Một buổi thảo luận bắt đầu với việc khởi tạo không khí thoải mái, thân thiện, kết thúc bằng một kế hoạch hành động trong đó xác định trách nhiệm của mỗi thành viên trong kế hoạch hành động đó. Có nhiều biện pháp, nhiều việc phải làm khi tiến hành thảo luận. Dưới đây là một số công việc chính.
Thứ nhất: Bố trí chỗ ngồi. Một yếu tố quan trọng là các thành viên phải được nhìn thấy nhau trong quá trình thảo luận. Vì thế nên bố trí theo hình chữ U hoặc vòng tròn là tốt.
Thứ hai: Khởi động thảo luận. Bắt đầu cuộc thảo luận thường rất khó, nhất là với những người có cá tính rụt rè, ít nói hay mới gặp. Để khởi động và dẫn dắt cuộc thảo luận, có thể theo những gợi ý dưới đây.
+ Thống nhất chương trình và cách thức làm việc: Nhóm trưởng hoặc một thành viên nào đó trong nhóm nêu ra các vấn đề cần được giải quyết trong buổi họp. Sau đó, các thành viên thống nhất thứ tự giải quyết các vấn đề.
+ Người dẫn chương trình nêu các sự kiện có liên quan tới chủ đề thảo luận. Những sự kiện này có thể được trình bày bằng tài liệu trực quan (biểu đồ, phim..) hoặc tình huống. Nếu có sự đối ngược ý kiến giữa các thành viên về chủ đề thảo luận thì người dẫn chương trình cần giới thiệu các sự kiện của các bên và luôn đứng ở vị trí trung lập, không thiên vị. Sau khi nêu sự kiện, người dẫn chương trình đưa ra câu hỏi dẫn dắt vào cuộc thảo luận.
+ Tạo ra sự bất đồng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm. Thảo luận chỉ được diễn ra khi có sự khác biệt ý kiến giữa các thành viên. Vì vậy, để hấp dẫn thành viên tham gia thảo luận cần tạo ra sự khác biệt ý kiến giữa họ.
+ Tạo ra tình huống có vấn đề.
Thứ ba: Dẫn dắt thành viên tham gia thảo luận, tiến hành giải quyết vấn đề:
- Nhóm lần lượt đưa ra từng nội dung để các thành viên trong nhóm bàn bạc, đề xuất ý tưởng, phân tích, làm rõ từng nội dung thảo luận và cuối cùng đi đến thống nhất cuối cùng, ra quyết định của cả nhóm.
- Cách thức làm việc theo nhóm và tính cách kín đáo, bảo thủ, áp đặt không thể sống chung với nhau. Mọi người đều có khả năng đưa ra nhiều ý tưởng khác nhau, khi ý tưởng được trình bày, các thành viên nên chú ý lắng nghe trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý tưởng của thành viên khác. Nếu có những phản ứng riêng của cá nhân muốn phủ định ý tưởng được nêu ra thì nên ghi lại những ý kiến riêng của mình vào một tờ giấy. Sau khi thành viên đưa ra ý tưởng, tự rút ra các ưu điểm và nhược điểm của ý tưởng đó, so sánh với ý tưởng khác hoặc ý tưởng của bản thân rồi mới đưa ra ý kiến phản biện. Công việc của nhóm là quan sát, đánh giá, nhận xét các ý tưởng, để cùng phát huy, bổ sung các ưu điểm và bù lấp những khuyết điểm đang tồn tại.
-Nhóm cùng thống nhất ý tưởng và đưa ra phương án hành động. Nếu có nhiều ý tưởng và phương án có khả năng thực hiện như nhau, nhóm tiến hành lấy ý kiến bằng hình thức biểu quyết để thống nhất ý tưởng và phương án hành động. Khi các ý tưởng và phương án được thống nhất thực hiện, có thể sẽ làm nảy sinh tâm lí không phục tùng với các thành viên có ý tưởng- phuơng án bị bác bỏ. Vì vậy, mỗi thành viên hãy học cách thực hiện theo tập thể, tìm ra các nhược điểm của ý tưởng - phương án đó để tìm cách bù lấp, xóa bỏ những khuyết điểm, làm cho phương án ngày càng thể hiện ưu điểm, giảm bớt nhược điểm có như vậy hiệu quả của công việc mới được nâng lên, nhóm đó mới trở thành một nhóm mạnh.
- Các vấn đề, các công việc đòi hỏi nhiều sự sáng tạo và tư duy ưu tiên giải quyết trước
- Lập kế hoạch hành động:
Ở bước này toàn nhóm lập ra một kế hoạch sau thảo luận được các thành viên nhất trí chấp thuận. Kế hoạch này thường bao gồm: công việc gì cần làm? ai làm? làm như thế nào? kết quả mong muốn? thời gian hoàn thành trong bao lâu? cần điều kiện hỗ trợ gì?… Nếu cuộc họp mà không có kế hoạch hành động, hay nói cách khác, nếu sau cuộc họp mà các thành viên thấy không phải làm gì thì đây là cuộc họp không hiệu quả hay không nên họp.