a. Chức năng
Lễ tân là làm công việc của một người chuyên tiếp đón khách, hướng dẫn khách như: Quản lí, trực khu vực lễ tân, tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc liên quan cho khách hàng, hướng dẫn khách check in, check out…Nhân viên lễ tân khách sạn được xem là “bộ mặt”, hình ảnh của khách sạn. Vì là người đầu tiên và cuối cùng đại diện cho khách sạn để đón, tiếp xúc và tiễn khách, có thể gây cảm tình đẹp hay ấn tượng xấu đối với khách khi họ vừa bước chân đến khách sạn. Lễ tân đóng vai trò quyết định trong việc giới thiệu quảng bá khách sạn, thu hút và lưu giữ khách.Trong quá trình khách lưu trú thì bộ phận lễ tân còn là nơi liên hệ các dịch vụ, các hoạt động, các sự kiện giúp khách. Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân lập các hóa đơn khi khách trả buồng và tiếp nhận trả tiền của khách.
b. Nhiệm vụ
Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ giới thiệu, bán dịch vụ buồng và các dịch vụ khác của khách sạn, nhận đặt buồng và bố trí buồng cho khách. Khi khách đến khách sạn là thì bộ phận lễ tân tiếp đón và làm các thủ tục đăng ký khách sạn cho khách. Trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn thì bộ phận lễ tân sẽ phối hợp cùng các bộ phận khác phục vụ khách, thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách. Trong thời gian này bộ phận lễ tân sẽ tiếp nhận những ý kiến tư vấn và xử lý những khiếu nại của khách hàng đồng thời chuyển những thông tin cần thiết cho các bộ phận dịch vụ của khách sạn nhằm cải tiến chất lượng dịch vụ. Ngoài ra bộ phận lễ tân cũng thực hiện nhiệm vụ quan trọng hơn cả là giữ mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan và các cơ sở dịch vụ ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quyết các vấn đề phát sinh. Bộ phận lễ tân còn theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chi phí của khách sau đó làm thủ tục thanh toán và
Bộ phận tiền sảnh
Bellman Nhân viên lễ tân
tiễn khách khi khách trả phòng. Sau khi khách rời khỏi khách sạn thì bộ phận lễ tân phải thực hiện nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ, cân đối sổ sách, thống kê tổng hợp tình hình đặt buồng, công suất buồng và doanh thu của khách sạn. Lễ tân sẽ giữ hộ hành lý của khách khi được yêu cầu và nhiệm vụ của lễ tân là phải đảm bảo an toàn tài sản của khách mặc dù đây là nhiệm vụ nhỏ không mang tính bắt buộc nhưng nó ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của khách sạn trong mắt khách hàng.