7. Bố cục của luận văn
2.1.4cấu tổ chức của các khách sạn nghiên cứu
Xuất phát từ các hình thức chủ sở hữu, quy mô số lượng phòng, dịch vụ và định hướng phát triển cũng cách thức quản lý thì cơ cấu tổ chức của các khách sạn cũng tương đối khác nhau. Trong Luận văn này, không đi vào chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận mà chỉ tiếp cận ở cơ cấu tổ chức của các khách sạn và hoạt động của phòng/bộ phận nhân sự.
a. Cơ cấu tổ chức của khách sạn Sài Gòn – Đà Lạt và quy trình hoạt động của bộ phận nhân sự 1
Khách sạn Sài Gòn – à Lạt thuộc công ty CP DL Sài Gòn – à Lạt (các cổ đông chính: Tổng công ty Saigontoursit, Cty CP Du lịch Lâm ồng, Cty CP Khu công nghiệp Tân Tạo) với mô hình quản lý độc lập.
Trong suốt quá trình hoạt động của khách sạn Sài Gòn – à Lạt từ năm 2012 đến nay mô hình tổ chức nhân sự chính không có sự thay đổi. ại diện của 3 cổ đông tại khách sạn Sài Gòn – à Lạt giữ 3 vị trí khác nhau:
- Giám đốc điều hành là đại diện của Tổng công ty Saigontoursit; - Phó giám đốc điều hành và quản trị nhân sự là đại diện Cty CP Du - Kế toán trưởng là đại diện Cty CP Khu công nghiệp Tân Tạo.
1
Sơ đồ 2.1: ơ cấu tổ chức khách sạn Sài Gòn – à Lạt 2015 Hội đồng Quản trị Ban giám đốc Phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Kế toán – Tài vụ Phòng Kế hoạch-Kinh doanh Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Tiền sảnh Bộ phận Buồng Bộ phận Nhà hàng Bộ phận Bếp Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận Bảo vệ
Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính khách sạn Sài Gòn – Đà Lạt Trường hợp cơ cấu tổ chức của khách sạn Sài Gòn – à Lạt tập trung vào 03 phòng chức năng chính: Phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế toán - Tài vụ và phòng Kế hoạch - Kinh doanh. Trong đó, phòng Tổ chức – Hành chính phụ trách các vấn đề nhân sự cả khách sạn.
Phòng Tổ chức – Hành chính có qui trình làm việc độc lập và tự quyết khá cao về vấn đề nhân sự2:
- Lập kế hoạch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng; - Lập kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá
nhiên viên tất cả các bộ phận trừ các phó, trưởng bộ phận trở lên;
- ề xuất và đề bạt các vị trí phó, trưởng bộ phận, tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề nhân sự;
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong khách sạn; - ề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển….đối với nhân viên từ phó trưởng
phòng trở xuống có sự tham mưu của lãnh đạo các bộ phận;
- Giải quyết các đề xuất của các cá nhân, bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định ông ty và Pháp luật hiện hành;
- ược quyền xử lý những NV vi phạm nội quy trong khách sạn nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động;
- ược quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của khách sạn;
- Tham gia cùng các trưởng phòng Tài vụ - Kế toán, phòng Kế hoạch – Kinh doanh và Ban giám đốc xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả;
- Truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BG , Nhà nước để nhân viên toàn khách sạn am hiểu và thực hiện;
- Quản lý và xử lý hồ sơ nhân viên, xây dựng kế hoạch phát triển nhân lực bằng các đề xuất trực tiếp với Ban giám đốc;
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Tổ chức – Hành chính;
- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
Như vậy, chức năng và nhiệm vụ về quản lý nhân sự của phòng Tổ chức – Hành chính của khách sạn Sài Gòn – à Lạt khá tập trung, quyền tự quyết cao, đóng vai trò quyết định trong sự phát triển chung của khách sạn.
b. Cơ cấu tổ chức của khách sạn Sammy Đà Lạt và qui trình hoạt động của bộ phận nhân sự
Khách sạn Sammy à Lạt sau khi chuyển giao cho chủ sở hữu mới (năm 2012) nên cơ cấu quản lý đã thay đổi nhiều và mang đặc thù riêng của thành viên thuộc hệ thống ngân hàng nhà nước (Ngân Hàng ông Thương Việt Nam chi nhánh
Lâm ồng) so với trước đây. Từ 2012 đến nay, mô hình tổ chức của khách sạn Sammy à Lạt không có sự thay đổi.
Sơ đồ 2.2: ơ cấu tổ chức khách sạn Sammy à Lạt 2015
BG Ngân hàng Viettinbank Lâm ồng Giám đốc chi nhánh Khách sạn Sammy à Lạt Phó giám đốc Khách sạn Sammy à Lạt Phòng Kinh doanh Phòng HCNS Phòng Kế toán Bộ phận Tiền sảnh Bộ phận Nhà hàng Bộ phận Bếp Bộ phận Buồng Phòng Kỹ thuật Phòng Tạp vụ
Thừa ủy quyền của BG Các chức năng của phòng HCNS
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự khách sạn Sammy Đà Lạt ơ cấu nhân sự của khách sạn Sammy à Lạt được chia ra nhiều phòng chức năng khác nhau và chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc. ối với cơ cấu từng
bộ phận/phòng chức năng: Trưởng bộ phận/phòng phó bộ phận/phòng Tổ trưởng nhân viên. ây là mô hình tổ chức trực tiếp các phòng chức năng với ban giám đốc và hoạt động như cơ chế doanh nghiệp nhà nước. Vai trò của Giám đốc
khách sạn điều hành mang tính tập trung cao, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi bộ phận trong khách sạn.
ối với phòng Hành chính Nhân sự thực thi các công việc theo chức năng của phòng và sự ủy quyền của BG khách sạn Sammy à Lạt3:
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc nhân viên trong phòng; - Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên toàn khách sạn có sự tham mưu và đề xuất của các trưởng/phó bộ phận phụ trách;
- ề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển .. nhân viên theo đề xuất bộ phận; - Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận
khác dựa trên nội quy, quy định khách sạn và pháp luật hiện hành;
- ược quyền thừa lệnh Giám đốc khách sạn xử lý những NV vi phạm nội quy trong khách sạn nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động;
- ược quyền kiểm tra chất vấn các nhân viên có sự tham gia Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của khách sạn;
- Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, phân công công việc (không tham gia quá trình xây dựng cơ chế lương); - Thừa uỷ nhiệm của BG truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BG , nhà
nước để NV am hiểu và thực hiện;
- Yêu cầu mọi bộ phận trong khách sạn báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BG giao;
- Ký và ban hành những quy định, thông báo được BG uỷ quyền;
- Tạm thời đình chỉ công tác đối với NV theo ủy nhiệm của BG khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, quy định của ông ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo NV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho khách sạn v.v...
- Thừa ủy nhiệm của BG truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BG ;
- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất; Thông
qua quy trình và nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự của khách sạn Sammmy à Lạt như trên đã thể hiện vị thế, vai trò của phòng không cao, chỉ dừng lại ở việc quản lý nhân sự, chưa phát huy vai trò quản lý và định hướng phát triển nhân sự cho khách sạn.
c. Cơ cấu tổ chức của khách sạn Ngọc Lan và qui trình hoạt động của bộ phận nhân sự4
Khách sạn Ngọc Lan là một trong những công ty con của tập đoàn Thành Thành Công. Tập đoàn Thành Thành công với lĩnh vực kinh doanh chính là dịch vụ du lịch: Lưu trú, ăn uống, khu/điểm du lịch… nên tập đoàn có xây dựng ban Hỗ trợ và Phát triển, ban này có chức năng hỗ trợ cho Tổng giám đốc điều hành của tập đoàn trong chiến lược phát triển cũng như điều hành. Trong ban Hỗ trợ và Phát triển có các tiểu ban, với vấn đề nhân sự thì có tiểu ban ào tạo và phát triển. hính tiểu ban này tư vấn cho tổng giám đốc điều hành, xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo cho nhân viên tất cả các công ty thành viên từ cấp trưởng, phó bộ phận/phòng, giám đốc, phó giám đốc. Chính vì thế, bộ phận nhân sự của khách sạn Ngọc Lan chỉ thực hiện các chức năng kiểm soát, kiểm tra, quản lý vấn đề nhân sự một cách đơn giản. ác chính sách tuyển dụng, đào tạo và tạo động lực làm việc từ cấp trưởng, phó phòng trở lên chịu sự tác động nhiều của Ủy ban đào tạo và phát triển của tổng công ty.
ác vấn đề nội bộ khách sạn (nhân sự bộ phận trừ các trưởng/phó bộ phận) thì bộ phận nhân sự khách sạn quản lý trực tiếp và có các quyền quyết định riêng.
ơ cấu từng bộ phận/phòng chức năng của khách sạn dưới dạng: Trưởng bộ phận/phòng phó bộ phận/phòng Tổ trưởng nhân viên.
Sơ đồ 2.3: ơ cấu tổ chức khách sạn Ngọc Lan 2015
Tổng giám đốc Tập đoàn
Ủy ban đào tạo
và phát triển Tổng công ty Giám đốc khách sạn Ngọc Lan Phó Giám đốc khách sạn Bộ phận F & B Bộ phận TC-KT Bộ phận Tiền sảnh Bộ phận S-Marketing Bộ phận Buồng Bộ phận Nhân sự Bộ phận An ninh Bộ phận Kỹ thuật Nhà hàng Bếp Bar Tổ đón tiếp Tổ DV bổ sung Tổ giặt ủi Tổ buồng Nguồn: Bộ phận nhân sự khách sạn Ngọc Lan Bộ phận nhân sự khách sạn Ngọc Lan thực hiện các công việc sau5:
(1)Xây dựng chiến lược nhân sự hàng năm phù hợp với tầm nhìn, mục tiêu chiến lược, kế hoạch phát triển đầu tư kinh doanh của khách sạn. Sau đó đề trình lên Ủy ban ào tạo và Phát triển;
(2)ánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân sự hiện có và tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân sự định kỳ;
(3) Tham mưu các chính sách chế độ đãi ngộ đảm bảo đời sống cho BNV, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo sự gắn bó lâu dài của BNV với khách sạn;
(4)Tham mưu xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản lập quy liên quan đến công tác quản lý nhân sự;
(5)Tổ chức tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch hàng năm và theo nhu cầu phát sinh của khách sạn;
(6)Vận hành các hệ thống: mô tả công việc, tiêu chí tuyển dụng, ngân hàng câu hỏi, kênh thu hút ứng viên, hệ thống chức danh;
(7)Lập kế hoạch đào tạo hàng năm phù hợp với chiến lược đào tạo của tổng tông ty và kế hoạch chi phí hàng năm của khách sạn;
(8)Xây dựng các chương trình đào tạo và triển khai tổ chức các khóa đào tạo theo kế hoạch và theo nhu cầu thực tế phát sinh từ cấp phó trưởng bộ phận trở xuống;
(9)Quản lý công tác đào tạo toàn khách sạn và đánh giá hiệu quả công tác đào tạo định kỳ;
(10) ề xuất thực hiện đúng các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định pháp luật và quy định của khách sạn;
(11) Lập bảng thanh toán tiền lương, thù lao định kỳ theo quy định của khách sạn;
(12) Tổ chức đánh giá thi đua khen thưởng theo quy định khách sạn;
(13) Thực hiện chế độ thai sản, cưới hỏi, ma chay, sinh nhật, ốm đau…, tổ chức khám sức khỏe định kỳ, tham quan du lịch hàng năm cho BNV;
(14) Quản lý và thực hiện các thủ tục liên quan đến công tác nhân sự: tổ chức đánh giá, ký kết, tạm hoãn bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển và chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật lao động, nghỉ hưu,
nghỉ phép, nghỉ việc riêng… theo quy định pháp luật lao động và quy định của khách sạn;
(15) Quản lý, giám sát các thủ tục, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhân sự và công tác quản lý nhân sự của khách sạn.
Qua quá trình thực hiện và nhiệm vụ của phòng nhân sự như trên của khách sạn Ngọc Lan vai trò, chức năng của phòng đã thể rõ ràng, đầy đủ theo vị trí của nó.
Qua nghiên cứu mô hình cơ cấu tổ chức và qui trình, chức năng, nhiệm vụ của phòng phụ trách nhân sự của 03 khách sạn nghiên cứu trên đã cho ta thấy sự ảnh hưởng và tính quyết định từ hình thức sở hữu khách sạn khá lớn. Công tác thu hút và tạo động lực làm việc cho nhân viên không chỉ xuất phát chỉ riêng phòng nhân sự, mà xuất phát từ tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài khách sạn, trong đó cách thức tổ chức và quản lý đóng vai trò quan trọng trong định hướng phát triển nhân sự.