(Nguồn: aisc.com.vn) GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH – KẾ TOÁN PHÒNG KIỂM TOÁN BCTC PHÒNG KIỂM TOÁN CTXDCB Quan hệ chức năng Quan hệ trực tiếp Giám đốc chi nhánh là người điều hành mọi hoạt động của nhân viên ở chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty.
Phó giám đốc là người quản lý và điều hành các cuộc kiểm toán cũng như kiểm tra nhân viên theo sự phân công nhiệm vụ của giám đốc.
Phòng hành chính – kế toán chịu trách nhiệm đóng góp ý kiến với giám đốc về các giao dịch tài chính, quản lý vốn, tính toán các hoạt động kinh tế liên quan đến hoạt động của chi nhánh, thu thập các tài liệu kế toán để lập báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của công ty với các cơ quan có thẩm quyền. Bên cạnh đó, bộ phận hành chính và kế toán còn có các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức bộ phận kế toán ở chi nhánh
- Phản ánh tất cả doanh thu và chi phí trong suốt kỳ kinh doanh.
- Tư vấn, đóng góp ý kiến với giám đốc về tình hình ngân sách của chi nhánh, cập nhật các thông tư, nghị định mới nhất của nhà nước cho toàn bộ nhân viên.
Phòng kiểm toán BCTC cung cấp các dịch vụ kiểm toán đến các khách hàng có nhu cầu, mang lợi nhuận chính cho chi nhánh.
Phòng kiểm toán CTXDCB có trách nhiệm quản lý ngân sách và quyết toán các dự án, công trình xây dựng đã hình thành, đã được kiểm toán. Tìm kiếm và ký kết các hợp đồng mới cho chi nhánh của công ty.
2.1.5. Tổ chức bộ máy kiểm toán BCTC tại công ty.
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kiểm toán BCTC tại công ty.
a) Cơ cấu tổ chức của phòng Kiểm toán BCTC
Hiện tại cơ cấu tổ chức tại phòng kiểm toán tài chính gồm: Trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên.
Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và đóng vai trò lãnh đạo quan trọng trong Ban quản lý của phòng và có chức năng như cầu nối giữa Ban giám đốc và các nhân viên, lên lịch và tổ chức nhân sự các cuộc kiểm toán.
Phó phòng: Trợ giúp cho trưởng phòng điều hành những hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng những việc được phân công và ủy quyền.
b) Tổ chức nhân sự trong một cuộc kiểm toán BCTC.
Tại AISC, tùy thuộc vào quy mô khách hàng mà số lượng KTV được bố trí vào nhóm kiểm toán đi kiểm toán tại công ty khách hàng khác nhau. Tuy nhiên, trong bất kỳ một cuộc kiểm toán tài chính nào thì cũng đều bao gồm các cấp bậc sau:
- Thành viên trong Ban Giám đốc. - Chủ nhiệm kiểm toán.
- Trưởng nhóm kiểm toán. - Các trợ lý KTV.
Thành viên BGĐ sẽ đứng ra ký hợp đồng với khách hàng và chịu mọi trách nhiệm đối với cuộc kiểm toán.
Chủ nhiệm kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm xem xét, định hướng cho cuộc kiểm toán và chịu trách nhiệm soát xét hồ sơ kiểm toán cũng như Báo cáo kiểm toán trước khi trình Ban giám đốc soát xét.
Trưởng phòng kiểm toán có các nhiệm vụ sau:
- Lập kế hoạch kiểm toán, phân công công việc, soát xét hồ sơ kiểm toán ở cấp độ KTV.
- Báo cáo trực tiếp với chủ nhiệm kiểm toán về việc kiểm toán. - Điều hành, quản lý nhóm kiểm toán tại khách hàng.
- Phân công, giám sát công việc đồng thời hỗ trợ cho các trợ lý KTV.
- Tổng hợp kết quả kiểm toán, lập dự thảo Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý. - KTV được phép ký vào báo cáo kiểm toán theo sự phân công của trưởng phòng (chủ nhiệm kiểm toán).
Trưởng phòng kiểm toán trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm toán, bao gồm các thủ tục kiểm soát hoặc có thể phân công và giám sát các trợ lý kiểm toán thực hiện. Kế hoạch kiểm toán sẽ được trưởng nhóm kiểm toán điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện cụ thể của cuộc kiểm toán. Dự thảo báo cáo kiểm toán sẽ được lập bởi trưởng nhóm kiểm toán trước khi trình lên cấp trên soát xét và phê duyệt.
Các trợ lý kiểm toán căn cứ vào kế hoạch kiểm toán tổng quát sẽ được lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho phần việc do mình đảm nhận.
2.1.5.2. Quy trình kiểm toán.
Quy trình kiểm toán tại công ty AISC bao gồm 6 bước công việc như sau: - Những công việc cần thực hiện trước khi kiểm toán.
- Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát. - Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể. - Thực hiện kế hoạch kiểm toán.
- Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. - Công việc thực hiện sau kiểm toán.
Quy trình kiểm toán được mô tả chi tiết ở sơ đồ sau:
Tổng hợp và liên kết với kế hoạch kiểm toán chi tiết Tin cậy
Tin cậy vào hệ thống kiểm soát Tin cậy vào hệ thống kiểm
soát
Không tin cậy Tin cậy
Không tin cậy
Tập trung KT chi tiết Tập trung KT chi tiết Quản lý cuộc kiểm toán
Công việc thực hiện trước kiểm
toán
Gửi thư chào hàng, đánh giá, kiểm soát, xử lý rủi ro của kiểm toán.Lựa chọn nhóm kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán
tổng quát Xây dựng kế
hoạch KiT
Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng Tìm hiểu môi trường kiểm soát
Tìm hiểu chu trình kế toán
Đánh giá rủi ro tiềm tàng trong các tài khoản Rủi ro chi tiết xác định
được
Rủi ro chi tiết không xác định được Thực hiện Thực hiện Xác định các bước kiểm soát
có thể làm giảm rủi ro. Kiểm tra chi tiết ở mức độ
cơ bản
Kiểm tra các bước kiểm soát để chứng minh độ tin cậy của hệ
thống kế hoạch quay vòng. Kiểm tra chi tiết
ở mức độ cơ bản
Thực hiện kế hoạch kiểm
toán Thực hiện các bước kiểm tra hệ thống và đánh giá Thực hiện các bước kiểm tra chi tiết và đánh giá kết quả kiểm
tra
Thực hiện soát xét các BCTC Kết luận về
cuộc kiểm toán và lập báo cáo
Soát xét các sự kiện xảy ra sau ngày lập báo cáo Thu thập thư giải trình của Ban giám đốc khách hàng
Sơ đồ 2: Quy trình kiểm toán tại công ty AISC.(Nguồn: aisc.com.vn)
2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chất lượng kiểm toán trong kiểm toánBCTC tại CN. Công ty TNHH Kiểm toán và DVTH AISC TP. Hồ Chí Minh tại BCTC tại CN. Công ty TNHH Kiểm toán và DVTH AISC TP. Hồ Chí Minh tại Đà Nẵng
2.2.1. Các chính sách kiểm soát đội ngũ nhân viên kiểm toán
Đánh giá và quản lý rủi ro
Công tác tuyển dụng
Những tiêu chuẩn tuyển dụng đối với nhân viên được quy định cụ thể như sau: Tốt nghiệp đại học loại khá, giỏi với chuyên ngành kế toán, kiểm toán, tài chính doanh nghiệp, thuế, ngân hàng, có chứng chỉ tiếng anh TOEIC, TOEFL, IELT và thành thạo tin học văn phòng. Có tư cách đạo đức tốt, trung thực, độc lập, tháo vát thận trọng, hiểu biết và có tầm nhìn rộng. Chấp nhận điều kiện làm việc lưu động cường độ cao, làm thêm giờ khi cần thiết. Ngoại hình cân đối, phong cách tao nhã và lịch sự. Các ứng viên trước khi tuyển dụng phải trải qua các kỳ thi nghiệp vụ và vòng thi phỏng vấn.
Chính nhờ quy định tuyển dụng hiệu quả và chặt chẽ như vậy mà AISC đã tuyển dụng được những nhân viên có đầy đủ năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt, có thể hoàn thành tốt các cuộc kiểm toán với chất lượng cao.
Công tác đào tạo
Trình độ nhân viên là yếu tố rất quan trọng. Vì vậy, hằng năm AISC luôn chú trọng đến công tác đào tạo nhằm nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên. Đây cũng chính là một trong những chiến lược phát triển lâu dài của công ty.
- Đối với những nhân viên mới: sau khi tuyển dụng, họ sẽ được đào tạo trong khoảng một tháng. Trong thời gian này, họ sẽ cung cấp những thông tin tổng quan về cơ cấu, tổ chức, các loại hình kinh doanh, dịch vụ, văn hóa của công ty. Họ sẽ được đào tạo những kỹ năng giao tiếp với khách hàng, làm quen với những chương trình, kỹ thuật kiểm toán cũng như cách sắp xếp, tham chiếu giấy tờ làm việc, cách đọc và cập nhật các văn bản pháp quy, các chuẩn mực nghề nghiệp liên quan.
- Đội ngũ nhân viên với trình độ nghiệp vụ cao, được đào tạo có hệ thống tại Việt Nam, Anh, Ai-Len và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiểm toán, Tin học, Tài chính - Kế toán và Quản lý doanh nghiệp.
Về khen thưởng và kỉ luật
Để khuyến khích nhân viên chủ động nâng cao trình độ, ngoài việc tạo điều kiện làm việc tốt nhất để phát huy năng lực cá nhân, AISC cũng chú trọng đến chính sách khen thưởng và kỷ luật rất rõ ràng, tùy thuộc vào năng lực và thành tích trong công việc của từng nhân viên.
2.2.2. Chính sách kiểm soát hồ sơ kiểm toán tại công ty AISC
Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm toán. Trong quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một phần quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Chất lượng hồ sơ kiểm toán phản ánh chất lượng cuộc kiểm toán. Kiểm soát được hồ sơ kiểm toán nghĩa là kiểm soát được toàn bộ cuộc kiểm toán. Vì vậy, trong quá trình kiểm soát chất lượng kiểm toán AISC rất chú trọng kiểm soát chất lượng hồ sơ kiểm toán.
hồ sơ kiểm toán năm.
- Hồ sơ kiểm toán thường trực: bao gồm những thông tin chung về khách hàng trên nhiều khía cạnh như quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức… Nhờ những thông tin này mà KTV có thể hiểu đầy đủ về khách hàng. Khi đi kiểm toán một khách hàng cũ, KTV cần mang theo hồ sơ kiểm toán thường trực để tiếp tục cập nhật, bổ sung những thay đổi nếu có để theo sát với tình hình của khách hàng. Điều này giúp thuận tiện hơn cho các cuộc kiểm toán năm tiếp theo, đặc biệt khi có sự thay đổi nhân sự trong cuộc kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán năm: hồ sơ kiểm toán năm bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm phải có bìa thể hiện tên, số hiệu hồ sơ, danh sách nhóm kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán năm lưu tất cả các giấy tờ làm việc liên quan trong quá trình thực hiện kiểm toán của năm báo cáo, trong đó tập hợp tất cả giấy tờ làm việc và tài liệu khác do KTV thu thập được trong quá trình kiểm toán.
Để đảm bảo tính thống nhất, dễ tra cứu, công ty đưa ra những quy định cụ thể về hồ sơ kiểm toán, hệ thống tham chiếu từng thông tin trong hồ sơ, hệ thống tham chiếu từng khoản mục cụ thể.
Các giấy tờ làm việc của KTV đều được thiết kế theo mẫu của công ty và dựa trên chương trình kiểm toán mẫu (VACPA ban hành). Trên các giấy tờ làm việc đều có tên công ty AISC.
Trong việc thực hiện kiểm toán, các KTV không được sử dụng giấy tờ làm việc nào khác, chỉ có giấy tờ làm việc của AISC mới được lưu vào hồ sơ kiểm toán. Ngoài ra các giấy tờ ghi chép khác không được coi là bằng chứng kiểm toán hay được dùng làm tài liệu cho việc soát xét.
Bên cạnh đó, để đảm bảo tính logic, các giấy tờ làm việc được sắp xếp một cách khoa học theo một trật tự nhất định. Tất cả các quy định trên làm cho hồ sơ kiểm toán có sự nhất quán, thuận lợi cho công tác kiểm tra, soát xét góp phần nâng cao chất lượng kiểm toán.
Đánh giá chất lượng hồ sơ kiểm toán nói riêng và cuộc kiểm toán nói chung thông qua việc đánh giá chất lượng sản phẩm từng giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán sẽ được lưu trữ và bảo quản tại phòng nghiệp vụ thực hiện cuộc kiểm toán đó. Việc sử dụng các hồ sơ đó phải có sự đồng ý của Giám đốc, Phó Giám đốc hay trưởng phòng của phòng kiểm toán nghiệp vụ đó.
+ Soát xét giấy tờ làm việc của KTV.
Tại AISC, kiểm soát chất lượng được thực hiện xuyên suốt trong quá trình kiểm toán và được tiến hành qua các cấp soát xét như sơ đồ dưới đây:
SVTH: Đoàn Thị Kiều Oanh Trang 22
Ghi chép giấy tờ làm việc Soát xét giấy tờ làm việc
BAN GIÁM ĐỐC