CSDLKH là nguồn thông tin nội bộ quan trọng, là cơ sở nâng cao chất lượng hoạt động CSKH. Công ty cần có hệ thống CRM để hỗ trợ doanh nghiệp quản lí quan hệ khách hàng có hệ thống và hiệu quả. CRM giúp doanh nghiệp quản lý các tương tác với khách hàng về các thông tin cá nhân ở thời điểm hiện tại hoặc trong
tương lai nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn, khiến khách hàng trở nên thân thiết và tạo nên các mối quan hệ trong kinh doanh. Khai thác các khách hàng tiềm năng dựa theo data có sẵn của công ty và tự tìm cho mình những khách hàng ấy. Khai thác tốt nguồn khách hàng tiềm năng này thì sự thành công của các cuộc giao dịch sẽ cao hơn rất nhiều. Có thể thông qua các cuộc trao đổi hàng ngày, thông qua quảng cáo, maketing, trên các phương tiện truyền thông. Luôn luôn lưu trữ dữ liệu khách hàng, phân tích và phân khúc thị trường sao cho hợp lý nhất. Thường xuyên bổ sung danh sách khách hàng tiềm năng nhất để thực hiện các đề án khác nhau
Xây dựng một hệ thống CRM hoàn chỉnh sẽ giúp việc tìm kiếm các khách hàng lớn, khách hàng tiềm năng dễ dàng hơn. Hàng năm, nhân viên CSKH có thể chọn lọc từ CSDLKH danh sách những khách hàng kí hợp đồng có giá trị với công ty, ngoài ra đối với các khách hàng tiềm năng, nếu công ty vạch ra được kế hoạch cụ thể để chăm sóc thì họ sẽ trở thành khách hàng quen thuộc của công ty. Cụ thể là những hoạt động như tư vấn, những tiện ích, quyền lợi và ưu đãi khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại công ty.
Cơ sở dữ liệu khách hàng phải được xây dựng tập trung theo qui định. Cơ sở dữ liệu khách hàng được xây dựng dựa trên qui định về phân loại khách hàng và được cập nhật thường xuyên liên tục các biến động về thông tin khách hàng gồm:
- Tên khách hàng: Tên thực của khách hàng, chức danh. - Địa chỉ cơ quan, địa chỉ nhà riêng.
- Mã khách hàng: Mã thanh toán được gán cho khách hàng. - Dịch vụ sử dụng.
- Đối tượng khách hàng phân theo đặc tính của khách hàng: + Khách hàng kí gửi
+ Khách hàng có nhu cầu thuê
Ngoài ra cần lưu giữ thêm các thông tin khác phục vụ chăm sóc khách hàng như:
- Ngày kỷ niệm, ngày sinh của khách hàng (khách hàng là cá nhân).
- Thông tin về người tham mưu, quyết định, thanh toán việc sử dụng dịch vụ, ngày truyền thống, ngày kỷ niệm (đối với các cơ quan, tổ chức...).
- Tình hình về sự cố và khắc phục sự cố - Đặc điểm ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. - Sở thích của khách hàng.
Hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng phải đảm bảo tính bảo mật và hỗ trợ các đơn vị khai thác để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Trên cơ sở dữ liệu khách hàng, công ty LLC Mizuki cần triển khai một hệ thống tích hợp các chương trình quản lý và khai thác nghiệp vụ của dịch vụ khách hàng. Do vậy sẽ khắc phục được các tồn tại hiện nay về khả năng khai thác của hệ thống thông tin. Để triển khai hệ thống thông tin hỗ trợ dịch vụ chăm sóc khách hàng cần phải đầu tư về cơ sở vật chất và xây dựng một đội ngũ cán bộ tin học có trình độ và kinh nghiệm, đủ khả năng tiếp thu và phát triển công nghệ tin học mới vào điều kiện cụ thể của công ty. Phát triển được mạng thông tin tối ưu để hỗ trợ dịch vụ chăm sóc khách hàng là mục tiêu của công ty. Hệ thống thông tin hoàn thiện sẽ là một công cụ vô cùng đắc lực quyết định năng suất lao động và đảm bảo các chỉ tiêu về chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng như độ an toàn, tính chính xác thông tin, độ tin cậy... Cơ sở dữ liệu khách hàng được tin học hoá trên hệ thống dịch vụ khách hàng.
Kết quả mong đợi:
Biện pháp sẽ khắc phục được những yếu điểm của hệ thống dữ liệu khách hàng hiện nay là không đáp ứng được qui mô khách hàng quá lớn và sự đồng bộ cơ sở dữ liệu, đồng nhất thông tin, khắc phục được điểm yếu của công ty LLC Mizuki là chưa có cơ sở dữ liệu đồng nhất để công ty không những quản lý tin học hoá dữ liệu khách hàng mà còn kinh doanh danh bạ khách hàng cho các doanh nghiệp khác trên toàn cầu trong việc tìm hiểu thị trườngvà thông tin khách hàng tại Đà Nẵng.