thanh toán cho khách hàng
3.1.2. Qui trình thanh toán hàng nhập khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ từ
3.1.2.1. Qui trình thực hiện TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ nhập khẩu
Hình 3.2. Quy trình TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ
(1) Nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu ký kết hợp đồng thương mại, với điều khoản thanh toán theo phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C).
(2) Nhà nhập khẩu (Applicant) căn cứ vào hợp đồng thương mại, lập đơn yêu cầu mở L/C gửi đến Ngân hàng phát hành, trong yêu cầu có thể hiện rõ người xuất khẩu là người thụ hưởng L/C (Beneficiary).
(3) Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thư tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo việc mở thư tín dụng và chuyển thư tín dụng đến người xuất khẩu
(4) Khi nhận được thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở thư tín dụng đó, khi nhận được bản gốc thư tín dụng thì chuyển ngay cho người xuất khẩu
(5) Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng, nếu không đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng cho phù hợp với hợp đồng (8) (4) (6) (7b) (2) (7a) (3) (5) (1) Issuing Bank (Ngân hàng phát hành) Advising Bank (Ngân hàng thông báo)
Applicant
(Người yêu cầu mở thư tín dụng – Nhà nhập khẩu)
Beneficiary (Người thụ hưởng –
Nhà xuất khẩu) (9)
(6) Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho ngân hàng mở thư tín dụng xin thanh toán
(7) a) Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu.
b) Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu
(8) Ngân hàng mở thư tín dụng đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu sau khi nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán
(9) Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì hoàn trả tiền lại cho ngân hàng mở thư tín dụng, nếu không thì có quyền từ chối trả tiền
3.1.2.2. Điều kiện mở L/C
Khi có nhu cầu mở L/C, khách hàng phải xuất trình hồ sơ mở L/C bao gồm đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Thư yêu cầu phát hành L/C theo mẫu
- Một bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương tự như hợp đồng (nếu có)
- Một bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu (đối với khách hàng giao dịch lần đầu)
- Văn bản cho phép nhập khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng nhập khẩu có điều kiện)
3.1.2.3. Các bước chính trong quy trình thực hiện
Hình 3.3. Các bước chính trong quy trình thực hiện Mở L/C
Mở L/C Tu chỉnh L/C
Thanh toán
Tiếp nhận hồ sơ mở L/C: Sau khi nhận đủ hồ sơ xin mở L/C của khách hàng, thanh toán viên sẽ kiểm tra số lượng và sự hợp lệ của các giấy tờ trên, ký nhận và ghi rõ ngày giờ nhận.
Thẩm định các điều kiện và điều khoản thanh toán của L/C:
-Thanh toán viên sẽ tiến hành kiểm tra nội dung thư yêu cầu phát hành L/C, nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẫn thì thanh toán viên phải hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh trước khi phát hành L/C. Thanh toán viên không tự động sửa chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thư yêu cầu phát hành L/C phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu có). Mọi sửa chữa trên thư yêu cầu phát hành L/C phải có chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền. Thanh toán viên sẽ lưu ý với khách hàng nếu phát hiện có sự khác biệt giữa nội dung thư yêu cầu phát hành L/C với các điều kiện liên quan trong hợp đồng.
-Căn cứ vào hồ sơ mở L/C, Bộ phận TTQT thẩm định các điều kiện và điều khoản của yêu cầu mở L/C, đề xuất tỷ lệ ký quỹ trên cơ sở các điều kiện sau:
Loại L/C: L/C không hủy ngang, L/C xác nhận, L/C cho phép chuyển nhượng…
Điều kiện trả tiền L/C: trả ngay, trả chậm, L/C cho phép đòi tiền bằng điện hay bằng chứng từ…
Loại hàng hóa nhập khẩu. Các vấn đề cần chú ý khác.
Sau đó, nếu khách hàng ký quỹ đủ 100% trị giá L/C (tính cả tỷ lệ vượt giá trị của L/C do dung sai, nếu có), bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ và trình Giám đốc ký duyệt.
Trong trường hợp khách hàng ký quỹ dưới 100% (thanh toán bằng vốn tự có hay thanh toán bằng vốn vay của Agribank), bộ phận TTQT chuyển hồ sơ mở L/C, tờ trình mở L/C và ý kiến đề xuất cho bộ phận Tín dụng thẩm định nguồn vốn thanh toán và trình Giám đốc phê duyệt.
Đối với L/C phát hành do bên thứ ba bảo lãnh, thanh toán viên căn cứ vào thư bảo lãnh của bên thứ ba đã được lãnh đạo đơn vị phê duyệt để phát hành L/C.
Hạch toán mở L/C:
Căn cứ vào ý kiến phê duyệt mở L/C, chi nhánh hạch toán số tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản ký quỹ, hạch toán ngoại bảng trị giá mở L/C theo quy định.
Trình tự mở L/C:
Sau khi Hồ sơ xin mở L/C được phê duyệt, chi nhánh thực hiện mở L/C theo trình tự sau:
Bước 1: Thanh toán viên đăng ký số tham chiếu L/C, vào sổ để theo dõi. Sổ theo dõi hồ sơ mở L/C phải ghi rõ những thông tin sau: Ngày mở L/C, số L/C, tên khách hàng mở L/C, trị giá L/C, loại L/C (phân theo kỳ hạn thanh toán, ngày thực tế thanh toán, nguồn vốn thanh toán, tỷ lệ ký quỹ, ghi chú khác (nếu chi nhánh thấy cần thiết).
Bước 2: Chọn Ngân hàng thông báo/Ngân hàng Thương lượng:
-Trường hợp khách hàng không chỉ định Ngân hàng Thông báo, Thanh toán viên lựa chọn ngân hàng dựa trên danh sách Ngân hàng đại lý do Sở Quản lý cung cấp.
-Trường hợp khách hàng chỉ định Ngân hàng Thông báo L/C không có quan hệ đại lý với Agribank: Tại đầu điện chi nhánh sẽ chọn Ngân hàng có quan hệ đại lý với Agribank để chuyển tiếp L/C và ghi tên Ngân hàng Thông báo vào trường 57 (Advice through). Trong trường hợp không chọn được Ngân hàng chuyển tiếp L/C, chi nhánh liên hệ với Sở Quản lý để được hướng dẫn.
-Trường hợp khách hàng chỉ định L/C không hạn chế Ngân hàng thương lượng, không cho phép đòi tiền bằng điện: Trong L/C phải quy định rõ (T.T. Reimbursement is not allowed tại trường 78) và phải yêu cầu Ngân hàng Thương lượng thông báo bằng điện có mã xác nhận đã gửi chứng từ đòi tiền và ghi rõ số biên lai gửi chứng từ.
Bước 3: Nhập dữ liệu vào máy vi tính, mở L/C:
-L/C phát hành qua SWIFT hay Telex đều nên dẫn chiếu UCP 600, ISP 98, URR 525.
-Chi nhánh hạch toán nội bảng số tiền ký quỹ, nhập ngoại bảng trị giá của L/C phát hành, thu phí có liên quan theo quy định hiện hành của Agribank.
-Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện mở L/C trình phụ trách bộ phận xem xét, trình Lãnh đạo chi nhánh ký duyệt, tính mã nội bộ và chuyển điện về Sở Quản lý.
-Trong nội dung của L/C (trường 47 hoặc 78) phải quy định rõ mức thu phí đối với mỗi lỗi của bộ chứng từ và phí lỗi sẽ trừ vào tiền hàng khi thanh toán. Trường hợp yêu cầu mở L/C quy định phí phát hành L/C do người hưởng chịu, trong nội dung của L/C phải ghi rõ phí phát hành sẽ trừ vào tiền hàng khi thanh toán.
-Giao 01 bản gốc L/C cho khách hàng, có dấu và chữ ký của lãnh đạo chi nhánh. -Vào bìa hồ sơ L/C theo mẫu qui định, lưu 01 bản điện đã chuyển đi có chữ ký của Thanh toán viên, Phụ trách Bộ phận và Giám đốc chi nhánh vào hồ sơ theo dõi.
Khi phát hành L/C xác nhận
Sau khi kiểm tra các điều kiện cần có khi phát hành L/C, thanh toán viên sẽ tiến hành kiểm tra các điều khoản phí xác nhận: nếu phí xác nhận do người mua chịu thì phải xác định rõ nguồn tiền trả phí xác nhận, Ngân hàng không cho vay để trả phí xác nhận; nếu phí xác nhận do người bán chịu thì phải ghi rõ trong L/C.
-Trường hợp Ngân hàng thông báo đồng thời là Ngân hàng xác nhận, trong L/C phải ghi “Please add your confirmation” (đối với L/C phát hành bằng Telex hoặc bằng thư) và chỉ rõ phí xác nhận do ai chịu.
-Trường hợp Ngân hàng xác nhận không phải là Ngân hàng thông báo, thanh toán viên dự thảo điện liên hệ để đề nghị một Ngân hàng đại lý có quan hệ tốt với NH NNo&PTNT đứng ra xác nhận và trình phụ trách bộ phận ký duyệt (nếu khách hàng không chỉ định Ngân hàng xác nhận), L/C phải ghi rõ tên, địa chỉ đầy đủ của Ngân hàng xác nhận.
-Trường hợp Ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, thanh toán viên thông báo và yêu cầu khách hàng chuyển tiền ký quỹ theo chỉ thị của Ngân hàng xác nhận.
Khi có yêu cầu sửa đổi L/C, khách hàng phải xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C theo mẫu kèm văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Căn cứ theo yêu cầu của khách hàng, thanh toán viên phát hành sửa đổi gửi Ngân hàng thông báo sau đó thu phí sửa đổi L/C theo biểu phí dịch vụ hiện hành của NH NNo&PTNT Việt Nam, chuyển toàn bộ hồ sơ cùng Điện/Thư sửa đổi L/C trình phụ trách bộ phận ký duyệt, giao một bản sao sửa đổi L/C cho khách hàng và vào bìa hồ sơ chi tiết nội dung sửa đổi.
Căn cứ hồ sơ yêu cầu sửa đổi L/C, bộ phận Thanh toán Quốc tế thẩm định các điều kiện và điều khoản của sửa đổi L/C trên cơ sở các điều kiện đã nêu trong yêu cầu mở L/C. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trường hợp sửa đổi L/C mở bằng vốn vay hoặc vốn tự có ký quỹ dưới 100% liên quan đến việc tăng - giảm số tiền, ngày hiệu lực, ngày giao hàng, bộ phận TTQT lập tờ trình sửa đổi và chuyển hồ sơ sửa đổi L/C cho Phòng tín dụng xem xét sau đó trình Lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt sửa đổi L/C.
Trường hợp sửa đổi L/C có ký quỹ đủ 100% liên quan đến việc tăng - giảm số tiền, ngày giao hàng, ngày hiệu lực, bộ phận TTQT lập tờ trình sửa đổi đề nghị khách hàng bổ sung tiền ký quỹ hoặc điều chỉnh giảm tiền trình Lãnh đạo phê duyệt sửa đổi L/C.
Trình tự sửa đổi L/C
Bước 1: Thanh toán viên lập điện sửa đổi L/C theo tiêu chuẩn SWIFT phù hợp, chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện sửa đổi cho Phụ trách bộ phận trình Lãnh đạo Chi nhánh ký duyệt gửi Ngân hàng thông báo L/C (là ngân hàng đã nhận điện mở L/C trước đây). Thanh toán viên giao 01 bản điện sửa đổi L/C có dấu, chữ ký của lãnh đạo Chi nhánh cho khách hàng.
Bước 2: Chi nhánh hạch toán điều chỉnh số tiền ký quỹ : nhập/xuất nội bảng số tiền ký quỹ tăng-giảm và nhập/xuất ngoại bảng số tiền tăng-giảm của L/C (nếu có), thu phí sửa đổi L/C theo quy định. Trường hợp phí sửa đổi L/C do người thụ hưởng chịu, trong nội dung sửa đổi L/C phải ghi rõ phí sửa đổi sẽ trừ vào tiền hàng khi thanh toán.
Bước 3: Chi nhánh chuyển điện, theo dõi và nhận bản điện gốc từ Sở Quản lý. Vào bìa hồ sơ, lưu hồ sơ sửa đổi L/C và điện sửa đổi đã được Lãnh đạo Chi nhánh duyệt.
Thanh toán L/C
Nhận điện đòi tiền từ Ngân hàng nước ngoài
Cá nhân được uỷ quyền nhận điện, in và giao điện cho Thanh toán viên. Trong trường hợp điện không thuộc chi nhánh xử lý thì phải thông báo ngay cho Sở Quản lý. Tất cả các điện giao dịch phải được Phụ trách bộ phận xem xét và ký trước khi giao cho thanh toán viên.
- Trường hợp điện đòi tiền phù hợp:
Bộ phận Thanh toán Quốc tế kiểm tra đối chiếu với điều kiện thanh toán, chỉ dẫn thanh toán đã được quy định trong L/C, sửa đổi L/C (nếu có).
Kiểm tra nguồn tiền để thanh toán L/C.
Thông báo ngay cho khách hàng theo mẫu quy định và gửi bộ phận Tín dụng (Trường hợp thanh toán bằng vốn vay và thanh toán bằng vốn tự có ký quỹ dưới 100%) về việc Ngân hàng nước ngoài đòi tiền để thực hiện thủ tục cho vay, hạch toán nhận nợ theo quy định hoặc liên hệ với khách hàng chuyển tiền để thanh toán L/C đúng hạn.
Chi nhánh thực hiện lập điện thanh toán theo chỉ dẫn của Ngân hàng Nước ngoài, hạch toán các bút toán có liên quan: trích ký quỹ, tiền gửi, tiền vay, xuất ngoại bảng trị giá thanh toán, thu phí, rút số dư trên bìa hồ sơ mở L/C.
Phụ trách bộ phận ký kiểm soát điện thanh toán và các chứng từ có liên quan trình Giám đốc Chi nhánh ký duyệt.
- Trường hợp điện thông báo chứng từ không phù hợp:
Chi nhánh gửi thông báo cho khách hàng kèm 01 bản sao điện Ngân hàng Nước ngoài thông báo chứng từ không phù hợp. Yêu cầu khách hàng trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của NH NNo& P TNT phải có ý kiến trả lời bằng văn bản để NH NNo&PTNT trả lời Ngân hàng Nước ngoài.
Căn cứ điện thông báo từ Ngân hàng đòi tiền và tham khảo công văn trả lời của khách hàng để thông báo ý kiến của Chi nhánh cho Ngân hàng nước ngoài về việc chấp nhận hoặc từ chối chấp nhận sai sót.
Nếu khách hàng chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán: thực hiện như trường hợp điện báo chứng từ phù hợp.
Nếu khách hàng không chấp nhận sai sót: lập điện từ chối thanh toán theo mẫu MT734, trình Phụ trách bộ phận báo cáo Giám đốc chi nhánh ký duyệt và gửi Ngân hàng Nước ngoài.
Riêng trường hợp đã được NH NNo&PTNT phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để khách hàng đi nhận hàng. Chi nhánh không thông báo với khách hàng về sai sót của bộ chứng từ mà chỉ kê lỗi để trừ phí Ngân hàng Nước ngoài khi thanh toán và lập điện chấp nhận thanh toán.
Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ đòi tiền của nước ngoài
Việc kiểm tra và thông báo chứng từ không phù hợp phải được thực hiện trong vòng 2 ngày làm việc, kể từ ngày chi nhánh nhận được bộ chứng từ (kể cả thời gian lưu chuyển chứng từ nội bộ trong Ngân hàng).
Ngày tiếp nhận chứng từ do cơ quan chuyển phát chứng từ gửi đến chi nhánh được coi là ngày nhận chứng từ. Chi nhánh có trách nhiệm đối chiếu số chuyển phát nhanh chứng từ với điện thông báo xác nhận số chuyển phát nhanh của Ngân hàng chiết khấu. Trường hợp số chuyển phát nhanh của bộ văn thư khác với số chuyển phát nhanh trên điện xác nhận của Ngân hàng Nước ngoài, Thanh toán viên lập điện thông báo cho Ngân hàng Nước ngoài để xác thực lại số chuyển phát nhanh của bộ chứng từ và vào bìa hồ sơ để theo dõi.