3.1.3.1 Khái niệm, đặc điểm của biểu đồ GANTT
a/ Nội dung phương pháp
Đây là một phương pháp tương đối cổ điển ra đời vào năm 1918 nhưng bây giờ vẫn còn được áp dụng khá phổ biến. Nội dung của phương pháp này là nhằm xác định một cách tốt nhất các công việc khác nhau của một dự án cần thực hiện trong một thời kỳ nhất định.
b/ Mục đích của GANTT
Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.
Hình 3. 4: Biểu diễn biểu đồ GANTT
c/ Cấu trúc biểu đồ
Cột dọc trình bày công việc, thời gian thực hiện từng công việc được trình bày trên trục hoành.
Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng biểu hiện cho độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc.
d/ Ưu, nhược điểm của biểu đồ GANTT
Biểu đồ GANTT sau khi xây dựng xong sẽ cho phép chúng ta theo dõi tiến trình thực hiện dự án, xác định được thời gian thực hiện dự án sản xuất đó. Tuy nhiên, GANTT cũng thể hiện những mặt mạnh và yếu của nó
- Ưu điểm
• Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế cũng như kế hoạch của từng công việc và tình hình chung của toàn bộ dự án
• Dễ xây dựng, do đó nó được sử dụng khá phổ biến
• Thông qua biểu đồ có thể nắm được tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó, có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực.
• Biểu đồ thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những mốc thời gian quan trọng, những vấn đề liên quan đặc biệt đến các công việc.
• GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý nhất.
- Nhược điểm
• Đối với các dự án phức tạp và có số lượng công việc nhiều (hàng trăm công việc) cần thực hiện thì biểu đồ GANTT không thể chỉ ra đủ và đúng sự tương tác và mối quan hệ giữa các công việc. Trong nhiều trường hợp, nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì sẽ rất khó khăn phức tạp.
• Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều công việc liên tiếp nhau.
e/ Phương pháp thiết lập biểu đồ GANTT
Phương pháp này thường được sử dụng để lập kế hoạch thời gian và tiến độ cho dự án. Để áp dụng phương pháp GANTT, trước hết chúng ta cần phải:
- Xác định những công việc khác nhau cần phải thực hiện trong khuôn khổ dự án. - Xác định thời gian (ngày công) để thực hiện cho từng công việc.
- Xác định mối liên hệ giữa các công việc, công việc nào được tiến hành trước, công việc nào phụ thuộc vào công việc nào. Điều này rất quan trọng vì nó sẽ cho phép xác định tiến độ tối ưu cho dự án.
- Xác định độ dài thời gian cho các công việc Chúng ta sẽ xây dựng được lược đồ như sau:
Bảng 3. 1: Thiết lập lược đồ của biểu đồ GANTT
Công
việc Thời gian (giờ)
A B C
Khi thiết lập mối liên hệ giữa các nhiệm vụ khác nhau của một dự án ta cần chú ý: - Ưu tiên các công việc có kỳ hạn hoàn thành gần nhất;
- Đơn hàng nào đặt trước sẽ thực hiện trước (điều này không phải luôn luôn là giải pháp tốt vì nó có thể dẫn tới việc tăng mức dự trữ);
- Ưu tiên những nhiệm vụ có độ dài thời gian ngắn nhất;
3.1.3.2 Biểu đồ đường chéo
Biểu đồ đường chéo là một công cụ đơn giản để quản lý tiến độ, là biểu đồ so sánh giữa tiến độ dự kiến (kế hoạch) với tiến độ thực tế thực hiện các công việc dự án. Về cấu trúc, biểu đồ đường chéo sử dụng một hệ trục toạ độ, trong đó trục tung phản ánh tiến độ dự kiến của các công việc, trục hoành thể hiện tiến độ thực tế thực hiện từng công việc này. Đường phân giác (đường chéo) thể hiện tiến độ thực tế thực hiện đúng như kế hoạch đề ra. Nếu tiến độ thực tế chậm trễ so với kế hoạch, ta có đường gấp khúc nằm dưới đường chéo. Biểu đồ đường chéo rất hữu ích trong việc quản lý các dự án có số công việc không quá nhiều và là cơ sở để kiểm tra theo dõi tiến độ hoàn thành dự án.
Ví dụ, có 3 công việc cần phải thực hiện như thể hiện trong hình 2.5 Theo hình này, công việc thứ nhất đã hoàn thành đúng hạn, hai công việc còn lại đều chậm so với tiến độ. Công việc thứ hai chậm 1 ngày công việc thứ ba chậm 3 ngày, mà lẽ ra dự án phải thực hiện trong 10 ngày.
Hình 3. 5: Biểu đồ đường chéo
Trong đó:
• A: Đúng tiến độ
• A’: Chậm tiến độ
Biểu đồ đường chéo rất hữu ích đối với việc quản lý các dự án có số công việc không quá nhiều và là cơ sở tin cậy để kiểm tra theo dõi tiến độ hoàn thành dự án.