Kết quả của giai đoạn điều tra thông tin ban đầu cho chúng ta các dữ liệu thô về các đặc trưng riêng biệt của từng đơn vị tổng thể. Các dữ liệu này mang tính chất rời rạc, rất khó quan sát để đưa ra các nhận xét chung cho cả hiện tượng nghiên cứu và cũng không thể sử dụng ngay vào phân tích và dự báo thống kê được.
Ví dụ: Nghiên cứu tình hình trang bị máy tính của trường ta, ở giai đoạn điều tra thống kê cho ta những tài liệu ban đầu về từng đơn vị, số lượng máy, năm sản xuất, năm trang bị, nơi sản xuất, công suất, mã hiệu, hãng, tình trạng máy... Sau đó cần trả lời các câu hỏi:
- Trường có bao nhiêu máy tính?
- Mỗi khoa, phòng có bao nhiêu máy tính? - Loại máy, công suất?
- Nơi sản xuất?
- Khó khăn và thuận lợi?
Muốn có được các tài liệu phản ánh chung cho cả tổng thể nghiên cứu như trên thì từ các thông tin riêng biệt của từng đơn vị chúng ta phải sắp xếp lại, hệ thống hoá, phân loại theo những tiêu thức cần nghiên cứu để thấy được các đặc trưng chung của tổng thể mẫu hay toàn bộ tổng thể nghiên cứu. Toàn bộ những công việc đó, người ta gọi là tổng hợp thống kê.
Tổng hợp thống kê là sự tập trung, chỉnh lý và hệ thống hóa một cách khoa học các tài liệu ban đầu thu thập được trong điều tra thống kê của từng đơn vị tổng thể thành tài liệu phản ánh đặc trưng chung của cả tổng thể.
Nhiệm vụ của giai đoạn này là:
-Tổng hợp, kiểm tra lại tài liệu gốc;
-Tập trung và sắp xếp các tài liệu theo một trình tự nhất định.
Nếu tài liệu điều tra thu thập được ở số ít các đơn vị người ta thường sắp xếp dữ liệu này theo một trình tự nào đó (thứ tự tăng dần về lượng biến của 1 tiêu thức số lượng nào đó, hoặc theo trật tự quy định nào đó đối với dữ liệu định tính);
30
- Sắp xếp các đơn vị vào các tổ nhóm theo một hay một vài tiêu thức đặc trưng và tính toán các đại lượng thống kê đặc trưng cho tổ nhóm và toàn bộ tổng thể;
- Nhiệm vụ này thường gặp khi tài liệu điều tra thu thập được ở số lớn các đơn vị, khối lượng dữ liệu nhiều.
Ví dụ: Trong điều tra dân số, tài liệu thu thập được ở từng người dân rất lớn, người ta thường tổng hợp theo cách sắp xếp người dân theo độ tuổi, trình độ văn hóa hay nghề nghiệp... sau đó tính các chỉ tiêu thống kê mô tả từng tổ như số lượng trung bình, nhiều nhất, ít nhất, tần số hay tần suất.
- Xác định và tính toán các chỉ tiêu giải thích;
- Trình bày dữ liệu tổng hợp dưới hình thức bảng hay đồ thị thống kê.