3.3.1.1 Khái niệm, tác dụng và đặc điểm của dự toán ngân sách dự án
Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án. Dự toán ngân sách bao gồm một số loại chính:
- Căn cứ vào tính chất hoạt động:
§ Ngân sách dự án
§ Ngân sách cho các hoạt động không theo dự án - Căn cứ vào thời gian
§ Ngân sách ngắn hạn
§ Ngân sách dài hạn
b/ Tác dụng của dự toán ngân sách
- Kế hoạch dự toán ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng quyết định đến sự thành bại của dự án. Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:
- Dự toán ngân sách là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của dự án. Kế hoạch ngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của dự án.
- Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện. - Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án. - Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc dự án.
- Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án (kiểm tra tiến độ dự án, báo cáo những chỉ tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm nguyên nhân và giải pháp khắc phục…).
c/ Đặc điểm của dự toán ngân sách dự án Dự toán ngân sách có sáu đặc điểm chính:
- Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân sách cho các công việc thực hiện thường xuyên khác của tổ chức.
- Đối với dự án có nhiều nhân tố mới tác động, các công việc ít có sự lặp đi lặp lại…. Mặt khác, ngân sách thường xuyên của các đơn vị trong doanh nghiệp được lập hàng năm và thường 6 tháng xét lại một lần. Trong khi dự án là hoạt động có kỳ hạn, khuôn khổ thời gian của dự án không gắn với năm tài chính.
- Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được. - Dự toán ngân sách dự án chỉ được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của dự án đã được duyệt. Cần phải xác định rõ các yếu tố và khoản mục chi phí cho các công việc dự án.
- Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự án thay đổi hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự án cũng thay đổi.
- Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi.
- Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán.
3.3.1.2 Phương pháp dự toán ngân sách
Chuẩn bị ngân sách là quá trình chuyển hóa mục tiêu của tổ chức thành những kế hoạch, trong đó chỉ rõ các nguồn lực, trình tự và kế hoạch cụ thể để thực hiện các mục tiêu đề ra. Quá trình chuẩn bị ngân sách cần tuân thủ theo hệ thống phân cấp quản lý trong một tổ chức. Ngân sách được trình bày gắn liền với các mục tiêu về kết quả cũng như phản ánh nguồn lực sẵn có và các giới hạn tài chính. Đồng thời ngân sách cần được cụ thể hóa bằng những chỉ tiêu định lượng, như vậy dễ dàng so sánh với kỳ gốc hoặc tổng hợp toàn bộ ngân sách thực tế và kế hoạch.
Thông thường, các nhà quản trị dự án áp dụng một số phương pháp sau: a/ Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp
Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và số liệu quá khứ liên quan tới dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi phí cũng như chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau đó, các thông số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý ở cấp thấp hơn tiếp tục tính toán chi phí cho các công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí cứ được tiếp tục như vậy cho tới nhà quản lý cấp thấp nhất.
- Ưu điểm của phương pháp
• Tổng ngân sách được dự toán phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự án. Ngân sách đó đã được xem xét trong mối quan hệ với các dự án khác, giữa chi tiêu cho dự án với khả năng tài chính của đơn vị.
• Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chi tiêu tốn kém cũng đã được xem xét trong mối tương quan chung.
- Nhược điểm của phương pháp
• Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án, các bộ phận chức năng, đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một công việc không dễ dàng.
• Có sự cạnh tranh giữa các nhà quản trị dự án với các nhà quản trị chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự toán ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản trị dự án với quản trị chức năng trong đơn vị.
• Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên, nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của dự án.
b/ Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên
Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao, từ các bộ phận theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn có ở từng cấp quản lý, trước tiên tính toán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng công việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục và đơn giá được duyệt. Nếu có sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà quản trị dự án với quản trị chức năng. Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công việc tạo thành ngân sách chung cho toàn bộ dự án.
- Ưu điểm của phương pháp
• Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết.
• Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự toán ngân sách.
- Nhược điểm của phương pháp:
• Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải xây dựng danh mục đầy đủ các công việc của dự án. Trong thực tế điều này khó có thể đạt được.
• Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới.
• Thường cấp dưới có tư tưởng sợ cấp trên cắt giảm kinh phí thực hiện các công việc nên có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết.
Đây là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án. Phương pháp này được thực hiện theo các bước:
- Dự tính chi phí cho từng công việc dự án - Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp
- Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án d/ Phương pháp dự toán ngân sách theo khoản mục chi phí
Lập ngân sách theo khoản mục chi phí thường được áp dụng cho các bộ phận chức năng và bộ phận gián tiếp trong ban quản lý dự án. Việc dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đó tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.
3.3.1.3 Khái toán và dự toán chi phí công việc của dự án
a/ Phân loại chi phí
Để ước tính chi phí, cần xác định rõ những nội dung của chi phí của hai loại chính là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
- Chi phí trực tiếp
Đây là các khoản mục chi phí có thể xác định cụ thể, trực tiếp cho từng công việc hoặc dự án. Chi phí trực tiếp được kiểm soát và và quản lý dễ dàng hơn chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp dự án gồm một số khoản mục chính sau:
• Chi phí tiền lương trực tiếp;
• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;
• Chi phí thiết bị trực tiếp;
• Chi phí dịch vụ trực tiếp;
• Chi phí quản lý trực tiếp… - Chi phí gián tiếp
Đây là các khoản chi phí không được tính trực tiếp cho từng công việc hoặc dự án nhưng lại rất cần thiết nhằm duy trì sự hoạt động của dự án. Chi phí gián tiếp bao gồm:
• Chi phí lao động gián tiếp;
• Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp;
• Chi phí thiết bị gián tiếp;
• Chi phí văn phòng dự án…
• Chi phí liên quan đến thời gian.
Phương pháp đường găng giải quyết mối quan hệ đánh đổi giữa chi phí và thời gian thực hiện các công việc dự án. Khi chi phí dự án tăng (hoặc giảm) ảnh hưởng như thế nào đến độ dài thời gian thực hiện từng công việc dự án. Những chi phí tăng thêm hoặc giảm đi do ảnh hưởng của yếu tố thời gian bao gồm:
• Chi phí thuê thiết bị tăng thêm khi kéo dài thời gian thực hiện công việc.
• Chi phí điện, nước tăng thêm do kéo dài thời gian hoạt động của văn phòng dự án.
• Chi phí tiền công tăng thêm do phải làm thêm giờ.
• Đơn giá hợp đồng thay đổi do thời gian… b/ Các phương pháp ước tính
- Ước tính tương tự (ước tính trên - xuống)
Sử dụng các chi phí thực từ dự án tương tự trước đó làm cơ sở cho việc ước tính chi phí của dự án hiện tại. Ước tính tương tự thường sử dụng để ước tính tổng chi phí của dự án khi thông tin chi tiết về dự án hạn chế. Phương pháp này ít tốn kém nhưng lại không chính xác. Nó chỉ đáng tin cậy khi các dự án trước đó thực sự tương tự và các cá nhân hay nhóm ước tính có chuyên môn khá tốt.
- Phương pháp mô hình hóa
Sử dụng các tham số trong mô hình toán để dự đoán chi phí dự án. Các mô hình này có thể đơn giản hoặc phức tạp. Phương pháp này cho kết quả khả thi khi thông tin lịch sử sử dụng chính xác và có thể xác định rõ các tham số sử dụng trong mô hình.
- Ước tính từ dưới lên
Phương pháp này được sử dụng để ước tính chi phí của những phần công việc riêng lẻ, từ đó tính được cho toàn bộ dự án. Chi phí và tính chính xác của phương pháp này phụ thuộc vào quy mô của từng công việc. Các phần việc càng nhỏ thì chi phí và tính chính xác càng cao. Do đó nhóm quản lý dự án phải cân nhắc giữa yêu cầu chính xác cao với chi phí ước tính cao khi thực hiện áp dụng ước tính này.
- Các công cụ máy tính
- Các phần mềm quản lý dự án và các bảng biểu kế toán có thể hỗ trợ nhiều cho việc ước tính chi phí công việc dự án.
c/ Dự toán chi phí công việc dự án
Dự toán là việc xác định chi phí chi tiết căn cứ vào hệ thống công việc, khoản mục, các chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án. Dự toán chi phí được thực hiện khi các bước công việc hoặc các tài liệu sau đã hình thành:
- Thiết kế dự án. - Phạm vi công việc.
- Hóa đơn nguyên vật liệu (BOM), bảng kê các chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu sử dụng.
- Kế hoạch chi tiết.
- Định mức chi phí tiền công, giờ máy.
Để dự toán chi phí công việc chính xác cần dự toán theo từng khoản mục chi phí sau như: chi phí trực tiếp - gián tiếp; chi phí lao động, thiết bị, nguyên vật liệu, vận chuyển…. Các khoản mục chi phí liên quan đến thời gian, chi phí theo đơn vị, tổ… Ngân sách theo công việc có thể coi là loại ngân sách tác nghiệp. Việc dự toán chi phí cho các công việc chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, góp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian. Ngân sách công việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tích công việc và thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: chọn một hoạt động trong cơ cấu phân tách công việc để lập dự toán chi phí - Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc (kỹ thuật, kinh tế…)
Nếu bị hạn chế về nguồn lực
- Bước 5: Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian - Bước 6: Tính toán chi phí thực hiện công việc đó.
Nếu bị giới hạn thời gian
- Bước 3: Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc
- Bước 4: Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện công việc.
- Bước 5: Tính toán chi phí thực hiện công việc.
Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian
- Bước 3: Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc. - Bước 4: Tính toán chi phí thực hiện công việc.