3.2.1.1 Biểu đồ phụ tải nguồn lực
Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc toàn bộ vòng đời dự án.
Biểu đồ phụ tải nguồn lực có những tác dụng chủ yếu sau đây:
- Trình bày bằng hình ảnh nhu cầu cao thấp khác nhau về một loại nguồn lực nào đó trong từng thời đoạn.
- Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị... cho dự án.
- Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan hiếm theo yêu cầu tiến độ dự án
b/ Phương pháp xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực
Kỹ thuật xây dựng mạng công việc PERT/CPM và sơ đồ GANTT là những phương pháp cơ bản được ứng dụng để xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực. Kỹ thuật PERT/CPM điều chỉnh là công cụ hữu hiệu trong phân tích quản lý các nguồn lực.
Các bước xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực trên cơ sở sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh. - Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM.
- Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh.
Phương pháp sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh là sự biến đổi của phương pháp sơ đồ PERT; trong đó việc biểu diễn các tiến trình thực hiện dự án và mối quan hệ giữa chúng được thể hiện trên trục tọa độ hai chiều, với trục hoành biểu diễn thời gian thực hiện các công việc và trục tung biểu thị trình tự các tiến tình và mối quan hệ bên trong giữa các công việc trên tiến trình đó. Quy trình thực hiện như sau:
• Vẽ hệ trục tọa độ hai chiểu, trong đó trục hoành biểu thị thời gian thực hiện các công việc theo từng tiến trình đã được xác định từ sơ đồ PERT; trục tung biểu thị trình tự các tiến trình và mối quan hệ bên trong giữa các công việc trên tiến trình đó, đã được xác định từ sơ đồ PERT.
• Vẽ sơ đồ PERT điều chỉnh trên trục tọa độ hai chiều theo nguyên tắc: Đường găng của dự án có thời gian thực hiện dài nhất được biểu diễn thấp nhất (gần trục tọa độ). Các tiến trình có thời gian thực hiện ngắn dần được biểu diễn lần lượt theo thứ tư từ dưới lên trên. Tiến trình có thời gian thực hiện ngắn nhất được biểu diễn trên cùng (cao nhất)
• Các tiến trình trên sơ đồ PERT điều chỉnh được biểu diễn bằng đường mũi tên, thẳng hàng song song với trục hoành.
- Bước 3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực.
• Căn cứ vào đường biểu diễn các tiến trình trên sơ đồ PERT điều chỉnh
• Nguồn lực hao phí cho từng công việc nằm trên tiến trình trong từng đơn vị thời gian
• Mỗi công việc chỉ một lần hao phí nguồn lực thực hiện duy nhất; mặc dù một công việc có thể có mặt trong nhiều tiến trình trên sơ đồ PERT điều chỉnh
Bảng 3. 2: Thời gian và nguồn lực dành cho dự án
Công việc Công việc trước Thời gian (ngày) Số lập trình viên cần thiết (người)
A - 5 1 B - 6 1 C B 4 1 D A 7 1 E D 3 1 F A 5 1 K D 7 1 G E 3 1 H E 2 1 I G 6 1 Yêu cầu:
- Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực
- Hãy sắp xếp công việc sao cho đảm bảo tiến độ thời gian dự án trong điều kiện nguồn lực hạn chế (chỉ có 2 lập trình viên).
Giải:
- Bước 1: Ứng dụng các bước xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực nêu trên, trước hết vẽ sơ đồ PERT như hình 2.6
Hình 3. 6: Sơ đồ PERT của dự án X
• Đường nối các công việc a, d, e, g, i có tổng thời gian là 24 ngày
• Đường nối các công việc a, d, e, h có tổng thời gian là 17 ngày
• Đường nối các công việc a, d, k có tổng thời gian là 19 ngày
• Đường nối các công việc a, f có tổng thời gian là 10 ngày
• Đường nối các công việc b, c có tổng thời gian là 10 ngày 1 2 5 7 3 4 6 d(7) e(3) g(3) i(6) c(4)
Vậy đường nối các công việc a, d, e, g, i có tổng thời gian là 24 ngày là đường găng của dự án
- Bước 2: Vẽ sơ đồ PERT điều chỉnh
Đường găng của dự án X là đường nối các công việc a, d, e, g, i, dài 24 ngày. Nếu có 3 lập trình viên (và các điều kiện khác không đổi) thì thời gian hoàn thành dự án sẽ đúng 24 ngày. Trên cơ sở sơ đồ PERT có thể vẽ sơ đồ PERT điều chỉnh
Hình 3. 7: Sơ đồ PERT điều chính của dự án X
- Bước 3 vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực như hình 2.8
Hình 2.8. Biểu đồ phụ tải nguồn lực
Hình 3. 8: Biểu đồ phụ tải của dự án X
Theo biểu đồ phụ tải nguồn lực, để thực hiện dự án theo đúng tiến độ 24 ngày, cần phải có 2 lập trình viên làm việc trong khoảng thời gian từ khi bắt đầu dự án đến hết ngày thứ 5 và từ ngày 13 đến hết ngày 19, ba người thực hiện các công việc từ ngày 6 đến hết ngày 10 và từ ngày 16 đến hết ngày 17. Ngày 11, 12 và khoảng thời gian từ 20 đến hết ngày 24 chỉ cần một người thực hiện các công việc dự án
k 17 a b c d e g i r h 6 10 12 15 19 24 18 5 Thời gian
3.2.1.2. Biểu đồ điều chỉnh đều nguồn lực
Biểu đồ phụ tải nguồn lực trình bày ở mục trên phản ánh mức cầu cao thấp khác nhau về một nguồn lực nào đó trong các thời kỳ thực hiện tiến độ dự án. Trên cơ sở biểu đồ này có thể thực hiện điều chỉnh đều nguồn lực.
Điều chỉnh đều nguồn lực là phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt về cầu nguồn lực giữa các thời kỳ bằng cách điều chuyển nguồn lực giữa các công việc trong phạm vi thời gian dự trữ cho phép nhưng không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án.
Tác dụng của phương pháp điều chỉnh nguồn lực:
- Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nên dự án có thể giảm thiểu mức dự trữ vật tư hàng hóa liên quan và giảm chi phí nhân công.
- Tạo điều kiện cho các nhà quản lý dự án chủ động đặt mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất vào các thời điểm cố định, định kỳ.
- Có thể áp dụng chính sách quản lý dự trữ linh hoạt kịp thời (Just in Time) trong quản lý dự án.
Ví dụ, dự án BM có 3 công việc, thời gian và số lao động cần để thực hiện được trình bày trong bảng 2.2
Bảng 3. 3. Thời gian và nguồn lực của dự án BM
Công việc Công việc Trước Thời gian (ngày) Yêu cầu lao động
(người)
A - 2 2
B - 3 2
C - 5 4
Yêu cầu xây dựng biểu đồ phụ tải và thực hiện điều chỉnh đều nguồn lực để đáp ứng yêu cầu chỉ có 6 lao động làm việc thường xuyên trong suốt vòng đời dự án. Biểu đồ PERT điều chỉnh và biểu đồ phụ tải nguồn lực của dự án MN thể hiện trong hình 2.9
Từ hình a và hình b cho thấy, số công nhân cần nhiều nhất là tám người trong 2 ngày đầu, thấp nhất là bốn người trong 2 ngày cuối cùng thực hiện dự án. Để quản lý lao động hiệu quả, các nhà quản lý dự án mong muốn ổn định qui mô lao động và làm sao giảm thiểu mức chênh lệch nhu cầu lao động giữa các thời kỳ. Yêu cầu này có thể thực hiện được bằng phương pháp điều chỉnh đều nguồn lực. Nếu công việc b chậm lại 2 ngày, ta vẽ được sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực như hình 2.10 dưới đây:
Hình 3. 10: Sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực
Thông qua điều chỉnh đều nguồn lực, số lao động thường xuyên cần cho dự án chỉ là 6 lao động trong suốt thời kỳ 5 ngày (đường găng không đổi). Điều này có nghĩa tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Mức điều chỉnh đều nguồn lực nhiều hay ít tùy thuộc vào các điều kiện ràng buộc. Quy mô nguồn lực cho phép (ví dụ số lao động được sử dụng) bình quân cả thời kỳ, thời hạn phải hoàn thành dự án, chi phí cho phép... là những nhân tố cần phải xem xét trong mối liên hệ ràng buộc lẫn nhau để quyết định điều chỉnh.
Sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực có thể xây dựng trên cơ sở biểu đồ phụ tải nguồn lực lập theo kế hoạch triển khai sớm hoặc theo kế hoạch triển khai muộn. Kế hoạch nào có mức chênh lệch phụ tải nguồn lực giữa các thời kỳ ít hơn thường được chọn.