- Ý tứ phải rõ ràng, làm cho người nhận hiểu được thơng tin và cĩ thể giải quyết cơng việc với thơng tin ấy.
- Thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật các nét chính của vấn đề định thảo luận, nêu vấn đề cần sự trả lời hoặc cần hàng động nhanh chĩng đáp ứng các điều yêu cầu mong đợi của mình.
- Thư phải viết đúng, chính xác các sự việc nhất là với các chi tiết như ngày và giờ hội họp, giao hàng theo đơn đặt hàng, bảng giá. Phải kiểm tra thật kỹ các điểm này trước khi phát hành.
- Thư viết phải hồn chỉnh, cĩ nghĩa là phải cĩ đầy đủ các điều kiện cần thiết. Nếu thư khơng đạt được điều này thì thường phải trả giá vì gây ra những bực dọc khơng cần thiết.
- Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia. Cho nên nĩ chỉ cĩ kết quả tốt đẹp trong bầu khơng khí tơn trọng và hiểu biết lẫn nhau. Kể cả những xung đột gay gắt cũng được thể hiện bằng lời lẽ ơn tồn, tế nhị.
Mẫu thư giao dịch trong thương mại theo tiêu chuẩn quốc tế
SUNSHINE FLAVOURS LTD.
44 Emerald Drive, Shannon Technology Park, Cork CO6 9TS, Republic of Irland
Mme Susanne Dufrais, Les Gourmets du Poitou S.A., 33, rue Mirabeau,
44000 Poitiers, France
18 January 2006 Dear Madam,
Your request for our catalogue and price list
As requested, we enclose for your attention our price list and catalogue. I should like to take this opportunity of drawing your attention to fact that all our products are manufactured from completely natural ingredients and that we do not utilize any artificial additives whatsoever.
There are 213 different items in the catalogue and our prices are reasonable and our quality is good. This is the first time that we have included Scratch’n’SniffTM
samples of our ten most popular aromas.
should you require further information, please do not hesitate to contact us. if the undersigned is unavailable, the Sale Manager’spersonal assistant will be delighted to assist you.
We look forward to receiving your esteemed order in due course. Your faithfully,
J.G.O’Reilly, Sales Manager
Telex : 449801 Telephone : 021 23 45 9 Cables : SUNSHINE, CORK
- Thư viết phải thận trọng, khơng được viết những điều mà bản thân khơng nắm được chắc chắn.
Ngồi những điểm cĩ tính nguyên tắc ở trên, khi viết thư cần lưu ý mấy điểm sau đây :
- Xác định cho được nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu các điểm cần viết theo một mối liên hệ tốt nhất.
- Viết một cách tự nhiên và viết với giọng văn phù hợp với từng hồn cảnh. - Dùng từ ngữ đơn giản, đễ hiểu, quen thuộc
- Lập đề cương nếu muốn viết thư dài.
4.8.2. Các loại thư và cấu trúc
Trước khi viết lá thư, bạn cần xác định được 3 vấn đề sau : - Viết lá thư này nhằm đạt được những yêu cầu gì ?
- Những ý chính và các ý phụ của bức thư là gì ?
- Cần phải sắp xếp ý tứ theo một cầu trúc như thế nào cho hợp lý ?
Để giải quyết 3 vấn đề trên, bạn phải luơn luơn ý thức rõ về một điều rất quan trọng là người đọc thư sẽ phản ứng như thế nào ?. Chính ý thức rõ ràng về điểm này sẽ giúp trả lời câu hỏi : nên tổ chức sắp xếp lá thư như thế nào ?
Bạn hãy thử đặt mình vào vị trí của người nhận thư. Nếu là thư liên quan đến một tin tốt lành, thì mình thấy vui; trái lại mình sẽ khĩ chịu khi nhận được một tin xấu. Suy ra, thái độ của người nhận thư sẽ tương tự. Hình dung điều này, để đảm bảo quan hệ tình người qua thư từ giao dịch, bạn sẽ cĩ cách viết thư thích hợp.