4. Xác định nhu cầu và thiết kế quy trình
4.3. Giới thiệu: Tổ chức quy trình
Tổ chức quy trình
Mục đích/
Mục tiêu bài học
Sau phần này, học viên sẽ:
• Hiểu vai trò và các nhiệm vụ của đội lập Quy hoạch xanh và các bên tham gia khác; và
• Hiểu cách sắp xếp cấu trúc của quá trình quy hoạch
Kết quả • Kiến thức đầu vào (không có bài tập tình huống) Nếu áp dụng vào tình huống thực tế:
• Cách tổ chức một nhóm làm việc Quy hoạch xanh với các kỹnăng mong muốn
• Kế hoạch làm việc với các cột mốc quan trọng và trách nhiệm (xem bài tập soạn thảo lộ trình thực hiện của Quy hoạch xanh)
• Các ranh giới xác định của khu vực đánh giá và quy hoạch • Khung thời gian xác định
• Kế hoạch tài chính với chi phí dựtoán và các phương tiện cụ thểđể có nguồn tài chính
Tầm quan trọng
Một khi quyết định tham gia Quy hoạch xanh, nhất thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau để tổ chức quy trình: lập nhóm thực hiện lập Quy hoạch xanh, xây dựng kế hoạch làm việc, xác định khung thời gian và ranh giới.
Lập nhóm làm việc Quy hoạch xanh
Nhiệm vụ chính là tổ chức nhóm thực hiện lập Quy hoạch xanh Có một nhóm thực hiện đa ngành, cũng như có các thành viên nhóm với các kỹnăng mong muốn như tư duy chiến lược và phân tích, đàm phán, giải quyết mâu thuẫn, kế hoạch chiến lược, điều phối, quản lý tổ chức, truyền thông, quản lý thời gian, thực hiện và đánh giá dự
án là điều rất quan trọng.
Lập kế hoạch làm việc
Các hoạt động để lập kế hoạch làm việc:3
• Liệt kê các hoạt động chính cần thiết để lập kế hoạch;
• Chia nhỏ từng hoạt động thành các nhiệm vụđể dễ quản lý, cụ thể là nhiệm vụ do cá nhân hay nhóm quản lý sẽ dễ dàng hình dung về các nguồn lực , và về thời gian cần để hoàn thành. Tuy nhiên cần chú ý một lỗi thường gặp là chia hoạt động ra thành quá nhiều hợp phần nhỏ;
• Chọn các khoảng thời gian thích hợp đểxác định khi nào các hoạt động diễn ra (theo tuần, tháng hay quý);
• Xác định rõ trình tự và mối liên hệ giữa các nhiệm vụ (Có nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước khi nhiệm vụ khác bắt đầu? Có thể thực hiện hai nhiệm vụcùng lúc được không?); • Ước tính thời gian bắt đầu và thời gian thực hiện của mỗi nhiệm vụ. Việc này có thểđược
trình bày thành dòng hay thanh trên biểu đồ • Chú ý:
• TÍnh đến tất cả các hoạt động và nhiệm vụ thiết yếu;
• Lưu ý khối lượng công việc của các thành viên, xác định rõ khi nào cần hỗ trợ; và • Nhìn nhận thực tế khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ;
• Xác định các sự kiện chủ chốt (các cột mốc) để hỗ trợquá trình giám sát. Đây thường là những ngày mà các nhiệm vụ phải hoàn thành; và
• Phân công trách nhiệm với từng nhiệm vụ cho các thành viên khác nhau trong nhóm thực hiện
28
Xác định ranh giới
Khu vực để thực hiện Quy hoạch xanh thường được chỉđịnh và quản lý như một đơn vị riêng lẻ, ví dụnhư vùng nước biển Bakul. Điển hình là đường biên giới của vùng này sẽ không trùng với đường biên giới của một hệ sinh thái riêng lẻnào: Thường thì nhiều hệ sinh thái với quy mô khác nhau nằm trong, hoặc vượt ra ngoài vùng quy hoạch đã được chỉđịnh. Đồng thời, vùng quy hoạch có thể chịu áp lực về nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên từ
các vùng không nhất thiết phải trùng với vùng quy hoạch. Cuối cùng, các quá trình tựnhiên như phân tán ấu trùng, vận chuyển trầm tích, lắng đọng khí quyển các chất dinh dưỡng không ngừng lại ngoài biên giới vùng quy hoạch. Do đó, nhận biết hai loại ranh giới rất quan trọng: (1) ranh giới để quy hoạch và quản lý và (2) ranh giới để
phân tích (loại này cần tính đến những ảnh hưởng từ bên ngoài và các nhu cầu cần từ vùng quy hoạch).
Xác định khung thời gian
Xác định khung thời gian cho quy trình Quy hoạch xanh là việc thiết yếu. Khung thời gian bao gồm 2 phần: • Năm hay giai đoạn cơ sở dùng để cung cấp cơ sở cho việc xác định các điều kiện hiện tại;
và
• Năm hoặc giai đoạn nhắm đến đểxác định khoảng thời gian dựđịnh và cho phép xác định tình huống tương lai mong muốn. Việc này nên phản ánh tham vọng của kế hoạch, và cần thực tế. Các giai đoạn chỉnh sửa (vòng tròn thích ứng) cũng nên được xác định.
Nắm bắt nguồn hỗ trợ tài chính
Quy hoạch xanh không thể thực hiện nếu không có các nguồn tài chính phù hợp. Mặc dù Quy hoạch xanh
thường được mặc nhiên là trách nhiệm của chính phủ, một vấn đề phổ biến thường xảy ra là nguồn vốn có thể
có sẵn cho giai đoạn lập kế hoạch, nhưng lại không có cho các giai đoạn thực hiện, thích ứng, và điều chỉnh các
phương pháp Quy hoạch xanh. Vì thế, thường phải tìm các cơ chế tài trợ khác. Một sốcơ chế tài trợ thay thế bao gồm:
• Trợ cấp hoặc quyên góp;
• Nguồn thu từ du lịch như thu phí lặn hoặc phí du thuyền; • Hệ thống chi trả dịch vụ hệ sinh thái;
• Nguồn thu từnăng lượng hoặc khai thác mỏnhư lệ phí từ dầu khí ngoài khơi, điện gió; và • Nguồn thu từ khai thác thủy sản như chi trả việc tiếp cận nguồn lợi đánh bắt, dán nhãn
sinh thái và chứng nhận sản phẩm, lệ phí nuôi trồng thủy sản.
• Các giải pháp hợp tác trong đó các bên thụhưởng từ quy trình Quy hoạch xanh đều đóng góp vào chi phí.