- Chính sách của công ty Các kỹ năng đặc biệt
10Monozukuri-net Chino: http://kougyoụchinoshị jp/
kiên nhẫn rất lớn. Ví dụ, chính quyền thành phố Okaya bắt đầu thu thập thông tin của doanh nghiệp từ năm 2003. Họ đã gửi phiếu đăng ký đến khoảng 800 doanh nghiệp, nhưng chỉ có 116 doanh nghiệp trả lờị Để tăng số lượng đăng ký, họ đã tuyển dụng hai chuyên gia cao cấp đến gặp từng doanh nghiệp địa phương để thu thập những thông tin cần thiết. Sau ba năm liên tục nỗ lực, đến năm 2006 họ đã thu thập được dữ liệu của 600 doanh nghiệp, chiếm khoảng 75% số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Okayạ
Các cuộc viếng thăm thường xuyên cũng giúp tăng sự tin tưởng lẫn nhau giữa SME và tổ chức công địa phương nhờ giao tiếp trực diện. Sự tin tưởng này là yếu tố quan trọng góp phần tăng số lượng SME tham gia vào cơ sở dữ liệụ Một tổ chức công địa phương cho biết SME thường e ngại công bố dữ liệu bản thân vì họ không biết các tổ chức công địa phương sẽ sử dụng thông tin này như thế nàọ Một tổ chức khác nói rằng một số SME không muốn đưa thông tin về mình cho công ty điều tra tư nhân mà cơ quan có thẩm quyền của địa phương đã ký hợp đồng với họ. Do đó, đến gặp trực tiếp, giao tiếp trực diện có thể giảm bớt rào cản tâm lý của các SME trong việc tham gia vào cơ sở dữ liệụ Một điểm khác nữa là các tổ chức công địa phương có thể chắc chắn về tính tin cậy của các thông tin trên cơ sở dữ liệu vì các chuyên gia sẽ kiểm tra được tính thống nhất giữa thông tin cung cấp với điều kiện thực tế của công ty và trang thiết bị trong các cuộc viếng thăm.
5.3. Cung cấp dịch vụ kết nối kinh doanh
Nếu cơ sở dữ liệu về công nghiệp hỗ trợ kết hợp được với việc cung cấp dịch vụ kết nối kinh doanh để giúp các SME mở rộng hoạt động thì sẽ thu hút thêm nhiều doanh nghiệp tham gia hơn. Để cung cấp được dịch vụ này cần phải thiết lập đầu mối dịch vụ tại tổ chức công địa phương để tiếp nhận các yêu cầu từ phía khách hàng và giới thiệu các nhà cung cấp địa phương thích hợp cho họ. Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp nếu họ là những doanh nghiệp lớn có đội ngũ kinh doanh thành thạo, hoặc nếu họ đã tìm được những thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệụ Ngược lại, nếu khách hàng là doanh nghiệp nhỏ cần thêm thông tin, hoặc cần sự giới thiệu của các tổ chức công địa phương, hoặc không tìm đủ thông tin từ cơ sở dữ liệu, đầu mối dịch vụ sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối khách hàng với nhà cung cấp tiềm năng. Ví dụ, Trung tâm SME Sumida có dịch vụ tìm kiếm nhà cung cấp điều hành bởi các chuyên gia cao cấp về quản lý và kỹ thuật11. Dựa trên yêu cầu của khách hàng,
họ sẽ tìm kiếm trên cơ sở dữ liệu, lựa chọn một số nhà cung cấp phù hợp, gọi điện đến để hỏi xem họ có muốn có thêm khách hàng mới, sau đó lập danh sách sơ tuyển và gửi cho các khách hàng. Một số cơ sở dữ liệu khác như cơ sở dữ liệu của thành phố Okaya và Monozukuri-net cũng có dịch vụ kết nối kinh doanh tương tự.
6. Những vấn đề tồn tại xung quanh các chỉ số hoạt động
Phần còn lại của bài viết này sẽ xem xét ba vấn đề liên quan đến việc quản lý cơ sở dữ liệu về công nghiệp hỗ trợ, gồm: (i) các chỉ số hoạt động, (ii) sự lựa chọn giữa cơ sở dữ liệu quốc gia và địa phương, và (iii) công bố hay bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp.
Bên cạnh ba hoạt động đã giải thích ở phần trên, con số thống kê cụ thể về cơ hội mở rộng kinh doanh sẽ là động lực quan trọng thu hút sự tham gia của các doanh nghiệp SME vào cơ sở dữ liệụ Tuy nhiên, rất ít tổ chức công địa phương ở Nhật Bản nắm rõ được tác động của cơ sở dữ liệu vào sự tăng trưởng trong kinh doanh. Một phần vì hầu hết các cơ sở dữ liệu mới được xây dựng từ sau năm 2000 nên chưa đủ thời gian để đánh giá. Tuy nhiên, quan trọng hơn đó là chưa có phương pháp đánh giá cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả. Các tổ chức công địa phương thường chỉ nắm được số lượng yêu cầu gián tiếp từ phía khách hàng khi họ đề nghị cung cấp thông tin nhà cung cấp qua dịch vụ đầu mối, mà không biết được số lượng các yêu cầu trực tiếp của khách hàng với các doanh nghiệp SME trong nước được thực hiện sau khi họ tham khảo thông tin trên cơ sở dữ liệụ Ví dụ, Trung tâm SME Sumida đã nhận 130 yêu cầu gián tiếp trong năm 2006, trong đó có 40 trường hợp thành công, nhưng họ không có cách nào đếm được số lượng và kết quả của các giao dịch trực tiếp. Điều đáng nói là lượng giao dịch trực tiếp lại có xu hướng tăng nhiều hơn do các cơ sở dữ liệu ngày càng trở nên tinh vi và thân thiện người sử dụng hơn. Nếu khách hàng có thể tìm đủ thông tin trên cơ sở dữ liệu, họ không cần hỗ trợ thêm từ phía các tổ chức công địa phương. Các chỉ số hoạt động cũng rất cần thiết để các tổ chức công địa phương chứng minh được tính hữu dụng của cơ sở dữ liệu và đảm bảo ngân sách cho sự hoạt động của cơ sở dữ liệụ Trên thực tế, một số tổ chức công địa phương gặp khó khăn khi muốn tăng ngân sách để tuyển dụng chuyên gia đi thăm công ty thường xuyên, bởi vì họ không thể đưa ra dẫn chứng rõ ràng về hiệu quả của cơ sở dữ liệụ Do đó, số lượng doanh nghiệp đăng ký tham gia vẫn có thể thấp cho dù cơ sở dữ liệu có được xây dựng một cách tinh vị
Vấn đề này có thể được giải quyết dễ dàng nếu như có một cơ chế để các SME báo cáo thường kỳ số lượng giao dịch và mức tăng kinh doanh thực tế nhờ có cơ sở dữ liệụ Một vài tổ chức công địa phương có kế hoạch tiến hành điều tra về hoạt động của cơ sở dữ liệụ Nhưng thu thập thông tin chính xác về một hoạt động liên tục có thể rất tốn kém và mất thời gian đối với cả SME và các tổ chức công địa phương.