Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản trong chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán xuất trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những quy định cụ thể ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải…
1.4.1.2. Chức năng
- Nếu bộ chứng từ có hối phiếu, thì hóa đơn thương mại là căn cứ để kiểm tra lệnh đòi tiền của hối phiếu.
Nếu bộ chứng từ không có hối phiếu, hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi tiền người mua
- Hóa đơn thương mại là cơ sở tính thuế XNK và làm thủ tục khai báo hải quan. - Hóa đơn thương mại cung cấp chi tiết về hàng hóa giúp người mua kiểm tra
và theo dõi quá trình gia hàng của người bán. 1.4.1.3. Phân loại
- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: giao hàng nhưng hàng hóa mới là giá tạm tính, số lượng và chất lượng hàng được quyết định tại cảng đích, thanh toán từng phần hàng hóa (trường hợp hợp đồng giao hàng nhiều lần)…
- Hóa đón chính thức (Final Invoice) là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
- Hóa đơn chiếu lệ (Proformal Invoice) là hóa đơn dùng với mục đích:
Làm chứng từ khai báo hải quan và thủ tục nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu có điều kiện hoặc làm chứng từ để xin giấy phép mua ngoại tệ (nếu có)) Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm,
hội chợ
Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài
Hóa đơn chiếu lệ không được dùng để thanh toán vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền.
- Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice) là hóa đơn có sự xác nhận của phòng thương mại người bán hoặc một cơ quan có thẩm quyền của nước người mua đóng ở nước người bán theo yêu cầu của cơ chế quản lý ngoại thương của nước người mua. Khi đã có giấy xác nhận xuất xứ của cơ quan chức năng, hóa đơn này có thêm chức năng là giấy chứng nhận hàng hóa.
- Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice): Một số nước nhập khẩu yêu cầu hóa đơn thương mại phải có xác nhận của lãnh sự quán nước đó tại nước xuất khẩu. Mục đích xác nhận của lãnh sự là nhằm xác nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, thông tin về nhóm hàng phải chịu thuế nhập khẩu, chứng minh nhà xuất khẩu không bán phá giá hoặc thực hiện các quy định của cơ chế quản lý ngoại thương hoặc ngoại hối của nước nhập khẩu.
- Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice) là loại hóa đơn thương mại, trong đó giá cả được chi tiết hóa theo từng chủng loại hàng hóa căn cứ vào sự thỏa thuận quy định trong hợp đồng.
- Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice) là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của của hải quan. Hóa đơn này chủ yếu được dùng trong khâu tính thuế mà không có giá trị là một yêu cầu đòi tiền, do đó không được lưu thông.