9. Kết cấu của Luận văn
3.2.4. Điều chỉnh chu trình (ACTION)
Thông qua các kết quả thu đƣợc để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới. Hành động điều chỉnh đƣợc thực hiện không chậm trễ nhằm loại bỏ những thiếu sót, đƣợc xác định thông qua việc đo lƣờng, phân tích giữa các kế hoạch năm và hồ sơ dữ liệu trong thực tế. Tất nhiên có yếu tố điều chỉnh trong sự xem xét của lãnh đạo vì sau khi chúng ta xem xét các yếu tố đầu vào cần thiết, chúng ta có nghĩa vụ phải phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết (cũng có thể bao gồm các hành động phòng ngừa)
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu có hành động rõ ràng nhƣ cô lập sản phẩm không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và có thể cả hành động phòng ngừa.
Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 không phải là một chu trình PDCA đơn lẻ. Đó thực chất là một loạt các chu trình PDCA. Mục 7 không chỉ đơn thuần là Thực hiện. Việc tạo sản phẩm bản thân nó là một chu trình PDCA đƣợc bắt đầu bằng việc lên kế hoạch các yêu cầu và nhu cầu thực hiện. Tiếp theo, “Thiết kế và phát triển” là Thực hiện, “Xem xét thiết kế và phát triển” là Kiểm tra, và “xoát xét lại thiết kế phát triển” là Hành động. Chu trình PDCA tƣơng tự hiện hữu trong các hoạt động nhƣ: đào tạo, hệ thống tài liệu, mua hàng, đánh giá, hành động khắc phục… Toàn bộ khái niệm về cải tiến liên tục đƣợc dựa trên chu trình PDCA.Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng là phải áp dụng những biện pháp để tránh lặp lại những sai lệch đã phát hiện, cần loại bỏ đƣợc các yếu tố nguyên
nhân đã gây nên những sai lệch. Sửa chữa và ngăn ngừa những sai lệch lặp lại đó là hai hành động khác hẳn nhau, kể cả đối với những biện pháp đem áp dụng. Khi loại bỏ những nguyên nhân gây sai lệch, cần phải đi đến cội nguồn của vấn đề và áp dụng những biện pháp ngăn ngừa chúng lặp lại.
Vòng tròn Deming trong thực tế là một công cụ hữu ích để giúp chúng ta hoạch định, thực hiện, kiểm soát công việc tốt hơn. Tuy nhiên, rất có thể khi chúng ta thực hiện xong một chu trình P-D-C-A thì khi so sánh kết quả đạt đƣợc với các mục tiêu đề ra ban đầu, chúng ta thấy mình chƣa đạt đƣợc kết quả mong muốn. Và chính những dữ liệu và kinh nghiệm rút ra từ chu trình trƣớc sẽ là những yếu tố cần thiết giúp chúng ta xây dựng chu trình P-D-C-A mới và vòng tròn đƣợc lập lại. Sau mỗi vòng tròn, kết quả công việc của chúng ta sẽ tốt hơn, đƣợc cải tiến nhiều hơn.