THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH BÁO CÁO TÀICHÍNH CÔNG TY TNHH SƠN TAZAK
3.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban
Công ty được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp, điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty và các văn bản pháp luật khác có liên quan, cơ cấu tổ chức công ty hiện tại như sau:
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH sơn Tazaki
(Nguồn: tài liệu nội bộ phòng hành chính - nhân sự của công ty năm 2019)
Trong đó:
Giám đốc: Là người đại diện pháp lý của công ty, có quyền hành cao nhất toàn quyền quyết định mọi vấn đề của công ty. Giám đốc (GĐ) điều hành hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ
được giao. GĐ quyết định việc xây dựng chiến lược phát triển, phương án kinh doanh và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Phó Giám đốc: Là người giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước GĐ, trước pháp luật về những công việc được phân công hoặc ủy quyền. Phó giám đốc công ty do GĐ trực tiếp bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật.
Phòng kinh doanh: Là một bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công tác bán và tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Phòng kinh doanh có các nhiệm vụ gồm: Nghiên cứu thị trường, nhu cầu cũng như thị hiếu của khách hàng từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh; Ký kết hợp đồng và thực hiện các giao dịch buôn bán với khách hàng; Đại diện cho công ty làm việc với khách hàng, các nhà cung cấp đầu vào về chi tiết các điều khoản trong hợp đồng, từ đó kết hợp với “phòng kế hoạch
- quản lý kho” để lên phương án nhập hàng, lưu kho và giao hàng cho khách.
Phòng tài chính - kế toán: Là phòng ban có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban giám đốc trong việc tổ chức công tác kế toán, tài chính. Các hoạt động tại đây bao gồm: Giám sát mọi hoạt động kinh doanh dưới hình thái tiền tệ, hạch toán các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh; Tổ chức, theo dõi chặt chẽ chính xác tài sản và nguồn vốn của công ty; Theo dõi công nợ và thường xuyên đôn đốc để thanh toán công nợ; Cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về sản xuất, kinh doanh cho Ban giám đốc.
Bên cạnh đó phòng tài chính - kế toán cũng phải thực hiện các nghiệp vụ kế toán khác như: Thanh toán các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ SXKD và chi phí đầu tư các dự án quy định; Quyết toán các hợp đồng kinh tế; Thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ đối với công nhân viên trong công ty; Bảo quản và lữu trữ các tài liệu kế toán, tài chính, chứng từ có giá, giữ bí mật các tài liệu và số liệu này, cung cấp khi có yêu cầu của Giám đốc.
Phòng hành chính - nhân sự: Là bộ phận thực hiện các công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng (PR) của Công ty. Phòng hành chính - nhân sự thực hiên các nhiệm vụ tổng hợp về hành chính, văn
thư, tiếp nhận, phân loại và lưu trữ văn bản đi và đến, tham mưu cho BGĐ xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời; Cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban trong công ty; Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lưu các văn bản do công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của Ban giám đốc.
Ngoài ra phòng hành chính - nhân sự còn chịu trách nhiệm tổ chức tuyển dụng nhân viên theo nhu cầu của công ty tuân theo quy định pháp luật; Tiến hành kiểm tra, nhận xét và đánh giá năng lực cán bộ nhân viên định kỳ thường xuyên từ đó đề xuất ý kiến chính xác, kịp thời, khách quan trong việc quản lý sử dụng, khen thưởng, kỷ luật nhân viên công ty.
Phòng kế hoạch - quản lý kho: Chịu trách nhiệm tổng hợp và nghiên cứu hồ sơ, các điều khoản trong mỗi hợp đồng để tham mưu cho BGĐ về kế hoạch xuất, nhập hàng hóa, lưu kho; Xây dựng, phân b nguồn vốn đầu tư cho các kế hoạch kinh doanh; Quản lý vật tư, hàng hóa qua hệ thống kho VLXD, xuất nhập vật tư bất kể từ nguồn nào đều phải lập hóa đơn chứng từ xuất nhập có đủ chữ ký ghi trên hóa đơn.
Bên cạnh đó, phòng kế hoạch - quản lý kho còn có nhiệm vụ kết hợp với phòng kinh doanh tiến hành gặp gỡ và đàm phán với khách hàng về kế hoạch giao hàng cũng như thời gian, số lượng và phương tiện vận tải hàng hóa, phương thức xử lý khi có sự cố xảy ra.