Trong thực tế quản lý, luôn xảy ra tình trạng không đủ nguồn lực. Lúc thì không đủ tiền vốn, khi thiếu máy móc thiết bị, khi khác lại không đủ số lượng một loại lao động cụ thể nào đó. Cùng một thời điểm, các nhà QLDA cần phải xử lý tình huống này sao cho vẫn đạt được các mục tiêu quản lý với chi phí và những đánh đổi thấp nhất.
Nguồn lực bị hạn chế thường xảy ra trong một số trường hợp như:
- Mặt bằng chật hẹp, không thể bố trí nhiều lao động (hay thiết bị) để đồng thời thực hiện các công việc cùng lúc.
- Số lượng máy móc, thiết bị không đủ theo yêu cầu thi công, sản xuất, do không có hoặc không thể cung cấp thêm.
- Do yêu cầu đảm bảo sức khoẻ, không thể triển khai cùng lúc tại một nơi nhiều lao động để thực hiện công việc.
- Đường vào nơi thi công quá nhỏ hẹp, nguy hiểm, không thể đưa nhiều thiết bị tới thực hiện cấc công việc cùng một lúc...
Trong thực tiễn quản lý, có một số phương pháp thường được áp dụng để thực hiện các công việc dự án khi nguồn lực bị thiếu hụt như sau:
Thực hiện các công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự kiến. Biện pháp này chỉ có thể áp dụng được nếu có thể kéo dài thêm thời gian thực hiện các công việc dự án khi sử dụng nguồn lực ít hơn. Tuy nhiên, sẽ không thể thực hiện được biện pháp này khi người ta định ra mức sử dụng nguồn lực thấp nhất.
Chia nhỏ các công việc. Có những hoạt động có thể chia ra thành hai hay nhiều công việc nhỏ mà không ảnh hưởng đến trình tự thực hiện dự án. Biện pháp này rất hiệu quả khi một công việc có thể chia nhỏ và thời gian giữa các công việc đó rất ngắn. Khi đó có thể bố trí thời gian thực hiện từng công việc nhỏ tùy thuộc vào độ căng thẳng chung về lao động trong từng thời đoạn. Sơ đồ dưới là một sơ đồ mạng gồm nhiều công việc và được chia thành các tiểu phân hệ. Hai công việc ở cấp độ 1 có thể chia nhỏ thành nhiều công việc, tạo nên một phân hệ mạng ở cấp độ 2. Hai công việc trong sơ đồ mạng ở cấp độ 2 lại được chia nhỏ thành một tiểu phân hộ nhỏ hơn nữa ở cấp độ 3. Hình 5.9 minh hoạ quá trình trên.
Hình 3. 15: Phân chia công việc
Sửa đổi sơ đồ mạng. Giả sử hai công việc có thể bố trí thực hiện đồng thời hoặc theo phương pháp: kết thúc công việc này mới thực hiện công việc kia thì sự chậm trễ có thể khắc phục bằng cách thay vì bố trí theo kiểu liên tiếp, tiến hành bố trí lại theo cách thực hiện đồng thời hai công việc cùng lúc.
Sử dụng nguồn lực khác. Phương pháp này áp dụng được cho một số loại nguồn lực. Ví dụ, sử dụng nhà thầu phụ. Tuy nhiên, áp dụng phương pháp này có thể làm tăng chi phí khá cao.
Đánh đổi giữa các loại nguồn lực. Trong nhiều trường hợp, các nhà QLDA có thể đánh đổi giữa các nguồn lực sử dụng để thực hiện dự án. Bảng 2.9 trình bày về nhu cầu và việc đánh đổi hai loại nguồn lực: thời gian và số lao động. Giả định cùng cần 180 lượt người cho dự án, nếu các điều kiện khác không đổi, nhà quản lý có thể huy động 10 người làm việc trong 18 ngày, hoặc huy động 6 người làm trong 30 ngày, hoặc 9 người làm việc trong 20 ngày... Phần phân tích đánh đổi sẽ trình bày chi tiết trong mục IV.
Bảng 3. 9: Bảng đánh đổi giữa thời gian và số lao động
Lượt người Nguồn lực (Số lao động) Thời gian (Ngày)
180 12 15
180 10 18
180 9 20
180 6 30