2.1. Giới thiệu về Công ty truyền thông và du lịch Huyền Thoại Việt
2.1.1. Một số thông tin chung về công ty
Đơn vị thực tập: Công ty TNHH truyền thông và du lịch Huyền Thoại Việt Tên giao dịch: VIET LEGEND MEDIA AND TRAVEL CO. LTD
Mã số thuế: 0401342579 Đại diện pháp luật: Lê Long Phi
Địa chỉ: 110 đường 3 tháng 2, Phường Thuận Phước, Quận Hải Châu, Đà Nẵng Điện thoại: 0236 3898 626 – Fax: 0236 3898 627 - Hotline: 0918 936 959 Website: http://huyenthoaiviet.com/
Facebook: https://www.facebook.com/HuyenThoaiViet Email: Info@huyenthoaiviet.com
Logo:
(Nguồn: Công ty TNHH truyền thông và du lịch Huyền Thoại Việt)
Hình 2.1. Logo của Công ty Huyền Thoại Việt2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Thành lập từ năm 2010, sau 11 năm hoạt động du lịch, Công ty TNHH Truyền thông và du lịch Huyền Thoại Việt (VIET LEGEND) là một công ty chuyên tổ chức các chương trình M.I.C.E, sự kiện, team building và sản xuất sản phẩm truyền thông. Huyền Thoại Việt được thành lập với tinh thần phục vụ khách hàng mọi lúc mọi nơi với các sản phẩm độc đáo, mang tính sáng tạo.
Ngoài việc lựa chọn chương trình phù hợp với từng đối tác khách hàng, Huyền Thoại Việt còn sẵn sàng tư vấn, thiết kế chương trình phù hợp, sử dụng dịch vụ một cách hoàn hảo và tiết kiệm chi phí nhất. Huyền Thoại Việt cam kết luôn hướng đến và đồng hành cùng khách hàng để phát triển toàn diện và thăng hoa giá trị của mỗi cá nhân và doanh nghiệp.
Không dừng lại ở đối tượng khách thuộc khu vực miền Trung, Huyền Thoại Việt còn tạo ra sự đặc sắc cho các chương trình du lịch của mình tại các khu vực Miền Nam và miền Bắc. Không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng sản phẩm, Huyền Thoại Việt luôn theo đuổi mục tiêu để trở thành công ty được nghĩ đến đầu tiên khi khách hàng có nhu cầu Tour – Event – Team building – Media.
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức2.1.3.1. Sơ đồ 2.1.3.1. Sơ đồ
(Nguồn: Công ty TNHH truyền thông và du lịch Huyền Thoại Việt)
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức VIET LEGEND 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc:
Chức năng: là người có quyền hành cao nhất trong công ty, là người chịu trách nhiệm giám sát và kiểm soát tất cả các vấn đến chiến lược và kinh doanh của công ty. Ngoài ra Giám đốc sẽ là người chỉ huy chính trong doanh nghiệp, nhận nhiệm vụ hoạch định chiến lược và tầm nhìn thích hợp hướng tới mục tiêu là phát triển công ty dài hạn.
PHÒNG EVENT NHÀ SÁNG LẬP GIÁM ĐỐC PHÒNG NHÂN SỰ PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH
DOANH PHÒNG TOUR PHÒNG MEDIA PHÒNG TEAM BUILDING
HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN
Nhiệm vụ: Lãnh đạo và tạo động lực cho cấp dưới để thúc đẩy nhân viên tạo thành đội ngũ năng suất, hiệu quả;đưa ra quyết định đầu tư hợp lý;xây dựng các mối quan hệ tin cậy với các đối tác chính và bên liên quan.
Phó giám đốc:
Chức năng: là người được sử ủy quyền trực tiếp của Giám đốc, trực tiếp phụ trách lĩnh vực kinh doanh, quản lý chỉ đạo và điều hành công tác kinh doanh hàng hóa, tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Nhiệm vụ: Phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy định của công ty; thực hiện đào tạo, lập kế hoạch, kiểm soát hành chính, quản lý dự án; hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru; trao đổi với Giám đốc về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp; đánh giá nhiệm vụ để giao nhiệm vụ cho các nhân viên được đúng người, đúng việc.
Phòng nhân sự:
Hành chính:
Chức năng: tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng.
Nhiệm vụ: Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp, các công tác hành chính, việc truyền thông trong doanh nghiệp, các vấn đề pháp lý, hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự.
Kế toán:
Chức năng: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán… Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
Nhiệm vụ: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế; bảo
quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định; thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho người lao động.
Phòng Event:
Chức năng: Thực hiện tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, lễ hội,…
Nhiệm vụ: Phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra ý tưởng và thực hiện nội dung của chương trình sự kiện; xây dựng kịch bản chương trình và trình bày nội dung, lập kế hoạch kịch bản, báo cáo về các chương trình, sự kiện mà công ty cần thực hiện; chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện của công ty.
Phòng Teambuilding:
Chức năng: Lên ý tưởng, tổ chức các trò chơi bổ ích cho phía khách hàng nhằm tạo ra sân chơi để các thanh viên hiểu ý nhau hơn.
Nhiệm vụ: Phối hợp với các bộ phận liên quan đưa ra ý tưởng thực hiện nội dung các chương trình teambuilding; xây dựng kịch bản, lập kế hoạch, báo cáo về các chương trình teambuilding mà công ty cần thực hiện; chịu trách nhiệm tổ chức teambuilding.
Phòng Tour:
Chức năng: Lên kế hoạch một cách chi tiết để tổ chức các chuyến du lịch, từ quá trình di chuyển, nghỉ ngơi, ăn uống và các điểm tham quan, hoạt động vui chơi.
Nhiệm vụ: Thiết kế chương trình mang những dịch vụ và trải nghiệm du lịch đặc sắc và nổi bật; kết hợp với bộ phận Sales về việc giới thiệu và đàm phán, đưa ra những thỏa thuận với du khách về dịch vụ; trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ hoàn chỉnh để có lợi cho công ty; giám sát, đôn đốc, kiểm tra với các hướng dẫn viên để thực hiện theo đúng kế hoạch chương trình, phối hợp giải quyết với các công ty liên quan giải quyết những tình huống và sự cố bất ngờ.
Chức năng: Quản lý, điều hành và kiểm tra những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ;quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ: Phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra ý tưởng và thực hiện các chương trình truyền thông; xây dựng kịch bản chương trình truyền thông; trình bày nội dung, lập kế hoạch và báo cáo lãnh đạo về các cảnh quan mà công ty cần thực hiện. Chịu trách nhiệm thiết kế video, in ấn, hình ảnh… của công ty.
Phòng kinh doanh:
• Sales:
Chức năng: Tiếp xúc trực tiếp với khách, tư vấn giúp khách hàng lựa chọn được những sản phẩm – dịch vụ phù hợp.
Nhiệm vụ: Tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách đến với công ty; phối hợp với các phòng khác trong công ty tiến hành xây dựng các chương trình du lịch phù hợp với nhu cầu của khách; thiết lập và duy trì các mối quan hệ của doanh nghiệp với các nguồn khách; trực tiếp chốt các hợp đồng với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu.
• Chăm sóc khách hàng:
Chức năng : đáp ứng hài lòng của khách hàng trước – trong – sau quá trình sử dụng dịch vụ của công ty.
Nhiệm vụ: Thực hiện tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng, giải đáp những băn khoăn, thắc mắc của khách hàng; chủ động quan tâm, thăm hỏi khách hàng; ghi nhận các khiếu nại, các vấn đề cần được giải quyết khách hàng; thực hiện khảo sát ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm dịch vụ.
2.1.4. Hệ thống sản phẩm dịch vụ của công ty2.1.4.1. Tổ chức sự kiện (Event) 2.1.4.1. Tổ chức sự kiện (Event)
Tổ chức sự kiện là một trong những sản phẩm mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty. Với đội ngũ nhân viên tâm huyết, chuyên nghiệp, đầy những ý tưởng sáng tạo và độc đáo đã mang đến cho khách hàng những sự kiện ấn tượng, độc đáo.
• Hội nghị khách hàng: Vietnam Airlines 2018, BRICS Vietnam 2019, CMC Telecom, QN OHAMACY,…
• Lễ khai trương, động thổ: Lễ khai trương Tổng Lãnh Sự Quán Hàn Quốc tại Đà Nẵng; Lễ khởi công nhà máy UAC Việt Nam, Nhà máy công nghệ số ESTEC,…
• Lễ kỷ niệm: 25 năm SEATECCO, 20 năm Quận Thanh Khê, FPT Cuder Fest,… • Các sự kiện khác: DTA – Year End Party 2017, Ngày hội du lịch 2019, Đại hội HIệp Hội Du Lịch nhiệm kỳ II, DATA - Year End Party 2019, MIM-Central Group,…
2.1.4.2. Tổ chức Team Building
Công ty đặc biệt chú trọng và có thế mạnh về chương trình Teambuilding. Thông qua chương trình này du khách được ngắm cảnh tại không gian diễn ra chương trình, bên cạnh đó hàng loạt các gameshow, các hoạt động giải trí được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên chuyên tổ chức teambuilding góp phần mang lại niềm vui, sự thư giãn, sự gắn kết giữa các thành viên lại với nhau và tăng tính đoàn kết. Đây là một loại hình du lịch lý tưởng dành cho khách đoàn, đối tượng khách mà công ty hướng đến.
Một số chương trình Team Building tiêu biểu do VIET LEGEND tổ chức:
• Team Building Amazing Race: Chương trình Team Building và Gala Dinner của TMG được thực hiện dịp kỷ niệm 23 năm thành lập TMG 2017, Framgia - Sinbad Adventure 2018, SHB Finance 2019, Sun Asterisk 2019,…
• Team Building kỹ năng sinh tồn: LG Go Team - Shines On The Top 2018, Sun* - Survival Adventurerace - To The Sun 2019,…
• Team Building quân đội: Kỷ niệm 6 năm thành lập FIRST REAL, Kỷ niệm 4 năm thành lập Husble,…
• Team Building – Camping – Gala lửa trại: Mường Thanh Hội An 2018, Jetstar DAD 2018, Bếp VIP 2019,…
2.1.4.3. Tổ chức chương trình du lịch (Tour)
Sản phẩm này nhằm cung cấp cho khách hàng những chuyến tham quan, nghỉ dưỡng đặc sắc và những dịch vụ du lịch hoàn hảo. Tính đến thời điểm hiện tại, hầu hết các chương trình du lịch của công ty đều đã có mặt tại các điểm du lịch nổi tiếng của đất nước, trải dài từ Bắc - Trung – Nam. Tuy nhiên, phần lớn các chương trình du lịch mà công ty khai thác đa phần tập trung ở Miền Trung. Một số chương trình đặc trưng của công ty:
Bảng 2.1. Một số chương trình du lịch trong nước của VIET LEGEND
STT Tên chương trình Hành trình Thời gian
Phương tiện
1
Bà Nà Hill – Fantasy Park – Gala dinner
Đà Nẵng – Bà Nà – Đà Nẵng 2 ngày 1 đêm
Ô tô du lịch
2
Hội An - Rừng Dừa Bảy Mẫu - Vinpearl Land Nam Hội An
Đà Nẵng – Hội An - Vinpearl Land Nam Hội An – Đà Nẵng 2 ngày 1 đêm Ô tô du lịch 3 Khám phá biển đảo Cù Lao Chàm Đà Nẵng - Cù Lao Chàm - Hội An - Đà Nẵng 2 ngày 1 đêm Ô tô du lịch – Cano cao tốc 4 Khám phá Công viên Suối khoáng nóng Núi Thần Tài Đà Nẵng – Núi Thần Tài – Đà Nẵng 2 ngày 1 đêm Ô tô du lịch 5 Khám phá Đảo Lý Sơn – Quảng Ngãi Đà Nẵng – Quảng Ngãi - Lý Sơn - Tam Kỳ - Đà Nẵng 2 ngày 1 đêm Ô tô du lịch – Tàu cánh ngầm 6 Khám phá Quy Nhơn biển xanh Đà Nẵng – Quy Nhơn – Đà Nẵng 2 ngày 1 đêm Ô tô du lịch 7
Trải nghiệm suối nước nóng ALBA Thanh Tân
Đà Nẵng - ALBA Thanh Tân - Huế - Lăng Cô – Đà Nẵng
2 ngày 1 đêm
Ô tô du lịch
8
Vườn Quốc gia Bạch Mã - Lăng Cô (Team
building - Gala Dinner)
Đà Nẵng – Bạch Mã – Lăng Cô – Đà Nẵng 2 ngày 1 đêm Ô tô du lịch 9 Đà Nẵng – Bà Nà – Cù Lao Chàm – Hội An – Non Nước – Sơn Trà
Hà Nội - Đà Nẵng – Sơn Trà - Bà Nà - Cù Lao Chàm - Hội An - Non Nước - Sơn Trà
4 ngày 3 đêm
Ô tô du lịch
(Nguồn: Website công ty http://huyenthoaiviet.com/)
Bảng 2.2. Một số chương trình du lịch nước ngoài của VIET LEGEND
Stt Tên chương trình Hành trình Thời gian
Phương tiện
- Nam Ninh (Trung Quốc) 4 đêm Tàu 2 Khám phá Vạn Vỹ Đà Nẵng - Hà Nội - Hạ Long -
Móng Cái - Vạn Vỹ (Trung Quốc) - Thanh Hóa
5 ngày 4 đêm
Ô tô du lịch – Máy bay
(Nguồn: Website công ty http://huyenthoaiviet.com/)
Bên cạnh các tour du lịch thuần tuý, VIET LEGEND tự hào là đơn vị chuyên cấp giải pháp Tour & Event trọn gói, với mô hình MICE khép kín chất lượng cao tại Đà Nẵng. Với đội ngũ lao động dày dặn kinh nghiệm và máu lửa sẽ mang lại những giải pháp sáng tạo hiệu quả giúp khách hàng thiết kế Tour riêng phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của từng đơn vị. Đặc biệt “Luxury Tour” với chất lượng dịch vụ đẳng cấp 5 sao. Giúp doanh nghiệp thêm gắn kết, bộc lộ bản sắc riêng, tăng khả năng cạnh tranh và vị thế trên thương trường qua chuỗi chương trình “Outing trip”, “Company trip” kết hợp Meeting & Event độc đáo.
2.1.4.4. Tổ chức truyền thông (Media)
Tổ chức truyền thông là một ưu thế mạnh tại công ty. Nhằm quảng bá hình ảnh của các doanh nghiệp có nhu cầu, mang hình ảnh của doanh nghiệp đến gần với khách hàng một cách ấn tượng, đặc sắc và gần gũi, đáng nhớ. Ngoài ra, trong các hoạt động du lịch, Teambuilding sẽ kèm theo hoạt động truyền thông để gây dựng nên hình ảnh hoạt động.
VIET LEGEND hỗ trợ, tư vấn, lập kế hoạch Media, giám sát thực hiện việc triển khai kế hoạch Media. Các gói dịch vụ quay phim, làm video clip chuyên nghiệp của Viet Legend: Quay phim theo kịch bản; Quay phim phóng sự; Quay phim gameshow, lễ hội, sự kiện; Phim tự giới thiệu doanh nghiệp; Phim quảng cáo (TVC); Phim kỷ niệm, thành lập các đơn vị trường học, doanh nghiệp,…; Visual tương tác L.E.D.
Sử dụng máy quay phim hiện đại, xuất ra hình ảnh cực nét và trung thực (HD, HDV, DVCam,…). Quay phim tại phim trường hoặc ngoại cảnh. Hậu kỳ phim: dựng phim hậu kỳ, làm kỹ xảo phim, đồ hoạ, 3D,…
Một số hoạt động tiêu biểu:
• Phim tự giới thiệu: Trung tâm y khoa kỹ thuật cao Thiện Nhân, Mitsubishi Motor Vietnam, Siêu thị quà miền Trung, Dự án BANG DANG COMPLEX,…
• TVC: Đặc sản Hoàng Tín, Luxtery Hotel Danang, Mandila Beach Hotel Danang, Rosamia Hotel Danang,….
• Visual: Danang Golden Bay 2th Anniversary, Vinmec, DTA, Vietnam Airlines,… • Phim phóng sự: Kỷ niệm 30 năm thành lập SEAREE, 7 năm phát triển và đột phá – Công ty lữ hành Duy Nhất Đông Dương, Vietnam Airlines 2017 & 2018,…
2.1.5. Nguồn lực của công ty
2.1.5.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Bảng 2.3. Tổng hợp cơ sở vật chất kỹ thuật của VIET LEGEND STT Cơ sở vật chất Đơn vị tính Số lượng Tình trạng
1 Máy vi tính Cái 4 Mới
2 Máy in Cái 3 Mới
3 Máy fax Cái 1 Mới
4 Điện thoại bàn Cái 8 Mới
5 Bàn làm việc Bộ 9 Mới
6 Ghế văn phòng Cái 20 Mới
7 Bộ bàn dài phòng họp Bộ 1 Mới
8 Bộ ghế sofa Bộ 2 Mới
9 Bộ bàn tiếp khách Bộ 1 Mới
10 Quạt Cái 4 Mới
11 Điều hoà Cái 3 Mới
12 Tủ lạnh Cái 1 Mới
13 Kệ hồ sơ Cái 4 Mới