5.4.1 Kiểm sốt trước cơng việc
Bằng cách tiên liệu các vấn đề cĩ thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước, kiểm sốt trước cơng việc cĩ tác dụng giúp cho tổ chức chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu. Đây là hình thức kiểm sốt ít tốn kém nhất. Chẳng hạn trước khi quyết định sản xuất sản phẩm mới để tung ra thị trường, xí nghiệp cần nghiên cứu thị trường để xác định khả năng thích ứng của sản phẩm, sau đĩ nếu kết quả cho thấy sản phẩm mới cĩ tính khả thi mới quyết định sản xuất đại trà.
Tất cả các tổ chức trước khi đưa kế hoạch vào thực hiện cũng nên kiểm sốt lại kế hoạch xem cĩ cịn phù hợp với thực trạng. Nếu thấy kế hoạch khơng cịn phù hợp thì phải chủ động điều chỉnh ngay từ đầu, tránh để tình trạng đưa một kế hoạch khơng khả thi vào thực hiện. Sự cần thiết của việc kiểm sốt lại kế hoạch trước khi thực hiện là do trong khoảng thời gian từ khi xây dựng kế hoạch xong đến lúc thực hiện cĩ thể xuất hiện những sự thay đổi nằm ngồi dự kiến ban đầu.
Kiểm sốt trong cơng việc
Bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện (lúc hoạt động đang diễn ra), nắm bắt những lệch lạc, trở ngại, vướng mắc trong quá trình thực hiện để đảm bảo cho tổ chức cĩ biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch. Việc thường xuyên theo dõi, giám sát, đánh giá và hướng dẫn người lao động ngay trong quá trình thực hiện sẽ gĩp phần nâng cao hiệu quả của loại hình kiểm sốt này.
Kiểm sốt sau cơng việc
Đây là loại kiểm sốt được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra, mục đích là nhằm xác định xem kế hoạch cĩ được hồn thành. Ưu điểm của loại hình kiểm tra này là rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Tuy nhiên, như đã nĩi, kiểm sốt ở phần đầu chỉ cĩ tác dụng cho những lần tiếp theo sau, kế hoạch đĩ đã hồn thành rồi. Nhược điểm của loại kiểm sốt này là trễ về thời gian.
96
Cấp bậc quản trị và vấn đề kiểm sốt Chức năng kiểm sốt của các cấp quản trị
Bảng 6.1 : Bảng so sánh chức năng kiểm sốt giữa các cấp quản trị
So sánh Cấp cao Cấp giữa Cấp cơ sở
Về hình thức kiểm
sốt
Sử dụng hình thức kiểm sốt gián tiếp, thơng qua sổ sách, văn bản báo cáo, cĩ kết hợp một phần kiểm sốt trực tiếp Kiểm sốt trực tiếp là chủ yếu, cĩ kết hợp với hình thức kiểm sốt gián tiếp Kiểm sốt trực tiếp Loại hình kiểm sốt Rất coi trọng kiểm sốt lường trước và kiểm sốt sau khi thực hiện
Chú trọng kiểm sốt hiện hành Chú trọng kiểm sốt hiện hành Trọng tâm kiểm sốt Chú trọng kiểm sốt mơi trường, kiểm sốt tài chính Chú trọng kiểm sốt nhân sự và kiểm sốt tác nghiệp Chú trọng kiểm sốt nhân sự và kiểm sốt tác nghiệp
Nội dung kiểm sốt và phương pháp kiểm sốt
Nội dung kiểm sốt thường tập trung vào các nội dung sau:
- Kiểm sốt tài chính: doanh thu, chi phí, lãi lỗ, các chỉ tiêu tài chính… - Kiểm sốt thơng qua sử dụng cơng cụ kế tốn - kiểm tốn.
- Kiểm sốt nhân sự: kiểm sốt về an tồn, kỷ luật lao động.
- Kiểm sốt về tình trạng thị trường: phân đoạn thị trường, đối thủ, giá, sản phẩm, khách hàng...
- Kiểm sốt sản xuất: cơng nghệ, máy mĩc thiết bị, năng suất lao động, chất lượng sản phẩm…
97 - Kiểm sốt việc thực hiện các dự án đầu tư.
Các nội dung nĩi trên sẽ được các nhà quản trị trong từng lĩnh vực của mình kiểm tra để phát hiện những sai lệch trong từng chức năng riêng biệt này, trên cơ sở đĩ đưa ra các đề xuất xác thực.
Các phương pháp thường dùng bao gồm: - Phương pháp cổ truyền:
+ Phương pháp dựa vào số liệu thống kê
+ Phương pháp dựa vào các bản báo cáo và phân tích + Phương pháp dựa vào phân tích điểm hịa vốn + Phương pháp kiểm tra các nguồn lực
- Phương pháp hiện đại:
+ Phương pháp sơ đồ mạng + Áp dụng máy điện tốn
CÂU HỎI ƠN TẬP
1. Trình bày khái niệm và mục đích kiểm sốt. 2. Phân tích các nguyên tắc kiểm sốt.
3. Trình bày quy trình kiểm sốt.
4. Cơng việc kiểm sốt của các cấp quản trị trong một tổ chức là gì?
6. Cĩ phải tiêu chuẩn định lượng được chú trọng nhiều hơn tiêu chuẩn định tính trong quá trình kiểm sốt?
98
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Bùi Văn Danh, 2011. Quản trị học, NXB Lao động - Xã hội.
Charles W.L. Hill, Steven L. McShane, 2008. Principles of management, McGraw-Hill Companies, Inc, NY.
Gary Yukl, 2010. Leadership in organizations - 7th ed, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey.
Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich, 1994. Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB Khoa học Kỹ thuật.
James H.Donnelly, James L.Gibson và John M.Ivancevich, 2000. Quản trị học căn bản, NXB Thống kê.
Micheal A. Hitt, J Stewart Black & Lyman W. Porter, (2012). Management (3rded).
Prince Hall
Nguyễn Thị Liên Diệp và cộng sự, 2012. Quản trị học, NXB VHVN. Phan Thị Minh Châu, 2011. Quản trị học, NXB Thống kê.
Porter, M. E.,1998. Competitive Stratergy: Techniques for analysing industries and competitors. New York: The Free Fress.
Porter, M. E., 1998. Competitive advantage: Creating and sustaining superior performance (New introduction ed.. New York: The Free Press.
Porter, Michael. E., 2008. Chiến lược cạnh tranh, NXB Thống kê.
Richard L. Daft, 2016. Management - Twelfth Edition, Cengage Learning, USA.
Richard L. Daft, 2010. Organization Theory and Design - Tenth Edition, Cengage Learning, USA.
Rauch, C. F., & Behling, O., 1984. Functionalism: Basis for an alternate approach to the study of leadership. In J. G. Hunt, D. M. Hosking, C. A. Schriesheim, & R. Stewart (Eds.), Leaders and managers: International perspectives on managerial behavior and leadership. Elmsford,NY: Pergamon Press, pp. 45–62
Robert N. Lussier, Christopher F. Achua, 2010. Leadership, Fourth Edition, South- Western Cengage Learning
Robert Kreitner và Charlence Cassidy., 2012. Management, 12th ed, Cengage Learning Samuel C. Certo và Trevis Certo., 2012. Modern Management (12th). Prentice Hall Stephen P. Robbins, Mary A. Coulter., 2016. Management, 13th, Pearson Hall.
Trần Dục Thức, Nguyễn Văn Thụy, Trương Đình Thái, Hồ Thiện Thơng Minh, 2017.