Lựa chọn phương pháp thu thập số liệu phục vụ việc đánh giá dự án là vấn đề rất quan trọng đối với mọi cuộc đánh giá. Có nhiều phương pháp thu thập số liệu, mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm khác nhau. Lựa chọn phương pháp nào để thu thập số liệu cần xuất phát từ những vấn đề như: ai là người sẽ sử dụng kết quả đánh giá; loại thông tin nào cần thu thập; mục đích của đánh giá dự án; thời gian cần thông tin, nguồn thông tin nào là chính... Dưới đây trình bày hai phương pháp chủ yếu để thu thập thông tin: phương pháp định tính và phương pháp định lượng.
4.2.3.1 Phương pháp định tính
Phương pháp định tính cho phép chuyên gia đánh giá dự án nghiên cứu những tài liệu lựa chọn, các tình huống hoặc sự kiện điển hình một cách sâu sắc và chi tiết. Phương pháp định tính cung cấp các thông tin cụ thể thông qua những trích dẫn trực tiếp, những mô tả cẩn thận, tỷ mỉ về một tình trạng, sự kiện, con người... Những thông tin này được thể hiện thông qua hệ thống các bảng câu hỏi hoặc những phiếu điều tra, được mô tả như một câu chuyên có kết thúc mở. Tuy nhiên, việc phân tích sẽ có khó khăn vì các câu trả lời thường không hệ thống, hoặc chưa
chuẩn hoá. Nguồn số liệu thô cho phân tích định tính gồm: các tình huống nghiên cứu, bảng trả lời câu hỏi điều tra, các mô tả quan sát, kết quả các cuộc phỏng vấn sâu...
Phương pháp nghiên cứu tình huống. Lựa chọn một số tình huống điển hình để nghiên cứu. Các tình huống nghiên cứu cho ta những thông tin phong phú để có thể đánh giá sâu đối tượng nghiên cứu. Tuy nhiên, do hạn chế về số lượng đơn vị nghiên cứu nên số liệu không có ý nghĩa nhiều về mặt thống kê.
Phương pháp đánh giá nhanh. Phương pháp này được xem là một giải pháp quan trọng để thu thập số liệu. Đây là sự kết hợp của nhiều phương pháp khác nhau như phương pháp thu thập số liệu thứ sinh, phỏng vấn nhóm, quan sát và đo lường. Lợi thế của phương pháp này là cho kết quả nhanh chóng. Tuy nhiên, nó dễ bị sai lệch và đòi hỏi phải có những chuyên gia thu thập số liệu có nhiều kinh nghiệm, và trình độ chuyên môn cao.
4.2.3.2 Phương pháp định lượng
Một số phương pháp định lượng sử dụng để thu thập số liệu gồm:
Điều tra mẫu: Một số lớn đơn vị được điều tra theo một bộ câu hỏi xây dựng trước. Do đó, thông tin, số liệu thu được khá phong phú, chi tiết và là cơ sở để áp dụng các phương pháp phân tích thống kê
Các tài liệu ghi chép của chuyên gia. Tài liệu ghi chép của các chuyên gia đánh giá dự án về các nhóm đối tượng nghiên cứu, cung cấp rất nhiều số liệu cần thiết phục vụ cho công tác đánh giá dự án. Đây là nguồn cung thông tin khá rẻ vì số lượng các cuộc phỏng vấn không nhiều, nhưng việc chế biến số liệu gặp khó khăn.
Thu thập số liệu thứ sinh. Đây là nguồn tài liệu quan trọng, phong phú lại chi phí thấp, rất hữu ích cho việc đánh giá dự án. Tuy nhiên, số liệu thường không có nguồn gốc rõ ràng và không biết độ tin cậy của số liệu đó đến đâu. Ưu nhược điểm của một số phương pháp thu thập số liệu để đánh giá dự án được trình bày trong bảng 4.11
Bảng 4. 11. Ưu nhược điểm của một số phương pháp thu thập số liệu dùng đánh giá dự án
Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm
1. Nghiên cứu tài liệu - Chi phí thấp Độ tin cậy của thông tin kém 2. Lập bảng hỏi và điều tra - Cung cấp thông tin định
lượng và đáng tin cậy
Chi phí cao 3. Quan sát trực tiếp Không cần sự chuẩn bị kỹ
lưỡng. Phù hợp với các nghiên cứu ban đầu và đánh giá giữa kỳ
Kết quả có thể khác nhau vì phụ thuộc người quan sát.
4. Phỏng vấn - Chi phí không cao, dễ thực hiện. Cung cấp thông tin hữu ích và dữ liệu chứa nhiều thông tin
- Có sai số do quan điểm của người phỏng vấn và được phỏng vấn.
- Giải thích được các tác động