Như chúng ta đã biết tầm quan trong của hợp đồng trong hoạt động thương mại, trong những năm trở lại đây nền kinh tế nước ta có những phát triển vượt bậc, hoạt động kinh doanh diễn ra hết sức sôi động, số lượng các giao dịch thương mại tăng liên tục thể hiện ở số lượng các loại HĐTM được ký kết. Để hợp đồng được ký kết, các chủ thể thường phải trải qua quá trình đàm phán như một quá trình “cân não” để đi đến thống nhất các vấn đề của hợp đồng.
Giai đoạn đàm phán thường diễn ra trước khi ký kết hợp đồng, tuy nhiên cũng có những cuộc đàm phán diễn ra ngay trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã ký.
Quá trình đàm phán hợp đồng có thể diễn ra dài hay ngắn, một hay nhiều đợt, trực tiếp hoặc thông qua email, điện thoại, thư tín, các phương thức khác nhưng đều cần được các bên quan tâm chú trọng. Để giảm thiểu rủi ro trong quá trình ký kết và thực hiện HĐTM, một cuộc đàm phán hiệu quả là tiền đề cho một hợp đồng thành công, ngược lại một cuộc đàm phán thất bại thì nguy cơ nhìn thấy ngay tức thì là khó có thể đi đến ký kết được hợp đồng để đạt được mục đích thương mại đề ra. Kết
quả một cuộc đàm phán được coi là lý tưởng khi cả hai bên cảm thấy hài lòng với thoả thuận đạt được. Tuy nhiên, trên thực tế không phải lúc nào cũng đạt được kết quả này. Để một cuộc đàm phán thành công, các bên tham gia đàm phán cần chú trọng một số nội dung cơ bản của đàm phán.
Trước tiên cần thực hiện tốt công tác chuẩn bị trước khi đàm phán, sự chuẩn bị càng tốt thì chủ thể tham gia đàm phán càng thấy tự tin và giúp cho việc đàm phán kết thúc sớm hơn, thành công hơn. Đối với công tác chuẩn bị, các bên cần thu thập thông tin về thị trường, về đối tượng kinh doanh, về đối tác, về đối thủ cạnh tranh...
Công tác tìm hiểu về đối tác vô cùng quan trọng, việc xác định kỹ lưỡng các thông tin đối tác góp phần chủ đạo trong thành công của cuộc đàm phán, cần thiết phải tìm hiểu và đánh giá thật sát đối tác, tìm hiểu mục tiêu của đối tác, ngưỡng cao nhất, thấp nhất của từng vấn đề đàm phán mà đối tác có thể thỏa thuận, xác định chính xác người có quyền quyết định bên phía đối tác... (Đối với đối tác nước ngoài còn cần tìm hiểu về văn hoá, truyền thống, tập quán, phong cách thương thuyết của đối tác và đặc biệt phải có phương án để hóa giải sự bất đồng ngôn ngữ với đối tác nhằm đạt được mục tiêu đàm phán cao nhất).
Chuẩn bị nhân sự cho đàm phán, giao trọng trách đàm phán cho người có khả năng giao tiếp tốt, khả năng thuyết phục cao, biết lượng sức mình và sức đối tác để đạt đến mục tiêu đề ra, trường hợp cần thiết có thể ủy quyền cho Luật sư tham gia quá trình đàm phán. Chuẩn bị chiến lược, chiến thuật đàm phán, tự đặt ra những câu hỏi cho chính mình, dự liệu các tính huống đồng thời đặt ra mục tiêu cao nhất, thấp nhất cần đạt được trong đàm phán và các phương án nhượng bộ để đạt được mục tiêu, tìm ra các điểm chung của các bên cho cuộc đàm phán thành công.
Để đàm phán đạt hiệu quả cao và việc đi đến ký kết hợp đồng được thuận lợi, các bên nên chuẩn bị cho mình trước bản dự thảo hợp đồng hay còn gọi là bản kế hoạch cho việc đàm phán, đó là việc văn bản hóa những ý muốn của các bên trong quá trình đàm phán và dự liệu những gì đối tác mong muốn trước khi đàm phán, đồng thời đó cũng chính là nội dung để thiết lập bản thương thảo hợp đồng làm cơ sở ký kết hợp đồng khi kết thúc đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, các bên cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản để đạt được thành công đó là tạo ấn tượng tốt ban đầu bằng không khí tin cậy, dễ chịu trước khi bắt đầu nói về chủ đề nội dung đàm phán, thương thảo với đối tác; sử dụng tối đa ngôn ngữ cơ thể trong quá trình đàm phán, tạo sự lôi cuốn, hấp dẫn cho đối tác với vấn đề trình bày; xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán, chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ, cụ thể; phải biết lắng nghe đối tác nói vì có lắng nghe thì mới hiểu được ý đối tác và có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình; phải biết cách trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt; nếu có tranh cãi, đàm phán căng thẳng về yếu tố nào đó thì nên chuyển hướng để giảm bớt sự gay gắt khi quay lại đàm phán tiếp; phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều bởi hỏi nhiều sẽ có lợi thế không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán, tuy nhiên cũng cần cân nhắc trước khi đưa ra các câu hỏi cho đối tác; phải biết giới hạn có thể được phép, tự do đàm phán có giới hạn, biết được giới hạn đàm phán tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác.
Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến thoả thuận hay ký kết hợp đồng. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán, không ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình ở mức không thể chấp nhận. Ngoài ra để thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵng sàng thoả hiệp nếu cần thiết, phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia. Khi kết thúc mỗi vấn đề đàm phán, cần nhắc lại kết luận vấn đề đã được thống nhất, đồng thời kết thúc cả cuộc đàm phán cần thiết lập biên bản thương thảo để làm cơ sở ký kết hợp đồng và thực hiện các bước tiếp theo.
Trong quá trình đàm phán, để cuộc đàm phán không bị thất bại, các bên cần có kỹ năng đàm phán cơ bản đó là nên nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán để thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình và đem lại tin cậy cho đối tác; lập kế hoạch cụ thể định
trước cho cuộc đàm phán, nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán; phải thông báo trước nội dung đàm phán khi thoả thuận lịch đàm phán với đối tác; không nên để cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán; không nên đưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán, hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác; không nên lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình; phải chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán để có sự linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể; không nên tìm cách áp đảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán, tạo thiện cảm trong suốt quá trình đàm phán, phải xác định mục tiêu của đàm phán là tiến tới hợp tác cùng có lợi.
Khi đàm phán, các bên có thể thỏa thuận các nội dung theo hợp đồng mẫu, tuy nhiên không thể có một mẫu hợp đồng nào là chuẩn mực, nội dung hợp đồng mẫu không phải lúc nào cũng phù hợp và đầy đủ với tất cả các loại giao dịch, nó thường thừa hoặc thiếu đối với một thương vụ cụ thể. Vì thế các bên chỉ nên dựa vào các mẫu hợp đồng đó để xem như là những gợi ý cho việc soạn dự thảo hợp đồng phục vụ đàm phán và làm cơ sở soạn thảo hợp đồng chính thức, ngoài ra các bên cần chuẩn bị sẵn các mục cần đàm phán theo thứ tự để tránh bỏ sót, bỏ qua bất cứ nội dung đàm phán cần thiết nào.