Sơ đồ 2.1- sơ đồ cơ cấu tổ chức của Hyatt regency Da Nang
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Tổng giám đốc: Đây là vị trí cao nhất trong khách sạn, tổng giám đốc được chủ đầu tư thuê về để quản lý khách sạn, có trách nhiệm vận hành, quản lý công việc của toàn khách sạn và đem về lợi nhuận cho chủ đầu tư. Yêu cầu công việc chủ yếu của một Tổng Giám Đốc khách sạn là giữ vai trò của người kiểm soát hoạt động kinh doanh để giải quyết các yêu cầu hoạt động trước mắt, các yêu cầu trung hạn và lâu dài. Với mục tiêu ngắn hạn, Tổng Giám Đốc phải tập trung quan hệ với các nhân viên cấp dưới trong nội bộ khách sạn. Với các yêu cầu hoạt động trung hạn, cần quan hệ đối với cấp dưới và cả cấp trên. Vì chức năng của khách sạn nhiều và đa dạng, nên việc giám sát và phổ biến những thông tin một cách chi tiết về hoạt động hàng ngày của khách sạn là công việc của Tổng Giám Đốc
- Giám đốc Tài chính : Là người chịu trách nhiệm toàn diện công tác quản lý tài vụ, hoạch toán kế toán, lập kế hoạch tài vụ, tăng cường hoạch toán kinh tế, tiết kiệm chi phí hạ giá thành, gia tăng doanh thu,tăng cường công tác phân phối về công tác quản lý tài chính bảo vệ lợi ích và tài sản của khách sạn, đảm nhiệm việc thanh toán chính xác toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn, cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho Tổng giám đốc.
- Giám đốc Nhân sự: quản lý và chịu trách nhiệm về tất cả công việc của phòng nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo nhân lực, bố trí nhân sự, quản lý tiền lương của toàn bộ nhân viên, áp dụng các chính sách khen thưởng, động viên, phúc lợi cho nhân viên, cũng như kỷ luật các nhân viên phạm lỗi, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến thuyên chuyển , sa thải nhân viên,… Dưới giám đốc Nhân sự còn có Giám đốc Tuyển dụng chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên, cân đối, phân bổ nguồn lực giữa các bộ phận sao cho vừa tiết kiệm chi phí nhân công vừa có thể phát huy được hết hiệu suất làm việc của nhân viên. Ngoài ra còn có Giám đốc Đào tạo phụ trách công tác đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ cho nhân viên
theo yêu cầu hoạt động của resort, chịu trách nhiệm công tác tuyển dụng thực tập sinh và xây dựng mối quan hệ với các cơ sở đào tạo về chuyên ngành du lịch đẻ tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ hoạt động kinh doanh trong trung hạn và dài hạn.
- Giám đốc Sales & Marketing: Chịu trách nhiệm quảng bá, thu hút khách đến khách sạn, tìm các nhà phân phối cung cấp nguồn khách cố định và thường xuyên. Đồng thời, đây cũng là bộ phận tiếp nhận đặt buồng trước của khách (khác với các khách sạn khác là bộ phận tiếp nhận đặt buồng thường được đặt ở bộ phận tiền sảnh). Bộ phận Sales & Marketing được chia thành các bộ phận nhỏ hơn là bộ phận đặt buồng (không giống với các resort khác, bộ phận đặt phòng thường thuộc bộ phận tiền sảnh còn tại Hyatt Regency Danang bộ phận đặt phòng lại thuộc bộ phận Sales & Marketing), bộ phận bán sự kiện và bộ phận chuyên phụ trách vấn đề quảng cáo cho các sản phẩm của resort. Cách phân chia này giúp nâng cao tính chuyên môn hóa, đồng thời góp phần tăng hiệu suất lao động.
- Bộ phận lưu trú : Bao gồm 4 bộ phận con hợp thành đó là Front Office, Housekeeping, Security, Vie Spa & Fitness Centre.
o Front Office: Đây là bộ phận tạo ấn tượng đầu tiên quan trọng khi khách đặt chân đến khách sạn, thực hiện chức năng đón tiếp, thực hiện thủ tục khi khách đến nhận phòng và là cầu nối cho các bộ phận khác để phục vụ khách. Bộ phận Front Office gồm có: Front Desk, Regency Club, Concierge, Guest Service Centre.
o Housekeeping : Có nhiệm vụ dọn dẹp, làm sạch, đẹp buồng phòng đảm bảo cho buồng khách nghỉ được sạch sẽ, ngăn nắp và tiện nghi khi có khách cũng như khi không có khách, kiểm tra, sắp xếp phòng, kịp thời báo cho kỹ thuật xử lý sửa chữa nếu có hỏng hóc. Bộ phận buồng phòng gồm có: tổ dọn phòng khách, tổ dọn dẹp vệ sinh công cộng, tổ giặt là, tổ đồng phục.
o Security: Là bộ phận chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn về tài sản và tính mạng cho khách cũng như nhân viên, bảo đảm an toàn cho cơ sở vật chất kĩ thuật tại khách sạn. Nếu xảy ra
tình trạng mất mát tài sản của khách sạn thì bộ phận an ninh phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết cho khách hàng.
oVie Spa & Fitness Centre: Là bộ phận dịch vụ bổ sung tại khách sạn, được chia thành các bộ phận nhỏ hơn như sau:
Vie Spa: Là bộ phận chuyên cung cấp các dịch vụ làm đẹp cho khách hàng như spa, massage, sauna,…cho khách với các dược liệu cao cấp, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng. Vie Spa cũng chính là bộ phận tạo ra sự khác biệt cho Hyatt Regency Danang so với các resort lân cận.
Fitness Centre: Là trung tâm dịch vụ thể hình cung cấp các dịch vụ luyện tập thể dục thể thao cho khách như dạy bơi lội, tennis, bóng chuyền, thể dục thể hình cho khách với nhiều trang thiết bị hiện đại, đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, đây cũng là bộ phận phụ trách công tác cứu hộ cho khách sử dụng bãi biển, hồ bơi cũng như cung cấp dịch vụ dạy cách chơi các môn thể thao cho khách nếu họ có nhu cầu.
Cam Hyatt: Là khu vực dành cho thiếu nhi, Cam Hyatt được bố trí ở khu vực có không gian riêng, thoáng đãng, có hồ bơi và sân chơi riêng dành cho các bé.
- Trưởng bộ phận Bếp: có trách nhiệm giám sát công việc thu mua nguyên vật liệu, sơ chế và chế biến món ăn, sáng tạo ra những món ăn mới góp phần làm phong phú hơn cho thực đơn nhà hàng. Tại Hyatt Regency Danang Resort and Spa gồm có bếp nóng, bếp lạnh, bếp Âu, bếp Á, bếp bánh. Trưởng bếp phải quản lý việc nấu nướng và cả nhân viên của các bếp. - Giám đốc Bộ phận Ẩm thực: giám sát công việc của 5 nhà hàng, của dịch vụ phòng họp và
dịch vụ phục vụ tại phòng. Đảm bảo chất lượng và nhu cầu ăn uống của khách, sáng tạo thực đơn đa dạng, đem lại sự đặc biệt trong dịch vụ ăn uống của khách sạn so với các khách sạn cạnh tranh trong khu vực. Quản lý các nhân viên của các nhà hàng, đảm bảo quy trình phục vụ một cách chuyên nghiệp.
- Giám đốc Bộ phận Kĩ thuật: Bộ phận kĩ thuật được chia làm hai mảng chính : Engineering phụ trách việc bảo trì bảo dưỡng các trang thiết bị, cơ sở vật chất kĩ thuật trong khách sạn.
Landscape phụ trách việc chăm sóc cây xanh trong khách sạn, tạo môi trường xanh, trong lành trong toàn khu resort.