2.2.2.1. Khái niệm và điều kiện ghi nhận chi phí
Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương doid chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01 – Chuẩn mực chung: Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Như vậy, chi phí được nhìn nhận như những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được một sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhất định.
Các loại chi phí
Các phân loại chi phí thường được sử dụng ở các doanh nghiệp.
- Theo phương pháp phân phối chi phí cho một đối tượng chịu chi phí, các chi phí được phân loại thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
+ Chi phí trực tiếp đối với một đối tượng chịu chi phí là loại chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng chịu chi phí và có thể tính trực tiếp cho đối tượng đó một cách hiệu quả, ít tốn kém.
+ Chi phí gián tiếp đối với một đối tượng chịu chi phí là loại chi phí liên quan đến đối tượng chịu chi phí, nhưng không thể tính trực tiếp cho đối tượng chịu chi phí đó một cách hiệu quả. Nói đúng hơn, chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí. Do vậy, chi phí gián tiếp được phân phối cho các đối tượng chịu chi phí bằng các phương pháp phân bổ chi phí.
- Phân loại theo khoản mục chi phí:
Để thuận tiện cho việc tính giá thành của sản phẩm, chi phí được phân theo các khoản mục.
trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ.
+ Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí lương, tiền công, các khoản trích nộp của công nhân trực tiếp tạo ra sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định như bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của công nhân sản xuất.
+ Chi phí sản xuất chung và các chi phí sử dụng cho hoạt động sản xuất, chế biến của phân xưởng trực tiếp tạo ra sản phẩm hàng hoá, dịch vụ. Bao gồm: Chi phí vật liệu, công cụ lao động nhỏ; khấu hao tài sản cố định phân xưởng, tiền lương các khoản trích nộp theo quy định của nhân viên phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền phát sinh ở phạm vi phân xưởng.
+ Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí liên quan tới việc tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, bao gồm cả chi phí bảo hành sản phẩm.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí cho bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp, các chi phí có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: Chi phí công cụ lao động nhỏ, khấu hao tài sản cố định phục vụ bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp; tiền lương và các khoản trích nộp theo quy định của bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền phát sinh ở doanh nghiệp như chi phí về tiếp tân khánh tiết, giao dịch, chi các khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động.
- Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế:
Theo cách phân loại này, chi phí của doanh nghiệp bao gồm: chi phí vật tư mua ngoài; chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác...
- Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với qui mô sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này, chi phí của doanh nghiệp chia làm 2 loại: Chi phí cố định và chi phí biến đổi.
+ Chi phí cố định (định phí) là chi phí không thay đổi (hoặc thay đổi không đáng kể) theo sự thay đổi qui mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc loại này có: Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương quản lý, lãi tiền vay phải trả, chi
phí thuê tài sản, văn phòng.
+ Chi phí biến đổi (biến phí) là các chi phí thay đổi trực tiếp theo sự thay đổi của qui mô sản xuất. Thuộc loại này có chi phí nguyên vật liệu, tiền lương công nhân sản xuất trực tiếp...
+ Chi phí hỗn hợp: là loại chi phí mà bản thân nó bao gồm các yếu tố định phí với biến phí.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp thấy được xu hướng biến đổi của từng loại chi phí theo qui mô kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể xác định được sản lượng hoà vốn cũng như qui mô kinh doanh hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất.
Điều kiện ghi nhận chi phí
Theo chuẩn mực kế toán Việt nam ( VAS 01 – Chuẩn mực chung), chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí khác được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phải xác định được một cách đáng tin cậy.
Trong đó, chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, như: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay, và những chi phí liên quan đến hoạt động cho các bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền,... Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị.
Chi phí khác bao gồm các chi phí ngoài các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, như: chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp đồng,..
Chi phí phát sinh trong kỳ này sẽ tính hết vào chi phí thời kỳ này, chẳng hạn như : tiền lương nhân viên, chi phí điện nước, khấu hao tài sản cố định,…Với tính chất chi phí này thì kế toán ghi ngay một lần vào chi phí của đối tượng chịu chi phí trong một kỳ kế toán.
kéo dài qua kỳ kế toán năm sau, chẳng hạn như chi phí sử dụng công cụ, dụng cụ, chi phí quảng cáo lớn có tác dụng tạo doanh thu nhiều kỳ, chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định,…Với tính chất chi phí này kế toán sẽ ghi nhận toàn bộ chi phí vào tài khoản chi phí trả trước rồi phân bổ dần cho đối tượng chịu chi phí vào mỗi kỳ kế toán sau.
Chi phí chưa phát sinh trong kỳ này nhưng sẽ tính trước vào chi phí kỳ này, chẳng hạn như trích trước chi phí trả lãi tiền vay, trích trước chi phí sữa chữa lớn tài sản cố định,…và các chi phí dự phòng trợ cấp mất việc làm, chi phí dự phòng bảo hành hàng hóa,…Với tính chất chi phí này kế toán sẽ ghi nhận trước vào đối tượng chịu chi phí theo số dự toán từng kỳ để hình thành một khoản phải trả, một khoản dự phòng, đến khi thực tế phát sinh phải dùng khoản phải trả , khoản dự phòng này để chi, việc làm này của kế toán sẽ thực hiện theo nguyên tắc thận trọng không làm biến động chi phí thực tế một cách đột xuất, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc chi phí phù hợp với doanh thu trong từng kỳ kế toán.
2.2.2.2 Trình tự kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán bao gồm:
a) Nội dung:
Giá vốn hàng bán bao gồm trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với DN xây lắp) bán trong kỳ và các chi phí liên quan đến hoạt động đầu tư như: chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí nghiệp vụ cho thuê bất động sản đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động (trường hợp chi phí phát sinh không lớn), chi phí nhượng bán, thanh lý bất động sản đầu tư...
b) Tài khoản và chứng từ sử dụng:
Để phản ánh giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 - Giá vốn hàng bán. Chứng từ kế toán dùng để ghi nhận giá vốn hàng bán gồm phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ, bảng kê bán hàng và cung cấp dịch vụ.
c) Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán:
1 Điều 29 Thông tư số 200/2014/TT-BTC, gồm có: phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp giá bán lẻ.
Quản lý hàng tồn kho nói chung và giá vốn hàng bán nói riêng, có thể sử dụng một trong hai phương pháp là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Bên Nợ:
+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.
+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;
+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra;
+ Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành;
+ Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết)
Bên Có:
+ Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”;
+ Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước);
+ Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho;
+ Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ.
+ Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó được
hoàn lại.
(Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
kê khai thường xuyên
2.2.2.3. Trình tự kế toán chi phí tài chính
Bao gồm những chi phí liên quan đến hoạt động đầu tư công cụ tài chính, đầu tư liên doanh, đầu tư liên kết, đầu tư vào công ty con; chi phí liên quan đến hoạt động cho vay vốn; chi phí liên quan đến mua bán ngoại tệ như chênh lệch lỗ khi mua bán ngoại tệ, lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ;
Các khoản chiết khấu thanh toán khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ; trích lập dự phòng giảm giá các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn; chi phí lãi mua hàng trả chậm, lãi thuê tài sản tài chính.
Tài khoản 635- Chi phí tài chính
Tài khoản này dùng để phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 635:
Bên Nợ:
Các khoản chi phí của hoạt động tài chính, dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán;
Các khoản lỗ do thanh lý các khoản đầu tư ngắn hạn, chênh lệch tỷ giá;
Chi phí chuyển nhượng, cho thuê cơ sở hạ tầng được xác định là tiêu thụ.
Bên Có:
Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán;
Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính và các khoản lỗ phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 635 không có số dư cuối kỳ. Trình tự kế toán TK 635 được thể hiện ở sơ đồ 2.5.
(Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
2.2.2.4. Trình tự kế toán chi phí bán hàng
a) Nội dung:
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ, bao gồm các chi phí nhân viên bán hàng, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển...
b) Tài khoản và chứng từ sử dụng:
- Để ghi nhận chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng. Tài khoản này có 7 tài khoản cấp 2:
TK 6411 - Chi phí nhân viên. TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì. TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6415 - Chi phí bảo hành.
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác.
- Chứng từ kế toán sử dụng để ghi nhận chi phí bán hàng bao gồm: Bảng chấm công, bảng tính lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, bảng tổng hợp chi phí, hóa đơn GTGT của các chi phí phát sinh...
c) Phương pháp kế toán chi phí bán hàng:
Quy trình hạch toán chi tiết được thể hiện trên sơ đồ kế toán chi phí bán hàng (Sơ đồ 2.6).
(Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
2.2.2.5. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của Công ty gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý Công ty (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,..); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ,…); chi phí bằng tiền khác(tiếp khách, hội nghị khách hàng,…)
Tài khoản 642- Chi phí quản lý kinh doanh
a) Nội dung:
Chi phí QLDN là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của DN mà không tách riêng được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí QLDN bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
b) Tài khoản và chứng từ sử dụng:
- Để hạch toán chi phí QLDN, kế toán sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2:
TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí. TK 6426 - Chi phí dự phòng.
TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác.
- Chứng từ sử dụng để ghi nhận chi phí QLDN bao gồm: Bảng chấm công, bảng tính lương và các khoản trích theo lương của cán bộ quản lý, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý, bảng kê chi phí...
c) Phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Sơ đồ hạch toán tài khoản 642 được thể hiện ở sơ đồ 2.7.