Tỷ số quan trọng phản ánh sự ảnh hưởng đồng thời của việc hoàn thành kế hoạch thời gian và chi phí đối với từng công việc dự án.
Công thức tính:
Tỷ số quan trọng =
Thời gian thực tế *
Chi phí dự toán Thời gian kế hoạch Chi phí thực tế
Nếu tỷ số quan trọng của công việc nào đó bằng 1 nghĩa là công việc đó hoàn thành đúng cả về kế hoạch thời gian và chi phí, nếu khác 1 cần phải nghiên cứu xem xét lại công việc đó. Tỷ số càng gần 1 thì có thể bỏ qua không cần điều tra tìm nguyên nhân, càng lớn hơn 1 thì phải điều tra xem xét nguyên nhân và có biện pháp giải quyết kịp thời.
Ví dụ: Tài liệu về một dự án trong Bảng 4.4 Yêu cầu tính tỷ số quan trọng đối với dự án này. Bảng 4. 4. Tính tỷ số quan trọng Công việc Thời gian thực tế (ngày) Thời gian kế hoạch (ngày) Chi phí dự toán (VNĐ) Chi phí thực tế (VNĐ) Tỷ số quan trọng (1) (2) (3) (4) (5) (6) A 5 6 12 10 1 B 5 6 12 12 0.8333 C 6 6 10 12 0.8333 d 6 5 12 12 1.2 e 6 6 12 10 1.2
Công việc (a) hoàn thành sớm hơn tiến độ kế hoạch đề ra 1 ngày và chi phí thực tế cũng ít hơn so với dự toán nên tỷ số quan trọng bằng 1. Công việc (b) và (c) có tỷ số quan trọng đều bằng 0.83 nhưng khác nhau ở chỗ: với công việc (b) chi phí đúng kế hoạch nhưng thời gian lại kéo dài, còn công việc (c) đảm bảo đúng tiến độ thời gian nhưng chi phí lại vượt kế hoạch. Công việc (d) và (e) cũng có tỷ số quan trọng bằng nhau. Điểm khác nhau là, công việc (d) tuy tiến độ bị kéo dài nhưng chi phí không thấp hơn kế hoạch, còn công việc (e) thời gian đúng tiến độ nhưng chi phí thực tế lại tiết kiệm được so với kế hoạch. Tỷ số quan trọng của bốn công việc này khác 1 nhưng không đáng lo ngại. Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án cũng cần tìm hiểu xem vì sao các công việc này chưa được làm tốt như mong muốn và chiều hướng phát triển của nó trong tương lai. Với những công việc có tỷ số quan trọng khác 1 cần phải thiết lập một phạm vi giới hạn để kiểm soát các chỉ tiêu này. Hình 8.2 mô tả một sơ đồ giới hạn để kiểm soát tỷ số quan trọng.
Hình 4. 2. Sơ đồ giới hạn để quản lý chỉ tiêu tỷ số quan trọng
Các nhà quản lý dự án sẽ không cần thực hiện biện pháp gì đặc biệt khi tỷ số quan trọng biến động trong một khoảng hẹp nào đó (thường xung quanh giá trị 1) nhưng phải có những giải pháp kịp thời khi tỷ số này vượt quá giới hạn cho phép. Tuy nhiên, công việc khác nhau thì phạm vi giới hạn kiểm soát không giống nhau. Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng của phương pháp kiểm soát bằng đường giới hạn nên phương pháp này được áp dụng khá rộng rãi trong quản lý bao gồm cả chi phí cũng như lực lượng lao động.