Như trên đã đề cập, lãnh đạo là những hoạt động liên quan đến hướng dẫn, động viên những người dưới quyền thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Nĩi cách khác, điều khiển được hiểu là chỉ huy con người. Muốn điều khiển nhân viên cĩ hiệu quả, nhà quản trị cần phải hiểu được tâm tư nguyện vọng của nhân viên.
Khái niệm động cơ
Động cơ chỉ sức mạnh xảy ra ngay trong lịng một con người, thúc đẩy người đĩ hành động hướng tới một mục tiêu nhất định. Một người cĩ động cơ sẽ làm việc tích cực và cĩ hành vi tự định hướng vào các mục tiêu quan trọng. Các nhà khoa học cho rằng, một trong những nguyên tắc cơ bản trong quản trị là: hiệu quả làm việc là một hàm phụ thuộc vào hai biến: năng lực và động cơ.
Ở đây, năng lực cĩ thể được hiểu một cách đơn giản: năng lực là khả năng làm việc của một người trong thực tế. Xét về tiêu chí đánh giá, năng lực phụ thuộc vào các yếu tố sau:
84
- Kiến thức: Là những hiểu biết chung về tự nhiên, xã hội; những lý thuyết, phương pháp, số liệu… Kiến thức được coi là nền tảng, điều kiện cần của năng lực, vì cĩ kiến thức, con người mới cĩ cơ sở lý luận dẫn đường nên tránh được hành động mù quáng, tự phát, dẫn đến nhiều rủi ro. Muốn cĩ được và khơng ngừng gia tăng kiến thức, con người cần phải được đào tạo. Tuy nhiên, việc đào tạo khơng đơn thuần chỉ là theo những khĩa học trong các trường, lớp với cách thức truyền thống, mà cĩ thể bằng cách khác như tự học…
- Kỹ năng: Là mức độ thành thạo trong việc tiến hành một hoạt động cụ thể nào đĩ. Mỗi người phải thực hiện nhiều cơng việc khác nhau nên cần cĩ nhiều kỹ năng khác nhau. Kỹ năng là bộ phận rất quan trọng của năng lực, vì suy cho cùng, năng lực được biểu hiện qua kết quả đạt được trong thực tế, mà các kết quả đạt được là sản phẩm trực tiếp của các kỹ năng. Muốn cĩ và khơng ngừng gia tăng kỹ năng, khơng cĩ con đường nào khác là phải nỗ lực rèn luyện, làm việc.
- Kinh nghiệm: Là những bài học tích lũy được từ thực tế cuộc sống. Trong quá trình làm việc, con người phải thực hiện nhiều cơng việc khác nhau, trong đĩ cĩ việc mới, việc cũ. Khi làm việc cũ đỡ tốn kém thời gian, đỡ sai sĩt, rủi ro hơn việc mới. Sở dĩ như vậy vì khi làm việc cũ, người ta sử dụng kinh nghiệm cĩ sẵn. Đặc biệt đối với những cơng việc nếu làm sai sẽ gây hậu quả nghiêm trọng thì kinh nghiệm là một thành tố vơ cùng quan trọng của năng lực. Kinh nghiệm cĩ được chủ yếu thơng qua quá trình tự đánh giá, phân tích những được, mất qua từng hoạt động và rút ra những bài học cần ghi nhớ trong quá trình hoạt động của chính bản thân mình. Trong một số trường hợp, cĩ thể học kinh nghiệm từ những người khác thơng qua cách giải quyết cơng việc trong những tình huống cụ thể.
- Các mối quan hệ: Là những quan hệ mang tính chất cá nhân do từng người tự xây dựng cho mình qua thời gian. Các mối quan hệ thể hiện sự hiểu biết lẫn nhau cũng như niềm tin dành cho nhau, nên chúng sẽ giúp cho việc thực hiện nhiệm vụ được nhanh hơn, thậm chí hiệu quả hơn. Chẳng hạn như người nào đĩ lần đầu tiên vay vốn từ ngân hàng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc tiến hành các thủ tục sẽ mất nhiều thời gian, nhưng nếu đã quan hệ với ngân hàng trong nhiều năm thì thủ tục sẽ nhanh chĩng
85
hơn nhiều. Do vậy, các mối quan hệ cá nhân cũng là yếu tố quan trọng cấu thành năng lực.
- Sự mong muốn (động cơ, hồi bão):
Mỗi cá nhân thường cĩ mong muốn hay ước mơ làm việc trong một lĩnh vực nào đĩ. Sự mong muốn này mang lại cho họ cảm giác hứng thú, say mê. Khi cĩ hứng thú, say mê, con người sẽ được thúc đẩy để khơng ngừng học tập và rèn luyện, vượt qua mọi khĩ khăn, thách thức, từ đĩ năng lực cĩ điều kiện phát triển. Sự mong muốn được coi là bộ phận quan trọng hàng đầu của năng lực, vì nếu khơng cĩ sự hứng thú, say mê, kết quả làm việc khĩ thể tốt đẹp.
- Quan niệm về trách nhiệm xã hội: Là những quan niệm về mục tiêu, lý tưởng sống, đạo đức... Chúng sẽ được biểu hiện qua hành vi, thái độ của con người trong cuộc sống hàng ngày và trong cơng việc. Yếu tố năng lực này rất cần thiết cho con người, chẳng hạn nếu ai đĩ cĩ quan niệm tơn trọng “chữ tín”, cuộc sống và cơng việc thường thuận lợi, được người khác tơn trọng.
- Các đặc điểm cá nhân: Bên cạnh những yếu tố đã đề cập trên, năng lực cịn phụ thuộc vào đặc điểm cá nhân của từng con người cụ thể. Cĩ những đặc điểm cá nhân do bẩm sinh mà cĩ, như sự nhạy bén, trí thơng minh…, nhưng những đặc điểm bẩm sinh như vậy khơng nhiều và cũng phải rèn luyện mới phát triển được. Phần lớn đặc điểm cá nhân chủ yếu do học tập, rèn luyện mà cĩ. Những đặc điểm ấy thường là: tự tin, quyết đốn, sẵn sàng chịu trách nhiệm, thích ứng với mơi trường, khả năng chịu đựng cao, cĩ tinh thần hợp tác...
Các lý thuyết động viên
Động viên là tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, phấn khởi và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện cơng việc của cấp dưới, qua đĩ làm cho cơng việc được hồn thành một cách cĩ hiệu quả cao.
Động viên bao gồm cả động viên về vật chất lẫn động viên về tinh thần. Trong lịch sử phát triển của quản trị cĩ nhiều lý thuyết động viên được trình bày trong các tài liệu khác nhau. Sau đây là một số lý thuyết động viên đang được các nhà quản trị áp dụng phổ biến trong thực tế:
86
Lý thuyết cấp bậc nhu cầu
Maslow cho rằng, hành vi của con người bắt nguồn từ nhu cầu và những nhu cầu được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên từ thấp đến cao về tầm quan trọng. Cụ thể xếp thành 5 bậc:
- Những nhu cầu cơ bản: ăn, uống, mặc, ở và các nhu cầu tồn tại khác.
- Những nhu cầu về an tồn và an ninh: an tồn, khơng bị đe dọa về thân thể, tài sản, cơng việc...
- Những nhu cầu xã hội: tham gia câu lạc bộ, đảng phái, tình bạn, tình đồng nghiệp, giao tiếp, được xã hội chấp nhận…
- Những nhu cầu tự trọng: thích danh tiếng, tặng danh hiệu, được tơn trọng, tơn trọng người khác…
- Những nhu cầu tự thể hiện: muốn hồn thiện, phát triển nhân cách, sáng tạo… Maslow cũng chia các nhu cầu trên thành hai cấp: cấp cao và cấp thấp. Nhu cầu cấp cao: tác động bên trong con người, gồm nhu cầu xã hội, tự trọng và tự thể hiện, được thỏa mãn chủ yếu từ bên trong. Nhu cầu cấp thấp: tác động bên ngồi con người, gồm nhu cầu an tồn và nhu cầu cơ bản. Như vậy, chúng ta cĩ thể thấy sự khác biệt giữa nhu cầu cấp cao và nhu cầu cấp thấp là các nhu cầu cấp thấp được thỏa mãn chủ yếu từ bên ngồi, trong khi đĩ các nhu cầu cấp cao lại được thỏa mãn chủ yếu là từ nội tại của con người. Tuy nhiên, cũng cĩ cách giải thích khác là con người và con vật giống nhau ở nhu cầu an tồn và nhu cầu cơ bản, nên các nhu cầu này được xếp vào cấp thấp, khác nhau ở các nhu cầu xã hội, tự trọng và tự thể hiện nên các nhu cầu này được xếp vào cấp cao.
87
Hình 4.3. Trình tự sắp xếp nhu cầu của Abraham Maslow
Thơng thường nhân viên cĩ tất cả các nhu cầu nĩi trên. Tuy nhiên, tại một thời điểm nhất định, một cấp độ nhu cầu nào đĩ sẽ được quan tâm nhiều hơn. Vì vậy, muốn động viên nhân viên, địi hỏi nhà quản trị cần phải hiểu họ đang ưu tiên nhu cầu nào, từ đĩ đưa ra giải pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu của họ.
Lý thuyết E.R.G
Giáo sư Clayton Alderfer tiến hành sắp xếp lại nghiên cứu của Maslow và cũng cho rằng hành động của con người là bắt nguồn từ nhu cầu, song cĩ ba loại nhu cầu như sau:
- Nhu cầu tồn tại: Gồm nhu cầu sinh lý và nhu cầu an tồn.
- Nhu cầu quan hệ: Nhu cầu quan hệ qua lại giữa các cá nhân, nhu cầu quan hệ xã hội (gồm nhu cầu xã hội và một phần nhu cầu tự trọng).
- Nhu cầu phát triển: Là nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng. Ơng cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi tất cả nhu cầu chứ khơng phải chỉ một nhu cầu như Maslow đã nĩi. Hơn thế nữa, khi một nhu cầu nào đĩ bị cản trở, họ sẽ dồn nỗ lực sang nhu cầu khác.
Lý thuyết về các nhu cầu thúc đẩy
David Mc Clelland, nhà tâm lý học người Mỹ, đã đề xuất Lý thuyết về nhu cầu thúc đẩy làm việc vào năm 1961. Theo ơng, trong quá trình làm việc các cá nhân chịu
88
tác động mạnh mẽ bởi ba nhân tố cĩ ảnh hưởng với nhau. Ba nhân tố đĩ là: thành tích, quyền lực và liên minh.
+ Nhu cầu thành tích (Need for achievement)
Một người cĩ nhu cầu thành tích thường mong muốn hồn thành những mục tiêu cĩ tính thách thức bằng chính nỗ lực của mình, thích thành cơng khi cạnh tranh và mong nhận được phản hồi về kết quả cơng việc của mình một cách rõ ràng. Những người cĩ nhu cầu thành tích cao cĩ động lực làm việc tốt hơn.
+ Nhu cầu quyền lực (Need for power)
Những người cĩ nhu cầu quyền lực mong muốn tác động, ảnh hưởng và kiểm sốt các nguồn lực, con người nếu cĩ lợi cho họ.
+ Nhu cầu liên minh (Need for affiliation)
Những người cĩ nhu cầu liên minh mong muốn cĩ mối quan hệ gần gũi và thân thiện với mọi người xung quanh. Nhu cầu liên minh làm cho con người nỗ lực vì tình bạn, thích hợp tác thay vì cạnh tranh, mong muốn xây dựng các mối quan hệ dựa trên tinh thần hiểu biết lẫn nhau.
Lý thuyết động cơ của McClelland khuyến khích người lao động tham gia vào các hoạt động của tổ chức, nhằm tạo dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, tranh thủ sự động viên, hỗ trợ của đồng nghiệp để thực hiện cơng việc. Việc tham gia hoạt động của tổ chức cũng tạo điều kiện để người lao động so sánh, đánh giá cá nhân, tạo động lực vươn lên do sự thúc đẩy của nhu cầu về việc đạt thành tích cao hơn so với đồng nghiệp.
Lý thuyết hai nhân tố
Herzberg đã xây dựng thuyết động viên bằng cách liệt kê các nhân tố duy trì và các nhân tố động viên người lao động.
- Các nhân tố duy trì: Các yếu tố làm việc bình thường như điều kiện làm việc, lương bổng, chính sách của tổ chức, quan hệ với cấp trên, sự giám sát… Nhà quản trị khi tác động vào các yếu tố này sẽ khơng đem lại sự hăng hái hơn trong khi làm việc. Nhưng nếu các yếu tố làm việc bình thường khơng được thỏa mãn thì nhân viên sẽ bất mãn và kém hăng hái khi thực hiện cơng việc.
- Các nhân tố động viên: gồm các yếu tố như trân trọng đĩng gĩp của nhân viên, giao phĩ trách nhiệm cho họ, tạo điều kiện cho họ phát triển, cho họ làm những cơng
89
việc họ thích và cĩ ý nghĩa… Nhà quản trị khi tác động vào các yếu tố này sẽ đem lại sự hăng hái hơn trong khi làm việc. Nhưng nếu những yếu tố động viên khơng cĩ thì họ vẫn làm việc bình thường.
Lý thuyết động viên của Herzberg mang ý nghĩa: lưu ý các nhà quản trị đừng lẫn lộn giữa những biện pháp khơng cĩ giá trị động viên và những biện pháp cĩ tác dụng động viên thực sự. Ơng cũng cho rằng việc động viên nhân viên địi hỏi phải giải quyết đồng thời cả hai nhĩm nhân tố duy trì và động viên, khơng thể chỉ chú trọng một nhĩm nào cả.
Thuyết mong đợi của Victor. H. Vroom
Lý thuyết này được khái quát qua cơng thức sau:
Động cơ thúc đẩy = mức say mê x kỳ vọng đạt được x sự cam kết
- Mức say mê: Giá trị hấp dẫn của phần thưởng đối với người thực hiện nhiệm vụ (cơng việc).
- Kỳ vọng đạt được: Nhiệm vụ khả thi đối với người thực hiện và họ kỳ vọng sẽ hồn thành được.
- Sự cam kết của nhà quản trị (tổ chức): Chắc chắn sẽ trao phần thưởng cho người đã hồn thành nhiệm vụ.
Theo đĩ, để tạo được động lực làm việc, nhà quản trị sẽ quan tâm đến việc: giao cho nhân viên những cơng việc phù hợp với khả năng để họ cĩ niềm tin hồn thành được cơng việc đĩ. Thu hút nhân viên bằng những loại giá trị của phần thưởng. Luơn thực hiện đúng sự cam kết về phần thưởng cho nhân viên.
Lý thuyết về sự cơng bằng
Giáo sư Stacy Adams cho rằng, cơng bằng là một động lực. Cơ sở của thuyết này dựa trên lập luận người lao động muốn được đối xử cơng bằng, họ cĩ xu hướng so sánh giữa những đĩng gĩp và phần thưởng nhận được, giữa bản thân và người khác.
Tuy nhiên, cần lưu ý người lao động thường hay đánh giá cơng lao của mình cao hơn người khác và phần thưởng mình nhận được ít hơn người khác. Do đặc điểm này, nhà quản trị phải luơn quan tâm tới nhận thức của người lao động về sự cơng bằng.
90
Một số khía cạnh nhằm ứng dụng các thuyết động viên trong quản trị
- Thiết kế và bố trí cơng việc, điều kiện và mơi trường làm việc. - Các phần thưởng, sự thú vị hĩa trong cơng việc.
- Sự tham gia của người lao động vào cơ hội trao đổi mục tiêu, những quyết định phát triển tổ chức và phát triển các nhĩm tự chọn, nhĩm chất lượng.
- Thời gian biểu linh hoạt hoặc giảm bớt thời gian làm việc trong tuần - Đài thọ việc học hành
- Đài thọ cho các kỳ nghỉ, đi du lịch theo định kỳ hàng năm - Các dịch vụ hỗ trợ gia đình (như nhà trẻ tại cơ quan).
CÂU HỎI ƠN TẬP
1. Trình bày khái niệm điều khiển và phân tích các nguyên tắc của nĩ. 2. Động viên là gì? Trình bày tĩm lược các lý thuyết động viên.
3. Trong quản trị hiện nay, tổ chức cần xây dựng những chính sách động viên gì?
4. Lãnh đạo là gì? Phân tích các nguyên tắc lãnh đạo.
5. Phân tích phong cách lãnh đạo theo trường phái mức độ tập trung quyền lực. 6. Trình bày nghiên cứu phong cách lãnh đạo dự trên hành vi lãnh đạo.
7. Theo bạn, phong cách lãnh đạo nào là tối ưu nhất của nhà quản trị? 8. Tình huống nghiên cứu 1:
Tổng Cơng ty Thành Cơng thành lập Cơng ty Thái Duy - chuyên sản xuất hàng tiêu dùng. Ơng Tín được Tổng Cơng ty Thành Cơng chỉ định làm Giám đốc cơng ty Thái Duy và Ơng Bình được chỉ định làm Phĩ Giám đốc sản xuất. Trong thời gian mới thành lập, hoạt động của nhà máy diễn ra theo đúng kế hoạch đã đề ra. Nhưng về sau, do một số khĩ khăn chủ quan và khách quan dẫn đến hoạt động của nhà máy kém hiệu quả. Từ đĩ xảy
91
ra mâu thuẫn giữa các thành viên lãnh đạo, nổi bật nhất là mâu thuẫn giữa Ơng Bình và Ơng Tín. Vì vậy, ơng Bình thường hay báo cáo trực tiếp về Tổng Cơng ty những đề xuất mang tính chiến lược của mình và phê phán giám đốc Tín khơng tơn trọng ý kiến của ơng ta.
Trong cuộc họp Ban Giám đốc thường kỳ, Ơng Tín đã chỉ trích Ơng Bình vì đã báo cáo đề xuất vượt cấp, khơng thơng qua ơng trước khi trình lên Tổng Cơng ty. Và sau đĩ ơng đã ra quyết định điều chuyển Ơng Bình xuống làm Quản đốc phân xưởng. Do bất mãn với cách hành xử của Ơng An, ơng Bình đã làm đơn xin từ chức.