2.1. Giới thiệu về Công ty truyền thông và du lịch Huyền Thoại Việt
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức
2.1.3.1. Sơ đồ
(Nguồn: Công ty TNHH truyền thông và du lịch Huyền Thoại Việt)
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức VIET LEGEND 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc:
Chức năng: là người có quyền hành cao nhất trong công ty, là người chịu trách nhiệm giám sát và kiểm soát tất cả các vấn đến chiến lược và kinh doanh của công ty. Ngoài ra Giám đốc sẽ là người chỉ huy chính trong doanh nghiệp, nhận nhiệm vụ hoạch định chiến lược và tầm nhìn thích hợp hướng tới mục tiêu là phát triển công ty dài hạn.
PHÒNG EVENT NHÀ SÁNG LẬP GIÁM ĐỐC PHÒNG NHÂN SỰ PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH
DOANH PHÒNG TOUR PHÒNG MEDIA PHÒNG TEAM BUILDING
HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN
Nhiệm vụ: Lãnh đạo và tạo động lực cho cấp dưới để thúc đẩy nhân viên tạo thành đội ngũ năng suất, hiệu quả;đưa ra quyết định đầu tư hợp lý;xây dựng các mối quan hệ tin cậy với các đối tác chính và bên liên quan.
Phó giám đốc:
Chức năng: là người được sử ủy quyền trực tiếp của Giám đốc, trực tiếp phụ trách lĩnh vực kinh doanh, quản lý chỉ đạo và điều hành công tác kinh doanh hàng hóa, tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Nhiệm vụ: Phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy định của công ty; thực hiện đào tạo, lập kế hoạch, kiểm soát hành chính, quản lý dự án; hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru; trao đổi với Giám đốc về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp; đánh giá nhiệm vụ để giao nhiệm vụ cho các nhân viên được đúng người, đúng việc.
Phòng nhân sự:
Hành chính:
Chức năng: tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng.
Nhiệm vụ: Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp, các công tác hành chính, việc truyền thông trong doanh nghiệp, các vấn đề pháp lý, hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự.
Kế toán:
Chức năng: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán… Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
Nhiệm vụ: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế; bảo
quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định; thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho người lao động.
Phòng Event:
Chức năng: Thực hiện tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, lễ hội,…
Nhiệm vụ: Phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra ý tưởng và thực hiện nội dung của chương trình sự kiện; xây dựng kịch bản chương trình và trình bày nội dung, lập kế hoạch kịch bản, báo cáo về các chương trình, sự kiện mà công ty cần thực hiện; chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện của công ty.
Phòng Teambuilding:
Chức năng: Lên ý tưởng, tổ chức các trò chơi bổ ích cho phía khách hàng nhằm tạo ra sân chơi để các thanh viên hiểu ý nhau hơn.
Nhiệm vụ: Phối hợp với các bộ phận liên quan đưa ra ý tưởng thực hiện nội dung các chương trình teambuilding; xây dựng kịch bản, lập kế hoạch, báo cáo về các chương trình teambuilding mà công ty cần thực hiện; chịu trách nhiệm tổ chức teambuilding.
Phòng Tour:
Chức năng: Lên kế hoạch một cách chi tiết để tổ chức các chuyến du lịch, từ quá trình di chuyển, nghỉ ngơi, ăn uống và các điểm tham quan, hoạt động vui chơi.
Nhiệm vụ: Thiết kế chương trình mang những dịch vụ và trải nghiệm du lịch đặc sắc và nổi bật; kết hợp với bộ phận Sales về việc giới thiệu và đàm phán, đưa ra những thỏa thuận với du khách về dịch vụ; trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ hoàn chỉnh để có lợi cho công ty; giám sát, đôn đốc, kiểm tra với các hướng dẫn viên để thực hiện theo đúng kế hoạch chương trình, phối hợp giải quyết với các công ty liên quan giải quyết những tình huống và sự cố bất ngờ.
Chức năng: Quản lý, điều hành và kiểm tra những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ;quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ: Phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra ý tưởng và thực hiện các chương trình truyền thông; xây dựng kịch bản chương trình truyền thông; trình bày nội dung, lập kế hoạch và báo cáo lãnh đạo về các cảnh quan mà công ty cần thực hiện. Chịu trách nhiệm thiết kế video, in ấn, hình ảnh… của công ty.
Phòng kinh doanh:
• Sales:
Chức năng: Tiếp xúc trực tiếp với khách, tư vấn giúp khách hàng lựa chọn được những sản phẩm – dịch vụ phù hợp.
Nhiệm vụ: Tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách đến với công ty; phối hợp với các phòng khác trong công ty tiến hành xây dựng các chương trình du lịch phù hợp với nhu cầu của khách; thiết lập và duy trì các mối quan hệ của doanh nghiệp với các nguồn khách; trực tiếp chốt các hợp đồng với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu.
• Chăm sóc khách hàng:
Chức năng : đáp ứng hài lòng của khách hàng trước – trong – sau quá trình sử dụng dịch vụ của công ty.
Nhiệm vụ: Thực hiện tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng, giải đáp những băn khoăn, thắc mắc của khách hàng; chủ động quan tâm, thăm hỏi khách hàng; ghi nhận các khiếu nại, các vấn đề cần được giải quyết khách hàng; thực hiện khảo sát ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm dịch vụ.