CHƯƠNG III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ THỰC HIỆN QUY TRÌNH CHUẨN BỊ, ĐÓN TIẾP VÀ LÀM THỦ TỤC NHẬP KHÁCH SẠN CHO
3.1. Những điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết với thực tiễn
3.1.1. Đối với công tác chuẩn bị đón khách
a. Những điểm giống nhau - Quy trình thực hiện
Về cơ bản quy trình chuẩn bị đón khách giữa lý thuyết và thực tiễn tương đối giống nhau đều có các bước chuẩn bị hồ sơ như sau:
Chuẩn bị danh sách dự kiến khách đến. Chuẩn bị phiếu đăng ký khách sạn.
Chuẩn bị phiếu dịch vụ (Phiếu thông tin liên lạc, phiếu ăn sáng miễn phí). Chúng ta đều biết rằng mỗi lý thuyết, lý luận trong bài giảng đều phải dựa trên cơ sở thực tế tuy nhiên nếu không nắm lý thuyết thì khi đi vào công việc thực tế chúng ta không có nền tảng cơ sở để thực hiện đúng tiêu chuẩn và đầy đủ các bước đồng thời đưa ra phương án xử lý các tình huống bất ngờ. Lý thuyết và thực tế có quan hệ chặt chẽ và bổ trợ cho nhau.
- Điều kiện và các yêu cầu khi thực hiện công việc
+ Sinh viên thực tập tại vị trí nhân viên lễ tân cần có thông tin chính xác về khách lưu trú tại khách sạn như: tên, số điện thoại, số lượng khách, loại phòng, hạng phòng và yêu cầu đặc biệt khác…
+ Phải nắm rõ quy trình chuẩn bị đón khách theo tiêu chuẩn mà khách sạn đã đặt ra trước đó.
+ Sử dụng thành thạo máy tính cũng như phần mềm chuyên dùng như Smile, Opera, Ohotel, Memo…
- Kết quả đạt được
+ Giúp cho quá trình làm việc hiệu quả và logic hơn nhờ đó tăng năng suất làm việc cũng như khả năng sắp xếp rõ ràng thứ tự hoàn thành công việc.
+ Hoàn thành đầy đủ thông tin khách hàng tránh nhầm lẫn và bỏ sót thông tin do tính chủ quan cá nhân.
+ Giúp sinh viên thực tập tại vị trí nhân viên lễ tân linh hoạt, nhạy bén và chủ động hơn trong công việc hiện tại tạo tiền đề hỗ trợ cho công việc tương lai.
b. Những điểm khác nhau: - Quy trình thực hiện:
So với lý thuyết thì thực tiễn đôi khi sẽ bỏ qua một số bước không cần thiết để tránh làm mất thời gian của khách khiến cho khách cảm thấy khó chịu. Tùy vào hoàn cảnh cụ thể nhân viên lễ tân sẽ linh hoạt xử lý tình huống từng quy trình mà không dồn
ép theo đúng các bước cơ sở lý thuyết đã được học ở trường. Nhân viên thực hiện các