- Bố cục của bài trình bày: phải được xây dựng hợp lý, phần nội dung phải đưa ra được các ý chính, phân tích, chứng minh, giải thích để làm rõ vấn đề mà ta muốn trình bày.
Đó là những điều mà người trình bày muốn tìm cách ấn sâu vào trí óc người nghe. Để lôi cuốn được người nghe, những ý tưởng phải được xây dựng một cách logic. Bài trình bày phải được phát triển dưới một chuỗi các luận điểm và luận cứ, một luận điểm này xuất phát từ một luận điểm khác, một ý này xuyên sang ý khác với một logic chặt chẽ. Sự chuyển tiếp từ ý này sang ý khác cần phải thực hiện một cách cẩn thận để khỏi mất sự mạch lạc của câu chuyện. Để hỗ trợ các điểm chính, ta có thể sử dụng một vài ví dụ, phương pháp hoặc kỹ thuật đặc biệt để tạo sự hiểu biết của người nghe. Các ví dụ, các phương pháp và các kỹ thuật có thể bao gồm:
+ Các số liệu thống kê: người trình bày đã có các số liệu thống kê hoặc các số liệu định hướng để hỗ trợ cho các ý kiến của người trình bày chưa? Ví dụ: Ý kiến cho rằng các nước phát triển quan tâm đến việc quảng cáo rất lớn phải được minh họa bằng những con số cụ thể: Năm 1993, Mỹ chi ra 120 tỷ USD cho quảng cáo, Pháp chi 60 tỷ France, Nhật Bản chi hết 4000 tỷ Yên. Nếu có nhiều số liệu, người trình bày cần phải có bảng biểu, có sơ đồ minh họa.
+ Các giai thoại: Chúng là những mẩu chuyện ngắn, thông thường nói về một cá nhân nào đó có ý nghĩa và hấp dẫn người nghe, mà người trình bày có thể tìm thấy từ sách báo hoặc từ thực tế của bản thân về những vấn đề, mà người trình bày đang trình bày, sẽ rất có giá trị thuyết phục. Ví dụ, khi nói về vai trò của ý chí trong việc hình thành tài năng con người, người trình bày có thể kể về Edison - “Ông ta làm việc 18 tiếng mỗi ngày, làm việc như vậy cho tới tận 50 tuổi mới tự cho mình xả láng một chút bằng cách giảm giờ làm 30 phút mỗi ngày và Edison làm việc như vậy cho tới tận 80 tuổi mới chết, để lại cho nhân loại hơn một ngàn bằng phát minh sáng chế”.
+ Các lời trích dẫn: Edward R. Murrow, một phát thanh viên kỳ cựu, đã nói: “Tôi luôn lâm vào tâm trạng căng thẳng trước khi nói. Mồ hôi ướt đẫm tay tôi sau mỗi buổi nói chuyện thành công”. Nếu đề tài nói chuyện của người trình bày về nghệ thuật nói chuyện trước công chúng, thì lời trích dẫn trên đây của ông Murrow sẽ có tác dụng
thuyết phục ý kiến cho rằng ngay cả những diễn giả chuyên nghiệp cũng không tránh khỏi tâm trạng căng thẳng trước khi diễn thuyết.
+ Các câu nói đùa, những câu chuyện khôi hài: Giúp cho bầu không khí đỡ căng thẳng trong những thời điểm nhất định. Tuy nhiên, mọi cái phải đúng liều lượng.
Những lối nói đùa có hiệu quả và hấp dẫn người nghe nhất là những câu nói đùa đem ngay bản thân người kể ra làm nhân vật chính.
+ Các hình ảnh minh họa: Các thước film, những bảng biểu, những mẫu vật,… rất hữu hiệu cho việc minh họa bài nói chuyện của bạn.
- Phong cách trình bày
+ Phong thái điềm đạm, lịch sự, bước đi mạnh mẽ, phong thái thể hiện bạn là người tự tin, đoàng hoàng; bạn không cần vội vàng nhưng cũng không nên chậm chạp, ung dung thong thả quá, đứng đúng tư thế, cân bằng tầm nhìn với khán giả, có thể đi lại khi nói chuyện, tuy nhiên nên hạn chế trong vòng bán kính khoảng 1 mét. Nếu người trình bày đi lại quá xa sẽ làm sao nhãng sự chú ý của người nghe.
Nếu đi từ ngoài bước vào thì bạn cần tiếp xúc bằng mắt với người nghe, mỉm cười với họ. Nếu người nghe nhiệt liệt vỗ tay chào đón bạn thì bạn dừng trong giây lát, mỉm cười chào họ rồi sau đó bước lên bục. Đứng trên bục, bạn cần đứng thẳng người với tư thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng xuống người nghe; ánh mắt nhẹ nhàng, tôn trọng và quan tâm.
+ Tập trung, không vội vàng. Sử dụng giọng nói âm vang, truyền cảm, có nhịp điệu rõ ràng. Người trình bày phải nói to và rõ đủ cho mọi người ở cuối phòng đều nghe. Điều này người trình bày có thể kiểm tra bằng việc nắm bắt những tín hiệu từ những người ngồi ở đó.
+ Giữ một cái nhìn sảng khoái, sinh động. Sử dụng nét mặt biểu cảm khi nói những câu có tính chất khích lệ hay khi đặt câu hỏi. Một nụ cười đúng chỗ sẽ giúp hòa đồng với mọi người nhanh. Khi trình bày, người trình bày cần cố gắng đưa mắt về phía người nghe. Để dễ dàng, nên chọn ra khoảng 6 người trong phòng để quan tâm và nói chuyện với họ. Tốt nhất nên chọn 1 người ngồi giữa hàng ghế đầu, 2 người ngồi ở hai bên ngoài của hàng ghế đầu, 1 người ngồi ở trung tâm của hội trường và 2 người ngồi ở 2 góc đằng cuối. Khi người trình bày hướng về những vị trí này, dường như toàn bộ cử tọa sẽ được ánh mắt của người trình bày quan tâm tới.
+ Kiểm soát sự căng thẳng
+ Tránh những thói quen dùng những từ vô nghĩa trong câu nói. Ví dụ: Thực tế là, hiểu không, các bạn biết không, phải không, …
4.3.3. Kết thúc
- Cần biết kết thúc bài nói chuyện đúng lúc. Khi chúng ta đã dung tới cụm từ “ cuối cùng là ...” thì có nghĩa chỉ còn vài phút nữa thôi. Nếu sau đó chúng ta lại nói “thêm một điểm nữa…”thì chắc chắn người nghe sẽ rất ức chế.
- Tóm lược bài trình bày trong một hai câu hết sức ngắn gọn nhằm thu hút sự chú ý. Theo quy luật của sự chú ý, ở những giây phút cuối cùng của buổi nói chuyện, người nghe lại một lần nữa dồn chú ý vào người trình bày, ta cần biết lợi dụng sự chú ý này để chốt lại những điểm then chốt, trọng tâm của vấn đề vừa trình bày và tùy theo tính chất mục đích của buổi nói chuyện mà đưa ra lời chúc mừng hay kêu gọi hay đề ra nhiệm vụ cho tương lai...
- Cảm ơn sự lắng nghe của thính giả.
- Trong trường hợp cần thiết, có thể dành một chút thời gian để giải đáp những ý kiến, những câu hỏi của người nghe.