6. Kết cấu của luận văn
3.2.4. Thực hiện kết hợp các biện pháp kích thích nhằm thỏa mãn nhu cầu vật
chất và tinh thần của người công chức
Phần thực trạng đã đưa ra nhận xét là hiện nay, đại bộ phận công chức tại CHQ đề cao nhu cầu “thu nhập cao”, vì vậy trước hết các nhà quản lí cần nhấn mạnh các biện pháp kích thích vật chất. Tuy nhiên, tiếp theo đó nhu cầu về tinh thần như “được đánh giá và ghi nhận những đóng góp”, “được phát triển và thăng tiến” cũng được nhắc đến nhiều. Do vậy, để đáp ứng nhu cầu, làm tăng sự hài lòng và
động lực lao động của đội ngũ công chức thì CHQ nên quan tâm đến một số vấn đề sau đây khi thực hiện các biện pháp động viên nhân viên:
Đảm bảo thưởng phạt nghiêm minh, công bằng kích thích sự hăng say làm
việc: Khi lương của công chức bắt buộc phải tuân theo quy định chung của nhà
nước thì các khoản tiền thưởng, phụ cấp có vai trò lớn trong việc nâng cao thu nhập cho công chức. Điều đó, đòi hỏi ngoài việc tìm nguồn để chi thì việc không kém phần quan trọng là phải phân phối công bằng, hợp lí dựa trên kết quả hoàn thành công việc và sự đóng góp của các cá nhân.
Trước hết, CHQ cần lựa chọn các hình thức thưởng và đưa ra các mức thưởng hợp lí. Những hình thức thưởng hay được sử dụng như: thưởng cho sáng kiến cải tiến trong công việc, có bài viết thuộc chuyên môn của ngành đăng trên các tờ báo, tạp chí, có thành tích tốt khi tham gia các khoá học dài hạn do cơ quan tổ chức, v.v. Khi đã xây dựng được các quy định rõ ràng về các mức thưởng cần thông báo và giải thích cho người công chức hiểu rõ để làm tăng kì vọng của họ về quan hệ giữa kết quả - phần thưởng.
Đặc biệt với lãnh đạo như trưởng/ phó phòng ban có vai trò “đứng mũi - chịu sào” rất quan trọng với sự hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị thì nên gắn chặt trách nhiệm của họ với kết quả thực hiện công việc của cả nhân viên dưới quyền. Họ chỉ được thưởng khi tất cả các công việc của đơn vị trong kì đánh giá hoàn thành tốt và bị phạt (không được thưởng, khiển trách, cảnh cáo, ...) khi công việc sai sót, chậm tiến độ.
Việc thực hiện thưởng có thể dưới dạng bằng tiền hay hiện vật nhưng điều quan trọng cần tạo được ấn tượng tốt của người được thưởng về cái mà họ nhận được, không được có biểu hiện thiên vị trong thực hiện thưởng. Với những người công chức thực hiện công việc liên tục xuất sắc nên áp dụng hình thức tăng lương tương xứng với thực hiện, tăng lương trước niên hạn để kích thích sự nỗ lực trong công việc của họ. Tuy nhiên, Ban tổ chức cần xây dựng rõ quy định và công khai về tỉ lệ tăng lương và niên hạn tăng lương.
Thưởng phải đảm bảo công bằng với tất cả mọi người trong CHQ, nó phải dựa trên mức độ hoàn thành công việc của cá nhân chứ không phải là vị trí của người công chức. Đồng thời, quyết định thưởng nên công khai trước toàn thể tổ chức để tăng niềm tự hào của cá nhân tốt và nêu gương sáng cho những người khác học tập với hi vọng có cơ hội được khẳng định chính mình trước tập thể. Tuy nhiên, cần lưu ý tránh tình trạng thưởng trở thành nguồn thu nhập chính khi đó sẽ làm mất vai trò của tiền lương. Theo nguyên tắc của Taylor, để thưởng thực sự phát huy vai trò thì thưởng chỉ nên ≤ 30% tiền lương.
Nên khuyến khích mọi người trong CHQ tham gia đóng góp ý kiến cho việc xây dựng chương trình khen thưởng để hiểu rõ nguyện vọng của họ muốn được gì khi làm tốt công việc. Đồng thời khuyến khích sự giám sát của chính họ trong việc thực hiện các hình thức khen thưởng của CHQ để đảm bảo phát hiện các sai lầm trong thực hiện từ đó có những sự điều chỉnh cần thiết cho những kì sau thực hiện tốt hơn. Điều này làm mọi người cảm nhận họ thực sự là những thành viên của CHQ, giúp họ hiểu rõ hệ thống khuyến khích tài chính nên sẽ chủ động phấn đấu trong công việc để đạt được hiệu quả cao nhằm giành được phần thưởng xứng đáng. Bên cạnh thực hiện thưởng thì cần có quy định rõ ràng về kỉ luật lao động và xử lí vi phạm kỉ luật. Tuy nhiên, khi thi hành kỉ luật cần thực hiện khôn khéo không được làm mất lòng tự trọng của người vi phạm, nhằm tạo cơ hội để họ có thể sửa sai. Bởi vậy, khi thi hành kỉ luật cần xác định rõ nguyên nhân và mức độ vi phạm, nên chỉ ra cho họ những khía cạnh tốt của bản thân nên được củng cố để loại bỏ những hành vi sai trái với kì vọng của CHQ. Từ đó người mắc lỗi tự cảm nhận thấy họ cần phải thay hổi hành vi vì biết ơn về việc đã được tạo điều kiện để họ có thể sửa chữa lỗi lầm. Chính việc thưởng - phạt song hành tồn tại một cách nghiêm minh sẽ thiết chặt quan hệ giữa trách nhiệm của người công chức với công việc họ đảm nhận.
Lựa chọn và cung cấp các phúc lợi cho công chức làm cho họ an tâm hơn
trong công việc và phục hồi sức khỏe sau những giờ làm việc căng thẳng: Việc
cung cấp các phúc lợi sẽ giúp đảm bảo đời sống, phục hồi sức khỏe cho người công chức mà còn góp phần giảm gánh nặng của nhà nước trong việc chăm lo cho người
của người công chức. Các cơ quan quản lí nhà nước thường hơn các tổ chức kinh doanh là luôn cam kết tuân thủ pháp luật về lao động, đảm bảo đóng đúng và đủ bảo hiểm xã hội và mua bảo hiểm y tế cho người công chức.