a. Mô tả nội dung công việc
Đầu tiên nhân viên lễ tân khi đến giao ca phải kiểm tra hệ thống để xem số lượng khách chuẩn bị đến nhận phòng trong ngày hôm đó. Tiếp theo nhân viên lễ tân sẽ gọi điện xác nhận giờ khách đến khách sạn để check-in. Sau khi đã xác nhận xong xuôi với khách hàng nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phòng, bố trí phòng và đánh dấu lên hệ thống theo tên của khách hàng. Kế tiếp nhân viên lễ tân thực hiện thao tác in các hồ sơ thông tin khách đặt phòng rồi tạo chìa khóa phòng và chuẩn bị các phiếu dịch vụ. Bước cuối cùng nhân viên sẽ bỏ tất cả hồ sơ thông tin của khách vào bì đựng cho vào ngăn khách chuẩn bị đến để khi khách đến chỉ cần hỏi mã đặt phòng và làm thủ tục check-in cho khách.
b. Quy trình chuẩn bị hồ sơ đăng kí khách sạn - Chuẩn bị danh sách dự kiến khách đến khách sạn
Danh sách khách dự kiến đến là danh sách đã có các thông tin cụ thể như sau: tên, số điện thoại, loại buồng khách yêu cầu, giá cả, ngày đến, ngày đi, và các yêu cầu đặc biệt...Danh sách này được sắp xếp theo thứ tự vần A,B,C được cập nhật sẵn trên hệ thống của khách sạn. Tuy nhiên đây chỉ là danh sách dự kiến nên không thể chính xác được vì một số khách đã đặt phòng nhưng hủy không đến được hoặc khách không đặt trước nhưng vẫn đến lưu trú tại khách sạn ngày hôm đó.
+ Chuẩn bị phiếu đăng kí khách sạn
Nhân viên lễ tân sẽ đăng nhập vào hệ thống mở file có sẵn, kiểm tra thông tin về tên, số điện thoại, ngày đến, ngày đi, loại phòng, yêu cầu... của khách hàng. Nếu thông tin đã hoàn toàn chính xác nhân viên thực hiện in booking cho khách. Ngược lại, thông tin khách hàng chưa chính xác và cần xác nhận lại với khách thì nhân viên phải gọi điện cho khách hàng để hỏi rõ lại thông tin sau đó mới in booking.
+ Chuẩn bị phiếu dịch vụ
Có 2 loại phiếu dịch vụ dành cho khách: Phiếu thông tin liên lạc (bao gồm: mật khẩu wifi và số điện thoại quầy lễ tân), phiếu ăn sáng miễn phí.
Phiếu thông tin liên lạc: Để hỗ trợ khách hàng trong quá trình lưu trú tại khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ gửi cho khách tấm card nhỏ trong đó có ghi số điện thoại quầy lễ tân và mật khẩu wifi để phòng khi khách gặp bất cứ vấn đề gì có thể liên hệ với nhân viên lễ tân thông qua điện thoại bàn.
Phiếu ăn sáng miễn phí: Đi kèm với hồ sơ nhân viên sẽ giao cho khách phiếu dịch vụ ăn sáng. Số lượng phiếu tương ứng với số khách lưu trú tại phòng của khách sạn nghĩa là khách book một phòng đơn lưu trú 2 ngày tại khách sạn sẽ được tặng kèm 1 phiếu ăn sáng miễn phí cho 2 ngày.
+ Chuẩn bị chìa khóa phòng
Đầu tiên nhân viên lễ tân mở hệ thống tạo chìa khóa phòng trên phần mềm máy tính rồi tạo chìa khóa bằng cách đặt chìa khóa lên máy quét sau đó nhập số phòng, số ngày lưu trú của khách lên hệ thống tiếp theo nhấn vào OK để xác nhận. Cuối cùng nhân viên chỉ cần ghi số phòng lên bì chìa khóa rồi bỏ chìa khóa vào bì là xong bước chuẩn bị chìa khóa phòng.
c. Điều kiện và các yêu cầu khi thực hiện công việc chuẩn bị đón khách - Điều kiện
+ Có đầy đủ thông tin đặt buồng của khách. + Am hiểu và thành thạo thao tác chuẩn bị hồ sơ. - Yêu cầu
+ Làm việc cẩn thẩn, nhanh gọn và chính xác. + Tránh điền sai hoặc nhầm thông tin khách. d. Kết quả
- Check_in cho khách nhanh hơn, để khách không chờ đợi lâu.
- Đảm bảo thủ tục đầy đủ, tránh bỏ sót giấy tờ và bỏ qua các bước cần thiết.