Báo cáo miệng khác với nĩi chuyện trước cơng chúng ở điểm nĩ khơng mang tính chất “cơng chúng”. Một buổi nĩi chuyện trước cơng chúng được xây dựng với mục đích thơng tin, thuyết phục và gĩp vui, cịn báo cáo bằng miệng gần giống với báo cáo bằng văn bản : một kiểu trình bày cĩ chủ ý nhằm thơng tin hoặc phân tích thơng tin.
- Phác thảo việc trình bày báo cáo
Báo cáo bằng miệng khác với việc đứng trên diễn đàn nĩi chuyện với cơng chúng ít ra cũng ở một số điểm sau đây :
1. Cả người nĩi và người nghe trong một buổi họp báo cáo thường biết nhau nhiều hơn. Bởi hình thức báo cáo này thường được tiến hành trong phạm vi nội bộ của tổ chức.
2. Do số lượng người nghe hạn chế hơn, nên việc trình bày một báo cáo bằng miệng cĩ phần thân mật hơn so với bài nĩi chuyện bình thường.
3. Trong suốt thời gian báo cáo bằng miệng các câu hỏi thường được đặt ra nhiều hơn.
4. Thời gian cho một báo cáo bằng miệng cũng thường ít hơn. Như vậy, bạn phải lập kế hoạch thật cẩn thận cho bài báo cáo của mình, để sao vẫn đảm bảo trình bày đầy đủ các ý chính.
5. Mục đích chính của một báo cáo bằng miệng khơng phải là gĩp vui, giải trí mà là thơng tin.
Các báo cáo bằng miệng cần phải giới hạn ở mức độ mơ tả, giải thích và đưa ra lý lẽ, chứ khơng nên nhấn mạnh nhiều tới kiểu tường thuật và làm xuất hiện cảm xúc. Một dàn ý tổng quát cho một báo cáo bằng miệng nên bao gồm các phần sau:
+ Trình bày phần ở đầu : bạn nên chọn cách dẫn nhập trực tiếp bằng cách giới thiệu chủ đề, mục đích và những vấn đề chính cần báo cáo. Ví dụ : “Thưa các anh, các chị. Hơm nay tơi xin được báo cáo trước các anh các chị về vấn đề triển khai chiến lược khuyến mãi sản phẩm trong dịp tết Trung thu sắp tới. . . “
+ Phần nội dung : trong phần này, bạn trình bày các ý chính với sự hỗ trợ bởi các thơng tin xác thực. Ở đây, bạn cĩ thể sử dụng các số liệu thống kê, bảng biểu, mơ hình để minh họa cho những lời mình nĩi.
+ Phần kết : bạn ra các kết luận của bản báo cáo và minh họa bằng những bằng chứng nổi bật nhất. Chẳng hạn, bạn cĩ thể kết thúc bằng cách, “Tĩm lại, theo tơi thì chúng ta cĩ thể áp dụng những biện pháp khuyến mãi như . . . ., bởi vì . . .”
- Sử dụng các cơng cụ hỗ trợ bằng hình ảnh.
Các cơng cụ hỗ trợ bằng hình ảnh được xây dựng từ rất nhiều loại minh họa khác nhau, và đây cũng là những phần hết sức quan trọng của một bản báo cáo bằng miệng, bởi chúng củng cố thêm cho thơng điệp bằng lời. Thơng qua việc sử dụng cơng cụ hỗ trợ bằng hình ảnh, một diễn giả sẽ gây được 2 ảnh hưởng tới người nghe – tai nghe và mắt thấy.
Một câu ngạn ngữ trung quốc cĩ nĩi “Kể cho tơi nghe, tơi sẽ quên. Cho tơi xem,
tơi cĩ thể nhớ. Nhưng kéo tơi vào cuộc, tơi sẽ hiểu” việc sử dụng các hình ảnh minh
họa sẽ giúp cho người nghe tham gia vào chủ đề của bài nĩi chuyện cùng với diễn giả. Hơn nữa, các biểu đồ, hình ảnh sẽ tạo cho người nghe cĩ thể giải quyết vấn đề giao tiếp với người nĩi thơng qua việc hình thành trong đầu mình trước các câu trả lời cho các câu hỏi của người nĩi.