Giao kết HĐTM là việc các bên bày tỏ ý chí với nhau theo những nguyên tắc và trình tự nhất định để qua đó xác lập với nhau các quyền, nghĩa vụ trong quan hệ thương mại. Trình tự giao kết HĐTM được căn cứ theo trình tự giao kết hợp đồng dân sự tại BLDS 2015. Theo đó các bên thiết lập đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng.
* Đề nghị giao kết HĐTM
Theo quy định tại khoản 1 Điều 386 BLDS 2015, đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị đối với bên đã được xác định hoặc tới công chúng, gọi chung là bên được đề nghị. Có thể thấy, đề nghị giao kết hợp đồng là sự thể hiện ý chí của một bên về ý định giao kết hợp đồng với bên đã được xác định cụ thể. So với quy định trong BLDS 2005, điểm mới trong BLDS 2015 là mở rộng và rõ hơn về bên được đề nghị giao kết hợp đồng, có thể có nhiều bên nhận được đề nghị trong giao kết hợp đồng, điều này phù hợp với thực tiễn áp dụng ở nước ta hiện nay.
Về nội dung và phương thức đề nghị giao kết hợp đồng, bên đề nghị phải xác định rõ những nội dung chủ yếu (điều, khoản cơ bản) của hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị đối với bên đã được đề nghị.
Khoản 2 Điều 386 BLDS 2015 quy định trường hợp đề nghị giao kết hợp đồng có nêu rõ thời hạn trả lời, nếu đề nghị giao kết hợp đồng có nêu rõ thời hạn trả lời mà chưa hết thời hạn đó bên đề nghị lại giao kết hợp đồng với người thứ ba thì phải bồi thường thiệt hại cho bên được đề nghị khi bên này bị thiệt hại do không được giao kết hợp đồng.
Đề nghị giao kết hợp đồng có thể được thực hiện theo một trong hai phương thức là đề nghị trực tiếp và đề nghị gián tiếp. Theo phương thức đề nghị trực tiếp,
các bên trực tiếpgặp mặt, trao đổi, thống nhấtđể đề nghị và nghe đề nghị. Bên được đề nghị có thể trả lời ngay về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận lời đề nghị của bên đề nghị, trường hợp chưa trả lời ngay mà sẽ trả lời trong một thời gian nhất định thì các bên ấn định thời hạn chờ trả lời, thời hạn chờ trả lời đề nghị xác định theo phương thức này phải có sự đồng ý của các bên. Theo phương thức đề nghị gián tiếp, bên đề nghị gửi đề nghị giao kết hợp đồng đến bên được đề nghị. Thời hạn chờ trả lời đề nghị xác định theo phương thức này do bên đề nghị ấn định.
BLDS 2015 có quy định một điểm mới so với BLDS 2005 đó là việc bảo mật thông tin giao kết hợp đồng, theo đó Điều 387 BLDS 2015 quy định trường hợp một bên có thông tin ảnh hưởng đến việc chấp nhận giao kết hợp đồng của bên kia thì phải thông báo cho bên kia biết. Trường hợp một bên nhận được thông tin bí mật của bên kia trong quá trình giao kết hợp đồng thì có trách nhiệm bảo mật thông tin và không được sử dụng thông tin đó cho mục đích riêng củ mình hoặc cho mục đích trái pháp luật khác, nếu vi phạm thì sẽ phải bồi thường. Quy định này là cơ sở để giải quyết tranh chấp phát sinh nếu có.
Điều 388 BLDS 2015 quy định thời điểm đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực, theo đó thời điểm có hiệu lực do bên đề nghị ấn định, nếu bên đề nghị không ấn định thì đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực kể từ khi bên được đề nghị nhận được đề nghị đó, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác. Điều này có thêm ý được bổ sung so với BLDS 2005 đó là chế định loại trừ nếu luật có liên quan có quy định khác, thể hiện sự ư tiên đối với luật chuyên ngành đồng thời tránh được sự mâu thuẫn giữa các luật khác nhau và phù hợp với thực tiễn áp dụng ở nước ta
BLDS cũng quy định các trường hợp được coi là đã nhận được đề nghị giao kết hợp đồng gồm: Đề nghị được chuyển đến nơi cư trú, nếu bên được đề nghị là cá nhân; được chuyển đến trụ sở, nếu bên được đề nghị là pháp nhân; đề nghị được đưa vào hệ thống thông tin chính thức của bên được đề nghị; khi bên được đề nghị biết được đề nghị giao kết hợp đồng thông qua các phương thức khác.
Điều 389 BLDS 2015 quy định việc thay đổi, rút lại đề nghị giao kết hợp đồng, theo đó bên đề nghị giao kết hợp đồng có thể thay đổi, rút lại đề nghị giao kết
hợp đồng nếu Bên được đề nghị nhận được thông báo về việc thay đổi hoặc rút lại đề nghị trước hoặc cùng với thời điểm nhận được đề nghị. Trường hợp bên đề nghị thay đổi nội dung của đề nghị thì đó là đề nghị mới.
Khi bên được đề nghị đã chấp nhận giao kết hợp đồng nhưng có nêu điều kiện hoặc sửa đổi đề nghị thì coi như người này đã đưa ra đề nghị mới, đay là quy định tại Điều 392 BLDS 2015 về Sửa đổi đề nghị do bên được đề nghị đề xuất.
Quy định việc huỷ bỏ đề nghị giao kết hợp đồng được đề cập tại Điều 390 BLDS 2015 theo đó bên đề nghị giao kết hợp đồng có thể huỷ bỏ đề nghị nếu đã nêu rõ quyền này trong đề nghị và bên được đề nghị nhận được thông báo về việc hủy bỏ đề nghị trước khi người này gửi thông báo chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng.
Quy định việc chấm dứt đề nghị giao kết hợp đồng tại Điều 391 BLDS 2015 theo đó đề nghị giao kết hợp đồng chấm dứt nếu bên được đề nghị chấp nhận giao kết hợp đồng hoặc bên được đề nghị trả lời không chấp nhận hoặc hết thời hạn trả lời chấp nhận hoặc khi thông báo về việc thay đổi hoặc rút lại đề nghị có hiệu lực hoặc khi thông báo về việc huỷ bỏ đề nghị có hiệu lực hoặc theo thoả thuận của bên đề nghị và bên được đề nghị trong thời hạn chờ bên được đề nghị trả lời.
Khi nhận được đề nghị giao kết hợp đồng, việc bên được đề nghị trả lời đề nghị giao kết hợp đồng là việc họ thể hiện ý chí của mình về việc đồng ý hay không đối với nội dung mà bên đề nghị đã đưa ra trong đề nghị giao kết hợp đồng.
Việc trả lời đề nghị giao kết hợp đồng của bên được đề nghị có thể theo một trong ba trường hợp, thứ nhất đó là không chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng bằng cách có thể không trả lời đề nghị và hết thời hạn chờ trả lời thì coi như bên được đề nghị không chấp nhận đề nghị, trừ trường hợp các bên đã thỏa thuận nếu bên nhận đề nghị giao kết hợp đồng im lặng thì coi như chấp nhận giao kết hợp đồng hoặc bên được đề nghị có thể trả lời trực tiếp hoặc bằng công văn về việc không chấp nhận giao kết hợp đồng với bên đã đề nghị; thứ hai là đồng ý giao kết hợp đồng nhưng có nêu ý kiến của mình hoặc phải thay đổi một số nội dung nhất định đối với đề nghị của phía bên kia, trong trường hợp này thì bên được đề nghị
nêu điều kiện và nội dung sửa đổi trong trả lời đề nghị và được coi là một đề nghị mới của bên đã được đề nghị; thứ ba là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng, tức là trả lời chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị.
* Chấp nhận đề nghị giao kết HĐTM
Theo quy định tại Điều 393 BLDS 2015, chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng là sự trả lời của bên được đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị đó. Nếu bên được đề nghị im lặng thì không được coi là chấp nhận đề nghị trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc theo thói quen đã được xác lập giữa các bên với nhau.
Điều 394 Bộ luật dân sự 2015 quy định về thời hạn trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng, theo đó khi bên đề nghị có ấn định thời hạn trả lời thì việc trả lời chấp nhận chỉ có hiệu lực khi được thực hiện trong thời hạn đó; nếu bên đề nghị giao kết hợp đồng nhận được trả lời khi đã hết thời hạn trả lời thì chấp nhận này được coi là đề nghị mới của bên chậm trả lời. Khi bên đề nghị không nêu rõ thời hạn trả lời thì việc trả lời chấp nhận chỉ có hiệu lực nếu được thực hiện trong một thời hạn hợp lý. Trường hợp thông báo chấp nhận giao kết hợp đồng đến chậm vì lý do khách quan mà bên đề nghị biết hoặc phải biết về lý do khách quan này thì thông báo chấp nhận giao kết hợp đồng vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp bên đề nghị trả lời ngay không đồng ý với chấp nhận đó của bên được đề nghị. Khi các bên trực tiếp giao tiếp với nhau, kể cả trong trường hợp qua điện thoại hoặc qua phương tiện khác thì bên được đề nghị phải trả lời ngay có chấp nhận hoặc không chấp nhận, trừ trường hợp các bên có thoả thuận về thời hạn trả lời.
Điều 395, 396 BLDS 2015 quy định trường hợp bên đề nghị và bên được đề nghị giao kết hợp đồng chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi sau khi chấp nhận giao kết hợp đồng thì đề nghị giao kết hợp đồng vẫn có giá trị, trừ trường hợp nội dung giao kết gắn liền với nhân thân của họ.
Việc rút lại thông báo chấp nhận giao kết hợp đồng được quy định tại Điều 397 BLDS 2015 theo đó bên được đề nghị giao kết hợp đồng có thể rút lại thông
báo chấp nhận giao kết hợp đồng, nếu thông báo về việc rút lại này đến trước hoặc cùng với thời điểm bên đề nghị nhận được trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng.