Thư từ gay cấn là loại thư đem đến tin khơng vui, thường kèm theo lời từ chối. Viết thư gay cấn khĩ hơn viết thư vui vẻ. Cái khĩ khơng phải là ở chỗ viết sao cho rõ ý, mà ở chỗ làm sao nuơi dưỡng được tình người, nuơi dưỡng quan hệ làm ăn.
Thư từ gay cấn phải quan tâm nhất tới các lá lẽ làm rõ vì sao mình từ chối. Cho nên trước hết phải làm cho người đọc hiểu ra vì sao bị từ chối, rồi mới nĩi đến tin khơng vui. Nếu đưa ngay cái tin khơng vui lên đầu, nĩ sẽ làm người đọc dội lại, khơng thèm chý ý đến các lý lẽ kèm theo.
Xét về người viết, các chi tiết lý lẽ cũng rất quan trọng, phải viết sao cho đối tác hiểu được mình. Cho nên, phải tìm cách viết cĩ phần cường điệu các lý lẽ. Vì vậy, cách sắp xếp ý tứ trong thư kiểu này khơng thể theo kiểu suy diễn mà phải theo kiểu quy nạp, khơng đặt ý chính ở đầu, mà ở một đoạn thích hợp, sau khi nĩi lý lẽ.
¬ Thư từ chối khiếu nại
Khi do hiểu nhầm như thế nào đĩ mà một người mua hàng địi trả lại tiền đã đĩng cho người bán. Ví dụ, tiền thuế nhập khẩu, cho là tính sai, người bán buộc phải cĩ thư trả lời “khơng”.
Sắp xếp ý tứ nên theo kiểu quy nạp :
- Mở đầu bắng một câu chủ đề của bức thư, nhưng chưa đụng đến ý chính là “khơng”. Ví dụ : “Tơi thật sự vui mừng khi biết chuyến hàng ơng đặt, về các thùng điện nấu nước tắm đã đến tay ơng sớm hơn dự định 10 ngày”.
- Sau đĩ trình bày các lý lẽ, các lời giải thích hướng tới ý chính là “khơng”. - Rồi mới “khơng”, nhưng khơng được nhấn mạnh ý khơng đĩ.
- Và kết thúc bằng một câu nĩi về quan hệ làm ăn tiếp diễn mà khơng đả động gì nữa đến sự từ chối.
Cần nhớ lại một nguyên tắc viết thư từ giao dịch thương mại là nhấn mạnh các ý chính tích cực và khơng nhấn mạnh các ý chính tiêu cực.
¬ Thư từ chối một thư đặt hàng
Vì lý do nào đĩ mà doanh nghiệp khơng đáp ứng một đơn đặt hàng, ví dụ : doanh nghiệp này khơng bán lẻ, hoặc đang thay đổi một bộ phận phụ tùng để cĩ mẫu hàng tốt hơn.
Nên sắp xếp ý tứ trong thư trả lời theo kiểu quy nạp :
- Xác nhận đã nhận được thư dặt hàng, “khen” khách hàng đã chọn một mẫu mã loại tốt.
- Nhưng thơng báo cho khách hàng là doanhg nghiệp áp dụng lối bán hàng qua đại lý và nêu lý lẽ vì sao và nhất là nĩi cái tiện lợi hơn cho khách hàng khi mua qua đại lý.
- Giới thiệu địa chỉ của hàng dại lý
- Và kết thúc bằng một câu mang ý nghĩa tích cực. Ví dụ về thư từ chối đơn đăït hàng
Thưa ơng,
Chúng tơi hân hạnh nhận được thư đặt hàng của ơng đề ngày 10 tháng 03 năm 2006 để mua 5 chiếc điều hồ nhiệt độ hiệu Toshiba. Nhưng vì ơng nêu điều kiện giao hàng quá gấp nên chúng tơi rất tiếc khơng thể thỏa mãn yêu cầu này như vẫn thường làm trong những năm trước đây.
Các nhà máy sản xuất khơng đáp ứng kịp nhu cầu về loại máy nổi tiếng này. Chính chúng tơi trong tháng trước cũng đã đặt mua 20 máy, nhưng cũng được thơng báo là phải chờ theo thứ tự ưu tiên.
Tơi đề nghị ơng thử liên lạc với cửa hàng mua bán kim khí điện lạnh “IDEAL” số . .đường CMT8 quận 10. Họ thường xuyên cĩ khối lượng hàng tồn kho lớn và cĩ thể giúp ơng.