Hoạt động tổ chức thực hiện kế hoạch VCĐ là nhiệm vụ của những nhà lãnh đạo của doanh nghiệp phải thực hiện nhằm thiết lập hệ thống quản lý, hệ thống sử dụng cũng như vận hành hệ thống đó hoạt động theo định hướng của kế hoạch. Chức năng tổ chức thực hiện kế hoạch VCĐ có vai trò quan trọng trong tổng thể quản lý VCĐ vì:
- Tổ chức thực hiện tốt trên tổng thể bộ máy quản lý, sử dụng sẽ tạo nên sức mạnh tổng hợp cho doanh nghiệp, tránh được tình trạng chia rẽ, chia cắt, hiệu quả thấp;
- Tổ chức thực hiện tốt sẽ tạo ra sự thống nhất, kỷ cương đồng thời tạo ra động lực sáng tạo cho các đơn vị, các cấp trong hệ thống quản lý, sử dụng VCĐ.
Theo Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà và Đỗ Thị Hải Hà (2012), “Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung”. Áp dụng cho VCĐ, nội dung của tổ chức thực hiện kế hoạch VCĐ tại doanh nghiệp bao gồm:
- Xác định bộ máy quản lý vốn:
+ Tổ chức bộ máy quản lý VCĐ: bao gồm quản lý cấp cao, quản lý cấp trung và quản lý cấp trực tiếp. Cần đảm bảo phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng giữa các cấp quản lý, trong đó:
Quản lý cấp cao là Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc là những người xác định phương hướng, chiến lược trung và dài hạn, phê duyệt kế hoạch ngắn hạn liên quan đến VCĐ của doanh nghiệp;
Quản lý cấp trung là các giám đốc bộ phận, các trưởng ban chức năng… là những người xây dựng kế hoạch hàng năm cho từng nội dung chi tiết của quản lý VCĐ dựa trên định hướng chiến lược của quản lý cấp cao;
Quản lý trực tiếp là các tổ trưởng, trưởng phòng sản xuất … là những người trực tiếp quản lý hoạt động sản xuất, sử dụng TSCĐ, VCĐ của doanh nghiệp.
+ Tổ chức bộ máy thực hiện, sử dụng VCĐ: là những người trực tiếp sản xuất, sử dụng, vận hành khai thác TSCĐ, VCĐ. Các doanh nghiệp cần phải lựa chọn con người phù hợp về năng lực, trình độ, tính cách để thực hiện sản xuất, sử dụng trực tiếp các máy móc, thiết bị, TSCĐ, VCĐ của mình. Đồng thời, cần phải đào tạo bổ sung tay nghề tương ứng với các TSCĐ mới, hiện đại trong thời đại mới.
- Phân chia công việc: các công việc trong kế hoạch VCĐ bao gồm tăng VCĐ (tăng TSCĐ), giảm VCĐ (giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ) đã được xác định và được phân chia cho từng phòng ban, từng cá nhân để thực hiện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình. Việc phân chia công việc để đảm bảo đúng người, đúng chức năng làm cơ sở đánh giá hoạt động của từng phòng, ban, từng cá nhân cụ thể.
- Đảm bảo sự phối hợp bộ máy quản lý và sử dụng VCĐ theo định hướng của doanh nghiệp: là quá trình liên kết các hoạt động và nguồn lực giữa các cấp quản lý và sử dụng VCĐ nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Phối hợp là công việc quan trọng tránh trường hợp phối hợp lỏng lẻo, thiếu phối hợp dẫn đến các công việc bị trùng lắp, chồng chéo, không đồng bộ. Để đảm bảo sự phối hợp này, doanh nghiệp cần nghiên cứu, xây dựng các quy trình, quy định rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong các hoạt động quản lý, sử dụng VCĐ. Việc xây dựng quy trình, quy định phải đảm bảo một số nguyên tắc như sau:
+ Đảm bảo xây dựng đủ các quy định, quy trình liên quan đến hoạt động quản lý, sử dụng VCĐ bao gồm: đầu tư TSCĐ; thanh lý, nhượng bán TSCĐ; khấu hao TSCĐ.
+ Các quy trình, quy định quản lý VCĐ đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước, Pháp luật.
+ Các quy trình, quy định đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý VCĐ: rõ ràng, chi tiết, cụ thể về nội dung, quyền hạn, trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân, tránh chồng chéo, mâu thuẫn giữa các nội dung và có tính thống nhất hướng đến mục tiêu của quản lý VCĐ.
- Triển khai thực hiện kế hoạch VCĐ: căn cứ vào kế hoạch VCĐ đã được xây dựng, các nhiệm vụ được giao từ trên xuống đến từng đơn vị, từng cá nhân, đảm bảo các công việc đều được chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, đồng thời có sự đánh giá kết quả thực hiện, từ đó có căn cứ khen thưởng, xử lý vi phạm phù hợp.