6. Tổ chức sự tham gia của các bên liên quan
6.2. Bài tập tình huống: Xác định mối quan tâm của các bên liên quan
Xác định mối quan tâm của các bên liên quan
Mục đích/ Mục tiêu bài học
Hoàn thành bài tập này, học viên có thể:
• Xác định mối quan tâm của các bên liên quan trong quy trình Quy hoạch xanh
Kết quả • Hiển thị trực quan khái quát sự liên kết của các bên liên quan với quy trình Quy hoạch và các mục tiêu mâu thuẫn nhau (trong bảng)
Tầm quan trọng
Trước khi xác định mối quan tâm của các bên liên quan, cần có kiến thức về
các bên liên quan chính và hiểu được họ. Lý tưởng nhất là xác định mối quan tâm của các bên liên quan sau khi hoàn thành sơ đồ các bên liên quan
Nếu bạn có ý định xác định mối quan tâm của các bên liên quan cùng với các bên liên quan chính, cần có sự cởi mở và có uy tín
Bối cảnh
CMMA vừa xem lại các mục đích và mục tiêu bạn đề ra, và chấp thuận đề xuất của bạn. Bây giờ CMMA cần chỉ đạo quy trình Quy hoạch xanh và muốn biết thêm về mối quan tâm của các bên liên quan trong quy trình Quy hoạch xanh
Hướng dẫn bài tập
Học viên tiếp tục đóng vai chuyên gia tư vấn, đưa ra lời khuyên cho CMMA về các bên liên quan chính và mối quan tâm của họ. Dựa vào thông tin từ bài tập trước đó
Các công cụ hỗ trợ làm bài tập:
• Hộp 8 gợi ý xác định mối quan tâm của các bên liên quan
• Bảng 4 và Bảng 5 hỗ trợđểxác định mối quan tâm của các bên liên quan Các thông tin vềBakul sau đây hỗ trợ làm bài:
• Các bên liên quan ở Bakul (xem trang 35 – 40).
Nhiệm vụ của học viên
Nhiệm vụ của học viên là xác định và làm rõ mối quan tâm của các bên liên quan trong quy trình Quy hoạch xanh. Nhiệm vụđược chia làm hai bước. Đầu tiên thiết lập mức độ liên kết giữa các mối quan tâm của các bên liên quan và các mục tiêu quy hoạch xanh, sau đó đánh giá các vấn đề mâu thuẫn
Bước 1: Xác định mức độ liên kết với các mục tiêu chính của Quy hoạch xanh
Thảo luận bốn khía cạnh đề cập trong Khung 8 cho từng bên liên quan chính. Bảng 4 giúp hướng dẫn bài tập. Làm theo các dòng và liên hệ các kết quả với nhau. Trước tiên rà soát và liệt kê các mục tiêu của Quy hoạch xanh.
• Ở cột A liệt kê các bên liên quan bạn đã xác định trong bài tập Sơ đồ các bên liên quan. • Ở cột B suy nghĩ động não về mối quan tâm của họ trong Quy hoạch xanh. Họ sử dụng
Vùng quy hoạch như thếnào? Điều gì làm họ quan tâm trong quy trình Quy hoạch xanh? Tham khảo kết quả của quá trình tóm tắt.
• Ở cột C đánh giá mức độ liên kết với các mục tiêu chính của Quy hoạch từ -- đến ++ (-, --, 0, +, ++)
• Ở cột D đánh giá những ảnh hưởng có thể có khi mối quan hệ là hòa hợp, mâu thuẫn hay không phân biệt được. Các bên liên quan hỗtrơ quy trình Quy hoạch như thế nào?
7Bước 1 và 2 của bài tập này được xây dựng dựa trên Capacity WORKS , công cụ 11: Mối quan tâm của các thành viên
47
• Ở cột E suy nghĩ động não những phương án có thểđể mở rộng quy mô hoạt động: Làm gì? Và làm sao để tận dụng tối đa các lợi ích của các bên liên quan trong quy trình Quy hoạch xanh?
Bảng 4: Liên kết với Quy hoạch xanh
Liên kết với Quy hoạch xanh
Các mục tiêu của Quy hoạch xanh:
A B C D E
Các bên liên quan chính
Mối quan tâm Sự liên kết Những ảnh hưởng tích cực có thể có
PHải làm gì?
Bên liên quan 1
Bên liên quan 2
Bên liên quan 3
Gợi ý xác định mối quan tâm của các bên liên quan
Khi phân tích thái độ của các bên liên quan chính đối với nỗ lực Quy hoạch xanh, bước đầu tiên cần phải hỏi các câu hỏi sau:
• Các bên liên quan chính quan tâm gì đến Quy hoạch xanh?
• Các mối quan tâm này liên quan với các mục đích của Quy hoạch xanh ở mức độ nào? • Sự liên quan hoặc thiếu liên quan đó có thể gây những ảnh hưởng gì đến quy trình Quy hoạch
xanh?
• Bạn cần xây dựng sự lựa chọn chiến lược nào để mở rộng phạm vi hoạt động, đạt được sựủng hộ của các bên liên quan và hạn chế các trở ngại (ví dụ, liên quan đến thông tin và liên lạc, xây dựng cấu trúc tham gia, đẩy mạnh mối quan hệ giữa các bên liên quan và ủng hộđàm phán?) Bạn quản lý quy trình Quy hoạch xanh thếnào để thu hút các bên liên quan chính tham gia có hiệu quả? Ởbước thứ hai, bạn nên làm rõ những lợi ích của các bên liên quan có thể mâu thuẫn với dự án. Kết hợp thảo luận tình huống có thể:
• Giúp xác định lòng tin của các bên liên quan. Ví dụ, các bên liên quan từcơ quan hành chính nhà nước có thể sợ rằng họ sẽ mất quyền chính thức và tầm ảnh hưởng trong giai đoạn chuyển giao của quy trình Quy hoạch xanh
• Tạo điều kiện cho những người lập kế hoạch xác định và giải quyết các mục tiêu mâu thuẫn với các bên liên quan sớm. Ví dụ, trong trường hợp chuyển giao Quy hoạch xanh, điều này có nghĩa là mở rộng quyền ủy thác của cơ quan hành chính để có thêm nhiệm vụ mới là điều hành và giám sát.
48
Bước 2: Đánh giá các quyền lợi mâu thuẫn
Dùng bảng sau để làm rõ lợi ích của bất cứ bên liên quan nào có thể mâu thuẫn với các mục tiêu của Quy hoạch xanh. Làm theotheo dòng và liên kết các kết quảtìm được với nhau:
• Ở các cột A, B & C, chuyển các kết quả từ bảng 4 ở trên cho các bên liên quan được đánh giá là gần như không liên kết với các mục tiêu của Quy hoạch xanh
• Ở cột D, suy nghĩ động não về những mối lo ngại và/ hoặc những dự kiến thiệt hại có thể thúc đẩy hành động của các bên liên quan chính
• Ở cột E, suy nghĩ động não về các mâu thuẫn cần giải quyết. Câu đầu tiên cần hỏi là có thể làm rõ và giải quyết mâu thuẫn được không? Câu hỏi này rất quan trọng, vì chú ý giải quyết căng thẳng và mâu thuẫn luôn đem lại kết quả tích cực. Ví dụ, câu hỏi này sẽ giúp làm rõ các vấn đềkhác chưa được giải quyết, như phân chia vai trò giữa các bên liên quan
Bảng 5: Các quyền lợi mâu thuẫn
Mâu thuẫn quyền lợi
Mục tiêu Quy hoạch xanh:
A B C D E
Bên liên quan chính Mối quan tâm/ Quyền lợi Mối liên kết Những quan ngại và các thiệt hại dự kiến
Mâu thuẫn nào cần giải quyết?
Bên liên quan 1
Bên liên quan 2
49