1.2.5 .Chức năng quản trị tài chính
1.2.6. Chức năng quản trị sản xuất và cung ứng sản phẩm-
Bô phận chuyên trách chức năng liên quan tới quản trị sản xuất của công ty đảm bảo các chức năng theo quy định của công ty:
Tiến hành quy trình mua hàng hóa của công ty:
+ Bước 1: Quy trình mua hàng sẽ bắt đầu bằng nhu cầu mua hàng hóa, NVL phục vụ cho sản xuất- kinh doanh. Nhu cầu đó có thể bắt nguồn từ kế hoạch kinh doanh của công ty, dự báo nhu cầu sản phẩm của doanh nghiệp hoặc nhu cầu của 1 bộ phận. Từ đó, bộ phận cần mua sẽ lập đề nghị mua hàng gửi đến Phòng thu mua.
+ Bước 2: Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ vào đề nghị mua hàng để tìm kiếm các nhà cung cấp, yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng… từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất. Hoặc lấy thông tin từ các đơn hàng trước đó để yêu cầu báo giá (Đối với các nhà cung cấp đã giao dịch trước đó). + Bước 3: nhân viên sẽ lập đơn hàng mua (PO) hoặc hợp đồng mua đối với các nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua đối với nhà cung cấp để tiến hành đặt hàng. Việc lập PO trước hay Hợp đồng trước phụ thuộc vào thông lệ/tập quán của doanh nghiệp hay tính chất hợp đồng… Tiến hành chuyển cho trưởng bộ phận kiểm duyệt.
Trường hợp đơn hàng có sai sót, đơn hàng sẽ được trả lại cho Nhân viên phụ trách kiểm tra và thực hiện lại. Nếu không có vấn đề gì, trưởng bộ phận sẽ duyệt và đơn hàng được chuyển đến nhà cung cấp để đặt hàng.
+ Bước 4:khi nhà cung cấp giao hàng đến, bộ phận tiếp nhận/nhập hàng sẽ có trách nhiệm kiểm đếm và kiểm tra tình trạng hàng hóa bằng
phương pháp cảm quan. Tại đây, biên bản ghi nhận sẽ được thực hiện để ghi nhận số lượng giao hàng thực tế và tình trạng hư hỏng nếu có.
Trong trường hợp có hàng hóa hư hỏng, nhân viên mua hàng sẽ thực hiện trả lại hàng cho nhà cung cấp để trừ công nợ (hoặc hoàn lại tiền hàng).
+ Bước 5: Cuối cùng là bước thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp được thực hiện ở bộ phận kế toán,
Hình 1.6 Quy trình mua hàng- thanh toán của công ty CP TM và DV DKT Việt Nam
Sau khi hàng hóa đã được mua về, công ty sẽ tiến hành quy trình nhập kho hàng hóa theo các bước như sau:
+ Bước 1: Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhập kho. Yêu cầu nhập kho này có thể lập thành mẫu hoặc bằng lời nói, tùy theo quy định của từng doanh nghiệp
+ Bước 2: Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho ( Có những đơn vị, phiếu nhập kho được thủ kho lập, sau khi đã có sự thống nhất của kế toán kho). Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho
+ Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ kho.
+ Bước 4: Hàng được kiểm đếm và nhập kho (Những doanh nghiệp giao cho thủ kho lập phiếu nhập kho, thì hàng sẽ được kiểm đểm trước khi
viết phiếu nhập kho.)
Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định
+ Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại một liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế toán kho, một liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng
+ Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập
Hình 1.7 Sơ đồ quy trình nhập kho vật tư hàng hóa
Kiểm tra, kiểm soát nguồn hàng, đơn hàng: Trong quá trình mua hàng và nhập kho, hàng hóa hay nguyên vật liệu mua về được bộ phận kho thực hiện công tác kiểm tra chất lượng, số lượng, chủng loại, mẫu mã,… sao cho đảm bảo đủ yêu cầu đã đề ra trong hợp đồng mua bán tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Thực hiện quy trình cung ứng, luôn chuyển, vận tải hàng hóa- các sản phẩm hữu hình tới khách hàng:
+ Bước 1: Sau khi nhận được hóa đơn mua hàng/ phiếu xuất kho sản phẩm, nhân viên kho và bộ phận chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa thực hiện xuất kho sản phẩm theo yêu cầu trên phiếu.
+ Bước 2: Nhân viên kho thực hiện kiểm tra lại sản phẩm xuất kho đã đạt yêu cầu trên phiếu xuất kho hay chưa. Nếu chưa đạt, thực hiện bổ sung, thay đổi lại hàng hóa sao cho đúng yêu cầu của tờ phiếu xuất kho/ hóa đơn mua hàng.
+ Bước 3: Bộ phận chịu trách nhiệm vận chuyển giao hàng tới nơi nhận khách hàng yêu cầu.
+ Bước 4: Khách hàng kiểm tra tại nơi nhận hàng hóa trước khi nhận hàng.
+ Bước 5: Thực hiện thanh toán nếu hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ hoặc các chi phí phát sinh, chuyển giao hàng hóa cho khách hàng. Tiếp tục sản xuất hàng hóa: Những đơn hàng kỹ thuật ( bản vẽ kỹ thuật dở, chi tiết kỹ thuật gia công cơ bản,…) cần được tiếp tục chế tác, hoàn thành sẽ được chuyển tới bộ phận kỹ thuật của doanh nghiệp và do chức năng quản trị sản xuất quản lý.