Chức năng hoạch định địi hỏi nhà quản trị phải đưa ra các quyết định về bốn vấn đề cơ bản: mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và việc thực hiện. Các thành phần này cĩ thể được xem xét một cách riêng lẻ, nhưng trên thực tế chúng gắn liền với nhau. Hình dưới đây mơ tả các thành phần của hoạch định.
41
Hình 2.1: Các thành phần của hoạch định
Mục tiêu và thứ tự ưu tiên Mục tiêu
- Khái niệm:
Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Nĩi cách khác, mục tiêu xác định những kết quả mà nhà quản trị hy vọng sẽ đạt được trong tương lai.
Chức năng hoạch định bắt đầu từ việc xác định các mục tiêu tương lai và các mục tiêu này phải đáp ứng được kỳ vọng của nhiều nhĩm cĩ liên quan đến tổ chức đĩ.
- Phân loại mục tiêu:
Để việc thiết lập mục tiêu được thuận tiện, người ta thường chia mục tiêu ra nhiều loại dựa trên những căn cứ khác nhau. Sau đây là một số loại mục tiêu được sử dụng tương đối phổ biến trong cơng tác hoạch định.
+ Căn cứ vào thời gian: Mục tiêu dài hạn, thường trên 5 năm; mục tiêu trung hạn: từ 1 đến 5 năm; mục tiêu ngắn hạn dưới hoặc bằng 1 năm. Tuy nhiên cách phân chia này chỉ mang tính tương đối, phụ thuộc vào quan điểm của từng nhà quản trị. Chẳng hạn, cĩ nhà quản trị cho rằng phải từ 10 năm trở lên mới là mục tiêu dài hạn, phải từ 3 đến 5 năm mới là mục tiêu trung hạn.
+ Căn cứ tính chất của mục tiêu: Mục tiêu tăng trưởng (phát triển), mục tiêu ổn định, mục tiêu suy giảm.
42
+ Căn cứ yếu tố lượng hĩa: Mục tiêu định lượng và mục tiêu định tính.
+ Căn cứ theo cấp độ quản lý: Mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu của các bộ phận chức năng, các thành viên trong tổ chức.
+ Căn cứ theo bản chất: Mục tiêu kinh tế, mục tiêu chính trị, mục tiêu xã hội… - Yêu cầu của mục tiêu:
Dựa trên tình hình thực tế, khả năng thực hiện của tổ chức, lãnh đạo cấp cao phải xây dựng mục tiêu cho tồn tổ chức và lãnh đạo các bộ phận phải xây dựng mục tiêu cho bộ phận mình. Khi xây dựng mục tiêu ngắn hạn, tổ chức cần tuân thủ nguyên tắc SMART như sau:
+ Mục tiêu phải cụ thể (Specific), tức là phải chỉ rõ được mục tiêu liên quan đến những vấn đề gì, khơng nĩi chung chung. Chẳng hạn mục tiêu “phấn đấu nâng cao chất lượng” là mục tiêu chưa cụ thể. Chúng ta chưa biết được sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm hay chất lượng các hoạt động và như vậy sẽ khơng thực hiện được trong thực tế.
+ Mục tiêu phải đo lường được (Measurable), tức là phải định lượng hĩa kết quả cuối cùng cần đạt được bằng các chỉ tiêu cĩ thể đánh giá. Đây là điều quan trọng, vì về sau các mục tiêu đề ra là các tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá kết quả đạt được. Mặt khác, mục tiêu được lượng hĩa sẽ dễ dàng cho việc lập kế hoạch thực hiện mục tiêu đĩ. Ví dụ: Doanh nghiệp X đề ra chỉ tiêu: Phấn đấu giảm chi phí hành chính trong năm tới. Đây là mục tiêu khơng cụ thể vì nĩ khơng định lượng hĩa được kết quả cuối cùng.
+ Mục tiêu phải cĩ thể đạt được (Achievable): Nĩi chung mục tiêu đề ra yêu cầu phải cĩ sự phấn đấu nhất định mới cĩ thể thực hiện được. Tuy nhiên, nếu đặt mục tiêu cao quá thì sẽ khĩ cĩ khả năng đạt được. Muốn biết mục tiêu đề ra cĩ thực tế hay khơng, cần phải tiến hành phân tích và dự báo một số dữ kiện về mơi trường.
+ Mục tiêu phải nhất quán (Relevant), cĩ nghĩa là việc thực hiện mục tiêu này khơng cản trở việc thực hiện mục tiêu khác.
+ Mục tiêu phải chỉ rõ thời gian thực hiện (Time), tức là phải chỉ rõ giới hạn thực hiện mục tiêu trong khoảng thời gian nào.
43
Thứ tự ưu tiên của mục tiêu
Thứ tự ưu tiên của mục tiêu ngụ ý rằng, tại một thời điểm nhất định, việc hồn thành mục tiêu này quan trọng hơn việc hồn thành mục tiêu khác; đồng thời nĩ cũng phản ánh ý nghĩa quan trọng tương đối của những mục tiêu nhất định khơng kể đến thời gian. Chẳng hạn, các mục tiêu liên quan đến sự tồn tại của tổ chức là việc cần thiết để thực hiện những mục tiêu khác.
Các nhà quản trị luơn phải đối mặt với những phương án mục tiêu khác nhau cần được đánh giá và xếp hạng. Họ cần xác định thứ tự ưu tiên nếu muốn phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Xác định thứ tự ưu tiên là việc tương đối khĩ khăn, phụ thuộc vào quan điểm của từng nhà quản trị trong từng hồn cảnh cụ thể.
Các biện pháp
Biện pháp là những phương tiện hay hoạt động cụ thể được dự kiến để đạt được những mục tiêu. Ví dụ như với mục tiêu là nâng cao năng suất từ 5 lên 6 đơn vị sản phẩm trên một giờ cơng thì cần phải vạch ra các biện pháp thực hiện cụ thể về cải tiến cơng nghệ, huấn luyện nhân viên, thay đổi phương pháp quản trị, cải thiện điều kiện làm việc, thay đổi chế độ khen thưởng…; bên cạnh đĩ phải tính tốn làm sao để các biện pháp này đạt hiệu quả cao nhất. Các biện pháp được coi là yếu tố quyết định sự thành cơng hay thất bại khi thực hiện các mục tiêu.
Các nguồn lực
Các nguồn lực luơn cĩ giới hạn trong khi mong muốn của tổ chức lại cĩ nhiều, nên các nguồn lực phải được phân bổ sao cho việc thực hiện mục tiêu đạt hiệu quả cao nhất. Cụ thể là tổ chức cần lập dự tốn các nguồn lực cho từng kế hoạch quan trọng. Việc này cĩ thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như tập trung các nguồn lực vào số ít mục tiêu thay vì dàn trải cho nhiều mục tiêu. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các nguồn lực là những hạn chế đối với các biện pháp. Ví dụ: Tổng chi phí cho việc phát triển 3 sản phẩm mới tối đa là 1 tỷ đồng, kế hoạch phải xác định các loại và số lượng nguồn lực cần thiết cũng như các nguồn lực tiềm ẩn và cách thức phân bổ những nguồn lực đĩ. Việc xác định rõ những hạn chế của nguồn lực cũng bao gồm cả việc lập dự tốn ngân sách.
44
Thực hiện kế hoạch
Giai đoạn cuối cùng của chức năng hoạch định phải bao gồm các cách và phương tiện để thực hiện những biện pháp đã dự kiến. Tổ chức sẽ khơng thể thực hiện được các mục tiêu nếu kế hoạch khơng được thực hiện hay khơng thể thực hiện được. Trong một số trường hợp, nhà quản trị cĩ thể đích thân thực hiện mọi bước cần thiết nhằm huy động các nguồn lực cho những biện pháp dự kiến để đạt được mục tiêu. Thơng thường, nhà quản trị phải thực hiện các kế hoạch thơng qua người khác, đốc thúc họ tiếp nhận và thực hiện kế hoạch đĩ. Trong trường hợp này, quyền lực, việc thuyết phục và các chính sách là những phương tiện của nhà quản trị để thực hiện kế hoạch.
Trên đây là các thành phần chủ yếu trong chức năng hoạch định. Vấn đề đặt ra là một nhà quản trị sẽ bắt đầu quá trình hoạch định như thế nào. Nhiều nhà khoa học cho rằng đầu tiên phải xây dựng được bảng câu hỏi thích hợp để làm cơ sở cho việc xác định các thành phần của hoạch định. Dưới đây là một số câu hỏi thường được áp dụng, từ đĩ cĩ thể phát triển thành các câu hỏi cụ thể hơn và cũng cĩ thể bổ sung thêm các câu hỏi khác nếu thấy cần thiết.