- Xác định mục đích giao tiếp
Chủ thể phải trả lời được câu hỏi mình tiến hành giao tiếp nhằm để làm gì (làm quen, trao đổi thông tin, thuyết phục, yêu cầu...)
- Xác định bối cảnh giao tiếp
Trả lời câu hỏi: mình giao tiếp ở đâu? Bối cảnh đó là bối cảnh giao tiếp chính thức hay bối cảnh thân tình, tự do. Việc xác định không gian và thời gian giao tiếp giúp chủ thể có thể lựa chọn một các hợp lý các hành động, lời nói hợp với chuẩn mực.
- Xác định đối tượng giao tiếp
Chủ thể phải trả lời được câu hỏi: “Mình giao tiếp với ai?”, xác định được các vai mà họ đang sắm là gì.
- Xây dựng chân dung tâm lý của đối tượng giao tiếp và bản thân.
+ Thông qua kỹ năng định hướng, chủ thể phải cố gắng xác định nhu cầu, động cơ, trạng thái tâm lý, các nét nhân cách của đối tượng giao tiếp. Chủ thể phải biết đặt vị trí của mình vào đối tượng giao tiếp để biết được mong muốn, nhu cầu, tâm trạng... của đối tượng giao tiếp.
Nhờ tri giác tinh tế và nhạy bén những biểu hiện của các trạng thái tâm lý qua ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, ngữ điệu, âm điệu của lời nói mà chủ thể có được những tiền đề tâm lý cần thiết để biết phát hiện chính xác, đầy đủ nội dung của thái độ ở đối tượng. Ngôn ngữ diễn tả tình cảm hay còn gọi là ngôn ngữ biểu cảm của con người có nội dung và hình thức biểu hiện rất phong phú. Nó thể hiện được những đặc trưng cụ thể của tính cách, trí tuệ, tình cảm, ý chí, tính chủ động hay thụ động, tính chân thành hay giả dối, sự tin tưởng hay hoài nghi của đối tượng. Những động tác diễn cảm không chỉ được biểu hiện qua sự vận động của các cơ mặt mà còn ở sự diễn biến của toàn bộ các cơ trong cơ thể.
Tri giác được những biểu hiện xúc cảm bên ngoài của đối tượng là việc làm cần thiết song điều quan trọng hơn, chủ thể phải biết dựa vào những thông tin đó để suy nghĩ và tưởng tượng mà nêu ra nhận xét, đánh giá và phán đoán đúng nội tâm của đối tượng. Điều đó có nghĩa là chủ thể phải có năng lực suy nghĩ khi dựa vào những tài liệu cảm tính do tri giác thuộc tính bên ngoài mang lại mà tìm ra được những thuộc tính bản chất của nhân cách;
Nhìn chung, sự biểu hiện của các trạng thái tâm lí của con người qua ngôn ngữ và điệu bộ là rất phức tạp vì cùng một trạng thái xúc cảm, họ lại có thể bộc lộ nội dung đó ra bên ngoài bằng ngôn ngữ và điệu bộ khác nhau. Ngược lại, khi có sự biểu hiện của chúng qua hành vi –cử chỉ – ngôn ngữ ở bên ngoài như nhau nhưng lại mang các tâm trạng khác nhau. Tuy nhiên, nhờ có những dấu hiệu chung nhất về sự biểu hiện của cảm xúc qua các hành vi mà người ta vẫn có thể phán đoán đúng nội dung tâm lý của chủ thể. Nhờ có kỹ năng này mà chủ thể biết tiến hành phác thảo được bức chân dung tâm lí đúng về đối tượng giao tiếp để thực hiện nhiệm vụ giao tiếp theo đúng theo mục đích của giao tiếp. Chỉ khi nào chủ thể biết tiến hành phác thảo được bức chân dung tâm lí đối tượng giao tiếp đúng, chính xác thì việc giao tiếp của họ mới đạt hiệu quả cao.
+ Trả lời câu hỏi: mình là ai (vai, các nét nhân cách), mình đang như thế nào (trạng thái tâm lý) ...
- Lựa chọn ngôn ngữ nói và ngôn ngữ cơ thể, khoảng cách, thái độ... phù hợp với đối tượng và bối cảnh giao tiếp.
Để có thể lựa chọn được những phương tiện giao tiếp phù hợp, chúng ta cần có sự am hiểu về bối cảnh văn hóa, phong tục, tập quán của đối tượng giao tiếp. Cần có một vốn ngôn từ phong phú cũng như khả năng sử dụng và điều tiết các ngôn ngữ cơ thể để biểu đạt cảm xúc một cách chính xác, hiệu quả.
Muốn đạt được những yêu cầu trên, chủ thể giao tiếp phải luôn rèn luyện, tiếp xúc nhiều lần với đối tượng giao tiếp để hiểu về chân dung tâm lý của họ. Phải kiên nhẫn, tăng cường học tập, đúc rút kinh nghiệm, vốn sống để có thể “đồng nhất” mình với đối tượng giao tiếp.