản lí như: đánh giá không hợp lí, thiếu công bằng; mâu thuẫn nội bộ; sự phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong một tổ chức không tốt; giảm sút động lực lao động của công chức…
Phần thực trạng tại chương 2 đã nêu, CHQ chưa thực hiện việc phân tích công việc, chưa xây dựng được “bản mô tả công việc” chưa có “bản tiêu chuẩn chức danh công chức”, dẫn đến người lao động không nắm được đầy đủ công việc mình phải đảm nhận và trách nhiệm của mình ra sao đối với công việc.
Do vậy, CHQ cần tiến hành phân tích công việc một cách khoa học và định kì 3-4 năm phải xem xét lại nếu tính chất công việc thay đổi. Cần thiết phải lựa chọn phương pháp phù hợp để thu thập thông tin như phương pháp bảng hỏi, phỏng vấn, hay quan sát … cũng như lựa chọn nhóm chuyên gia, có thể là những người trong CHQ hoặc thuê chuyên gia bên ngoài cùng thực hiện thu thập thông tin và xây dựng. Các văn bản kết quả này nên được tập hợp thành cuốn sổ tay nhân viên phát cho từng người, xem như một cẩm nang để định hướng hành vi của công chức lãnh đạo cũng như công chức thừa hành.
Cần tuân thủ nguyên tắc 3 mặt cân bằng khi mô tả một công việc (hình 4.1)
Chức vụ = trách nhiệm + quyền hạn + nghĩa vụ
Hình 3.1. Nguyên tắc cân bằng
Trách nhiệm là phạm vi công việc mà một cá nhân bắt buộc phải hoàn thành. Nghĩa vụ là phải thực hiện những yêu cầu đối với công việc như nghĩa vụ báo cáo, nghĩa vụ giải trình, nghĩa vụ tuân thủ những quy tắc, quy định liên quan. Quyền hạn có thể coi là quyền quyết định, quyền ra lệnh hoặc thực hiện các bước công việc cần thiết để hoàn thành trách nhiệm được giao.
Bởi vậy, để hoàn thành chức vụ, nhất thiết phải trao quyền hạn tương xứng với trách nhiệm. Khi được trao trách nhiệm và quyền hạn tương ứng nhau, yêu cầu người công chức phải đặt nghĩa vụ lên hàng đầu để làm đúng chức trách.
Chức vụ
Nghĩa vụ Trách
nhiệm
Theo học thuyết nhu cầu của Maslow khi con người càng thỏa mãn ở những mức độ cao hơn thì càng muốn khẳng định bản thân bằng trình độ cao để phát huy sáng tạo và sự tự quản trong công việc. Tức là để tạo động lực cho người công chức cần hướng họ vào những công việc và nhiệm vụ mang tính thách thức để thúc đẩy hành vi của chính họ.
Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương...ngoài ra có thể có một số tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người công chức phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Bản tiêu chuẩn chức danh công chức là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với công chức về kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cần phải có; các yêu cầu về đạo đức, tinh thần, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các yêu cầu về thể lực.
Một bản tiêu chuẩn chức danh công chức phải bao hàm các nội dung cơ bản sau: Tiêu chuẩn về phẩm chất và trình độ chính trị; Tiêu chuẩn về đạo đức cách mạng, đạo đức nghề nghiệp; Tiêu chuẩn về năng lực chỉ đạo, quản lí; Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn.
Làm căn cứ để xác định các yêu cầu về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực công tác, trình độ kiến thức của từng chức danh công chức trong hệ thống.
Làm căn cứ để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ và để xác định rõ nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng; để thực hiện các chính sách và các chế độ đãi ngộ khác với công chức.
- Là căn cứ để tổ chức thi tuyển, thi nâng bậc cho công chức.
- Là căn cứ, cơ sở để công chức phấn đấu trong học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực và hiệu quả công tác, hoàn thành tốt chức trách và thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của mình.
Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Bản hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc sẽ phát huy tốt vai trò của nó nếu được trình bày dưới dạng các văn bản cụ thể với những thông tin mang tính định lượng, rõ ràng. Tuy nhiên không phải với bất kì một công việc nào trong bộ máy hành chính người ta đều có thể định lượng được các yêu cầu và chất lượng thực hiện công việc. Các công việc mang tính tác nghiệp có thể đưa ra được yêu cầu định lượng song các công việc quản lí, điều phối thì rất khó đưa ra được các yêu cầu định lượng. Để việc đánh giá thực hiện công việc được chính xác, các tiêu chuẩn nên đưa ra dưới dạng các văn bản viết, mức độ định lượng của các tiêu chuẩn tuỳ thuộc vào nội dung, bản chất công việc của công chức, yêu cầu chung đối với tất cả các tiêu chuẩn là đạt mức độ định lượng cao nhất nếu có thể.
Do đặc thù nghề nghiệp mà khi đánh giá một công chức cần xem xét cả ba yếu tố sau:
Thứ nhất, kết quả thực hiện công việc như số lượng, chất lượng công việc.
Thứ hai, hành vi của người công chức như ý thức chấp hành kỉ luật, thực hiện các quy định của tổ chức.
Thứ nhất, xem xét phẩm chất đạo đức nghề nghiệp của người công chức.