- Chính sách của công ty Các kỹ năng đặc biệt
5.Động cơ để các SME tham gia cơ sở dữ liệu
Nhiều tổ chức công địa phương Nhật Bản đã rất nỗ lực trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu tinh vi về công nghiệp hỗ trợ. Tuy nhiên, vận hành một cách hiệu quả
cơ sở dữ liệu này còn khó hơn nhiều so với việc thiết kế chúng. Các tổ chức công địa phương đã trải qua nhiều lần thử nghiệm và thất bại mới có thể vận hành được cơ sở dữ liệu nàỵ Cơ sở dữ liệu về công nghiệp hỗ trợ dù có được thiết kế công phu đến đâu chăng nữa vẫn có thể hoạt động không tốt nếu không được vận hành hiệu quả và cập nhật thường xuyên.
ởNhật Bản, đăng ký dữ liệu thường được tiến hành như saụ Đầu tiên, tổ chức công địa phương gửi phiếu đăng ký đến các SME địa phương bằng bưu điện. Các công chức địa phương thường giao dịch với SME bằng văn bản, bởi vì hầu hết các SME không quen với công nghệ thông tin (IT). SME điền thông tin vào phiếu và gửi lại cho tổ chức công địa phương. Tiếp theo, tổ chức công địa phương kiểm tra thông tin do các SME địa phương cung cấp và nhập toàn bộ thông tin vào cơ sở dữ liệụ Cuối cùng, để cập nhật, một số tổ chức công địa phương cung cấp mật khẩu và đề nghị các doanh nghiệp đã đăng ký tự cập nhật dữ liệu của mình qua internet. Một số khác gửi phiếu đăng ký định kỳ bằng bưu điện đến các SME và đề nghị họ cung cấp thông tin mới nhất.
Để có được một cơ sở dữ liệu thiết thực, điều quan trọng là phải thu hút được đủ số lượng doanh nghiệp tham giạ Tuy nhiên, không có nhiều SME gửi lại phiếu đăng ký, mặc dù các tổ chức công địa phương đã tha thiết yêu cầụ Ví dụ, một tổ chức công địa phương ở Nhật Bản cho biết họ đã gửi đến khoảng 1.000 doanh nghiệp nhưng chỉ có 8 doanh nghiệp trả lờị Các doanh nghiệp nhỏ với 8 lao động hoặc ít hơn thường không trả lời vì họ không có thời gian và nhân lực để điền vào phiếụ Mặt khác, hầu hết SME không quen với IT và không nhận thức được lợi ích của việc đăng ký tham gia vào cơ sở dữ liệu điện tử. Vấn đề tương tự cũng xảy ra đối với việc cập nhật dữ liệụ SME thường không cập nhật thông tin, chẳng hạn như thông tin về đầu tư mới vào trang thiết bị sản xuất. Ngay cả khi được cấp mật khẩu để tự cập nhật qua internet, chỉ có ít SME tự mình điều chỉnh dữ liệu về bản thân.
Để giải quyết những vấn đề này, các tổ chức công địa phương đã có cơ sở dữ liệu thành công phải thực hiện ba biện pháp sau: (i) thiết kế cơ sở dữ liệu có sự cộng tác công - tư, (ii) tiến hành các cuộc viếng thăm công ty thường xuyên, và (iii) cung cấp dịch vụ kết nối kinh doanh. Mỗi biện pháp được giải thích cụ thể như saụ
5.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu có sự cộng tác công-tư
Hầu hết các tổ chức công địa phương phối hợp với các doanh nghiệp IT địa phương chuyên cung cấp dịch vụ xây dựng trang web để thiết kế cơ sở dữ liệu
về công nghiệp hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu các SME mục tiêu cũng tham gia vào việc thiết kế cơ sở dữ liệu, họ sẽ sẵn sàng tham gia vào cơ sở dữ liệu hơn. Ví dụ như thành phố Chino thuộc tỉnh Nagano đã thiết kế cơ sở dữ liệu gọi là
Monozukuri-net Chino10theo cơ chế cộng tác công-tư. Chính quyền thành phố Chino thành lập uỷ ban cơ sở dữ liệu, thành viên gồm các công chức chính quyền địa phương, các đại diện của hiệp hội SME, và một giáo sư của Trường Đại học Công nghệ Suwa Tokyọ Sự cộng tác này khiến các SME tích cực tham gia vào cơ sở dữ liệu hơn. Nhờ vậy mà hơn 80% các doanh nghiệp sản xuất địa phương của thành phố Chino đã tham gia vào cơ sở dữ liệu ngay từ ban đầụ Tỉ lệ đăng ký tham gia cao hơn hẳn so với các thành phố khác. Một nguyên nhân khác giải thích cho tỉ lệ này có thể vì hầu hết SME ở thành phố Chino là doanh nghiệp vừa với 100-200 lao động, chứ không phải là doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, sự cộng tác công-tư có thể giúp xây dựng được cơ sở dữ liệu thân thiện người sử dụng, và sẽ khuyến khích doanh nghiệp SME tham gia vào cơ sở dữ liệụ Để có thể phát triển hơn nữa, nếu như các khách hàng tiềm năng cũng có thể tham gia trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu thì lợi ích sẽ còn cao hơn. Đối với Việt Nam, những khách hàng này chủ yếu là nhà lắp ráp có vốn đầu tư nước ngoàị Lắng nghe ý kiến của họ sẽ giúp cải thiện được việc thiết kế cơ sở dữ liệu, góp phần mở rộng quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và nhà cung cấp trong nước.
5.2. Thăm công ty thường xuyên
Cơ sở dữ liệu về công nghiệp hỗ trợ là một sản phẩm công nghệ thông tin tinh vi, nhưng việc vận hành nó lại cần nhiều lao động và đòi hỏi dịch vụ gặp trực tiếp. Các tổ chức công địa phương đạt được tỉ lệ đăng ký cao từ các SME địa phương thường tuyển dụng những chuyên gia cao cấp có thâm niên làm việc trong các doanh nghiệp sản xuất như quản đốc hoặc kỹ sư. Những chuyên gia cao cấp này đến thăm từng SME để giúp họ điền vào phiếu đăng ký, và đồng thời cho họ những lời khuyên về mặt kỹ thuật hoặc quản lý. Tương tự, một tổ chức công địa phương kết hợp việc xây dựng cơ sở dữ liệu với dịch vụ đào tạo IT. Khi người hướng dẫn IT đến SME để tập huấn về IT, họ hướng dẫn doanh nghiệp cách điền thông tin vào phiếu đăng ký và giải thích lợi ích của việc tham gia vào cơ sở dữ liệụ
Các cuộc viếng thăm công ty thường xuyên phải mất vài năm mới có được thành công. Trong thời gian đó đòi hỏi người xây dựng cơ sở dữ liệu phải có sự