Yếu tốtác động đến quản lý tồn kho tại công ty TNHH PhátĐạt

5. Bốcục đềtài

2.2.3. Yếu tốtác động đến quản lý tồn kho tại công ty TNHH PhátĐạt

2.2.3.1. Yếu tốkhách quan Nhu cầu thịtrường

Mục đích của tồn kho là để đảm bảo việc cungứng được diễn sẽsuôn sẻ. Do vậy, nhu cầu đápứng của thịtrường cóảnh hưởng rất lớn đến sốlượng hàng tồn kho. Cụ thể: nhu cầu thịtrường đối với mặt hàng trang trí và lắp đặt thiết bịcho nhà cửa chịu sựtác động rất lớn cùng với hàng vật liệu xây dựng, đối với ngành xây dừng có sự khác biệt rất lớn giữa nhu cầu vào mùa khô và mùa mưa, nên mức tồn kho cũng phải điều chỉnh đểphù hợp với tình hình thịtrường.

Khảnăng cungứng của các nhà cung cấp

Việc thiết lập mối quan hệvới nhiều nhà cung cấp là một việc cần thiết. Công ty TNHH Phát Đạt luôn liên tục tìm kiếm các nguồn cungứng uy tín và giữmối quan hệ thân thiết với các nhà cungứng đang làm việc cùng.

Khách hàng:

Sựhài lòng của khách hàng là yếu tốquyết định sựsống còn của mỗi công ty, nhu cầu thịhiếu của khách hàng luôn thay đối rất nhanh, lòng trung thành của khách hàng dễ dang bịlung lay trước nhiều sản phẩm, hàng hóa đa dạng. Do đó, Công ty TNHH Phát Đạt phải luôn nắm bắt, đón dầu của xu hướng mới của thịtrường đểhiểu được tâm lí của khách hàng đểgiới thiệu, quảng bá sản phẩm đúng với phân khúc khách hàng.

Môi trường hoạtđộng và Đối thủcạnh tranh

Hiện nay công ty phải đối mặt với nhiều đối thủcạnh tranh lớn như: Công ty TNHH Quang Thiện, Công ty TNHH Anh Đào ... Vì vậy, đào tạo nguồn nhân lực bán hàng giúp tiếp cận với nhiều khách hàng và sựchăm sóc khách hàng được thực hiện tốt hơn. Quan trọng hơn, công ty lựa chọn chiến lược tối thiểu hoa các loại chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Nhờ đó, Công ty có thểcắt giảm được các loại chi phí, đặc biệt là chi phí lưu kho, khi đó thì giá sản phẩm sẽthấp hơn các đối thủcạnh tranh.

2.2.3.2. Yếu tốchủquan

Hệ thống và chu kì vận chuyển của hàng tồn kho

Mặc dù về cơ sở vật chất còn hạn chế nhưng việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng luôn là mục tiêu được đặt lên hàng đầu của Công ty. Vì thế mà thời gian, chu kì và khối lượng hàng lúc nào cũng có sẵn đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Với kỹ năng thống kê, phân tích và dự đoán trên phương diện phương tiện vận chuyển và thời gian vận chuyển đã giúp cho Công ty TNHH PhátĐạt ngày càng kết nối được với nhiều khách hàng.

Quy mô kinh doanh

So với quy mô mặt bằng chung thị trường địa bàn thì Công ty TNHH PhátĐạt là một công ty lớn. Vì thế, khả năng tồn trữ hàng hóa trong kho rất lớn. Đó là một lợi thế giúp Công ty luôn có sẵn hàng hóa phục vụ cho khách sỉ, khách lẻ và các công trình lớn.

2.2.4. Một số rủi ro trong quá trình xuất nhập và bảo quản hàng tồn kho

Dựbáo sai gây ra tình trạng hụt hàng hoặc thừa hàng

Bộphận kho ngoài đặt hàng theo nhu cầu vềdựtính của nhân viên hoạch định thì cònđặt hàng theo công trình và yêu cầu của khách hàng. Tuy vậy, có những trường hợp thực tếbán được ít hơn, dẫn đến tồn kho lâu ngày, làm tăng chi phí dựtrữvàảnh hường đến chất lượng sản phẩm.

Soạn đơn hàng

Một sốvấn đềphát sinh trong việc xuất kho - nhập kho như lấy nhầm mẫu hàng, soạn sai sốlượng khách hàng yêu cầu, khiến sựvận chuyển hàng hóa nhiều lần, gây tốn thời gian và công sức, khách hàng đôi lúc không hài lòng.

Điều kiện kho bãi

Một sốmặt hàng vì muốn gọn gàng nên chất lên rất cao, gây ra sựkhó khăn khi lấy hàng và có thểbịrớt xuống gây ra tai nạn lao động.

Trìnhđộchuyên môn của nhân viên

Phần lớn mặt hàng của Công ty là men sứvà gương -đặc tính là hàng dễvỡvà va chạm nên cần sựchuyên nghiệp và cẩn trọng trong quá trình xếp dỡ, vận chuyển.

2.2.5. Những ưu điể m, hạn chế trong công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đ ạt Trách nhiệm hữu hạn Phát Đ ạt

2.2.5.1. Những ưu điểm trong công tác quản lí hàng tồn kho

Công ty TNHH Phát Đạt là một công ty hoạt động có tuổi đời lâu dài và tạo được chỗ đứng trong tâm trí của khách hàng. Vì vậy, việc thực hiện các quy trình quản lí, kiểm soát kho hàng diễn ra rất mượt mà, hạn chếtối đa các vấn đềvà chi phí phát sinh trong công ty. Từ đó, Công ty có thểhoạch định chiến lược kinh doanh hợp lý đạt được kết quảkinh doanhổn định và tăng trưởng qua từng năm.

Cùng vời sựphát triển của Công nghệThông tin, nhờcác tiện ích của nó mang lại nên việc quản lý tồn kho hầu như được thực hiện bằng máy tính. Giảm được sức người, tính toán có độchỉnh xác cao hơn, Việc kiểm tra và đánh giá sốlượng và chất lượng hàng hóa diên ra dễdàng hơn.

Việc ghi chép, nhập liệu dữliệu đầy đủtạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu sốliệu, giúp hạch toán chính xác kết quảkinh doanh. Chứng từ được lập khá đầy đủvà chi tiết cho từng nghiệp vụphát sinh.

Nguồn nhân lực dồi dài và hầu như làm việc với Công ty lâu năm giúp công việc diễn ra ít có trục trặc phát sinh.

Quản lí hàng tồn kho tại doanh nghiệp được phân cho các cá nhân, mỗi cá nhân phụ trách một việc riêng biệt và có liên quan đến nhau, thuận lợi cho việc phân công nhiệm vụ và truy cứu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.

2.2.5.2. Những hạn chếtrong công tác quản lý hàng tồn kho

Do cơ sở hạ tầng - kĩ thuật tại kho của doanh nghiệp còn nhiều hạn chế nên một số ít hàng hóa trong quá trình bốc dỡ, bảo quản bị rách vỏ bao bì, chầy xước mất vẻ thẩm mĩ của sản phẩm...

Chưa xác địnhđược lượng đặt hàng tốiưu, dẫn tới phát sinh chi phí không đáng có (lượng đặt hàng quá lớn so với mức hàng lưu kho làm trì hoãn thời gian giao hàng hoặc đơn hàng đó bị hủy do công ty không có khả năng cung ứng; lượng đặt hàng quá thấp so với mức hàng tồn kho làm sinh rủi ro biến tính, giảm chất lượng, thiếu hụt, mất mát trong quá trình bốc dỡ, bảo quản).

Công ty vẫn còn áp dụng các phương pháp thủ công để kiểm đếm số lượng thay vì sử dụng các phần mềm tiên tiến như mã vạch dẫn đến việc sai sót và tốn chi phí nhân lực.

Hàng hóa vẫn còn bị sắp xếp lẫn lộn, chưa được phân loại rõ ràng.

Một số mặt hàng bị xếp quá cao, gây cản trở cho việc lấy hàng và không an toàn khi tầng dưới của hàng hóa không vững chắc.

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊHÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÁT ĐẠT 3.1. Giải pháp khắc phục tồn tại trong công tác quản trịhàng tồn kho của Công ty

Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt

Nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác quản trịhàng tồn kho đối vối sự tồn tại và phát triển của Công ty, ban lãnhđạo doanh nghiệp đãđưa ra nhiều biện pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, cụ thể là:

Mở các khóađào tạo cán bộ nhân viên trong công ty về nghiệp vụ quản lý kho nhằm nâng cao nghiệp vụ, khả năng phản ứng nhanh với các tình huống có thể xảy ra có liên quan đến tồn kho như thiết bị phục vụ tồn kho gặp sự cố, khu vực xung quanh bị thiên tai, phát hiện người đi vào kho với mục đích không đứng đắn như làm hỏng hàng hóa hoặc bất kì thiết bị nào trong kho, trộm cắp hàng hóa, trà trộn hàng kém chất lượng vào nhằm làm giảm uy tín công ty.

Thường xuyên cử giám sát xuống kho để kiểm tra tình hình kho.

Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của nhân viên công ty nói chung và nhân viênở kho nói riêng để nâng cao sự trung thành của họ với công ty, tăng tinh thần tự giác làm việc của nhân viên trong công ty.

Ngoài ra, em xin đưa ra một số giải pháp sau khi được tham quan và tiếp xúc trực tiếp với công việc xuất kho - nhập kho:

Giải pháp 1 : Nâng cấp, bố trí, sắp xếp lại vị trí sắp xếp hàng hóa trong kho

Mục tiêu

Dễ dàng kiểm soát việc vận chuyển và kiểm tra hàng tồn.

Việc bổ sung, đóng gói và chuỗi cung ứng đểu có thểtốiưu hóa để tiết kiệm thời gian, dễ dàng áp dụng nguyên tác FIFO hoặc LIFO đối với từng mặt hàng.

Căn cứ

Công ty hiện đã có kho riêngđặt cách trụ sở chính, với diện tích kho khoảng 4000m2, hàng tồn kho giải quyết được vấn đề nơi chứa nhưng hàng hóa vẫn còn xếp

không phân theo khu vực rõ ràng, gây khó khăn cho việc quản lý hàng tồn, xuất kho - nhập kho.

Đa phần, các mặt hàng mà công ty đang cung cấp được đặt tại kho là những hàng khó bị biến đổi về mặt chất, tuy nhiên do tính chất là xie làm bằng sứ nên dễ bị chợt vẹt và nếu nhân viên quá bất cẩn có thể gây ra sự bể vỡ hàng hóa. Các phương tiện vận chuyển chủ yếu còn bằng sức người nên không thể đảm bảo 100% hàng hóa sẽ còn nguyên chất lượng khi đưa tới tay người tiêu dùng.

Nội dung

Lắp đặt thêm hệ thống ánh sáng, đèn điện (nên sử dụng hệ thống đèn LED)ở trên các giá đựng hàng hóa loại nhỏ, lẻ, dễ lạc như keo chà non, mócống, ốc ít... hoặc những nơi ánh sáng không đến được. Công ty nên tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên để tiết kiệm chi phí cho nhà kho.

Nhận xét và đánh giá hiệu quả của giải pháp

Chuyển đổi vị trí kho hàng sẽ giúp cho việc kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn, nhìn vào sơ đồ phác thảo ra sẽ thấy cụ thể các bộ phận mặt hàng được phân chia rõ ràng, hầu như tất cả nhân viên có trách nhiệm kho sẽ dễdàng nắm bắt và thực hiện.

Hàng hóa được sắp xếp gọn gàng, có trật tự thì giúp kho có khoảng cách vận chuyển, di chuyển hàng trong kho dễ dàng, tránh tình trạng va chạm, đổ vỡ.

Ngoài ra, giải pháp này có thể giúp xử lý khối lượng hàng hóa còn tồn đọng lâu ngày, bị hư hỏng.

Mục tiêu

Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp tốiưu được sử dụng ở các trung tâm phân phối, giúp nắm rõ nguồn tồn kho, tuổi đời hàng hóa, đápứng nhanh chóng yêu cầu đặt hàng.

Nội dung

Hệthống kiểm soát tồn kho được sửdụng trong nhiềuứng dụng, nhưng tất cả đều xoay quanh theo dõi giao hàng cho khách hàng. Kiểm soát hàng tồn kho là rất quan trọng trong các cửa hàng bán lẻ, đặc biệt với lượng hàng hoá lớn hoặc nhiều hạng mục hàng hóa đểbán. Kiểm soát hàng tồn kho cũng được sửdụng trong khođểtheo dõi cácđơn đặt hàng và giao hàng, và cho chếbiến tự động. Có thểsửdụng trong các ứng dụng quan trọng khác như sản xuất, vận chuyển và tiếp nhận.

Thế mạnh của của giải pháp

−Giảm chi phí hoạt động quản lý, giảm sự hao hụt, mất mát.

−Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp hàng, tăng khả năng của hoạt nghiệp vụ quản lý.

Giải pháp 3: Nâng cao kiến thức của nhân viên về nghiệp vụ quản lý kho Mục tiêu

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Bộ phận có trách nhiệm cần phải cập nhật những ứng dụng hiện đại phù hợp với thời thế. Từ đó, nâng cao trìnhđộ điều hành, quản lý của đội ngũ nhân viên nói chung và đội ngũ nhân viên kho nói riêng.

Nội dung

Tăng cường các lớp học kỹ năng vềquản lý kho, lựa chọn nhân tài cho Công ty và tăng cường phát huy những đức tính tốt: cẩn thận, trung thực, chăm chỉ.

3.2. Giải pháp 4: Áp dụng các mô hình tồn kho đểtính lượng đặt hàng tối ưu củaCông ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt năm 2015-2017 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt năm 2015-2017

Khi áp dụng các mô hình này, nhà quản trị chấp nhận một số giả thiết:

Nhu cầu trong một năm làổn định, có thể dự đoán trước

Thời gian chở hàng không thay đổi, phải được xác định trước

Để xác định chính xác lượng đặt hàng tốiưu, ta đưa các số liệu liên quan đến 1 sản phẩm được chọn trong tất cả các sản phẩm mà Công ty phân phối. Các thông số về sản phẩm được trình bày qua bảng sau:

Bảng 3.1. Thông tin sản phẩm Chậu rửa 1 lỗCasablanca

(Nguồn: Phòng Kế Toán)

Tên sản phẩm Chậu rửa 1 lỗ Casablanca

Đơn vị tính Bộ

Nơi sản xuất hãng American Standard

Dòng sản phẩm chậu rửa lavabo treo tường

Năm khảo sát 2015 2016 2017

Nhu cầu về sản phẩm (D) 2700 2900 bộ5000 bộ

Chi phí đặt 1 đơn hàng (P) 1,95 triệu 2,03 triệu 2,15 triệu

Chi phí tồn trữ1 đơn vị hàng trong kho (C) 30% 29% 27%

Giá trị trung bình của 1 đơn vị hàng

trong kho (V) 0,23 triệu/bộ0,26 triệu/bộ triệu/bộ0,25 Chi phí lưu kho của 1 đơn vị dự trữ (H) 0,069 triệu/bộ 0,0754

triệu/bộ triệu/bộ0,0675

Số ngày làm việc trong năm 340 ngày 340 ngày 340 ngày Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận

hàng (L) 12 ngày 12 ngày 10 ngày

∗

∗

∗

3.2.1. Áp dụng mô hình EOQ tính lượng đặt hàng tối ưu

 Giả thiết bổsung áp dụng cho mô hình EOQ:

− Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện

− Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng  Từ số liệu bảng 3.1, ta rút ra lượng đặt hàng tốiưu của 3 năm 2015, 2016, 2017

lần lượt là:

= = 390,7≈391 (bộ) = = 395,2≈396 (bộ)

= = 564,4≈564 (bộ)

 Suy ra tổng chi phí quản lý tồn kho tối thiểu của sản phẩm Chậu rửa 1 lỗ Casablanca trong 3 năm lần lượt là:

= = 13,48 (triệu đồng)

= = 14,9 (triệu đồng)

= = 19,05 (triệu đồng)

 Trong điều kiện thực tế, thời điểm đặt hàng lại của 3 năm được xác định khi lượng tồn kho của sản phẩm lần lượt là:

= (2700/340) 7 = 55,59≈56 (bộ)

= (2900/340) 8 = 68,24≈68 (bộ)

= (5000/340) 10 = 147,06≈148 (bộ)

 Thay các giá trị vào công thực trên, ta tính được thời gian từ khi nhận hàng đến khi hết hàng của 3 năm lần lượt

là:

= 7 390,7/55,59 = 49,2≈50 (ngày)

= 8 395,2/68,24 = 46,33≈46 (ngày)

∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗

 Như vậy, thời điểm công ty nên đặt hàng mới tính từ khi nhậpđủ hàng về kho của 3 năm được xác định là:

= 50−7 = 43 (ngày) = 46− 8 = 38 (ngày) = 39−10 = 29 (ngày)

3.2.2. Áp dụng mô hình BOQ tính lượng đặt hàng tối ưu

 Giả thiết bổ sung áp dụng cho mô hình EOQ:

− Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện

− Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng

Bảng 3.2 Chi phí cho 1 đơn hàng

Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017

Chi phí cho 1 đơn hàng để cungứng hằng năm (B) 0,059 triệu đồng 0,066 triệu đồng 0,063 triệu đồng (Nguồn: Phòng Kế toán)

 Từ số liệu bảng 3.1, và bảng trên, ta tính được lượng hàng tốiưu của 3 năm 2015, 2016, 2017 lần lượt là:

= = 575,4≈575 (bộ)

= = 578,4≈578 (bộ)

= = 812,3≈812 (bộ)

 Trong mô hình dự trữ thiếu BOQ, lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định mỗi lần đặt hàng của 3 năm được xác định là:

= = 265,2≈265 (bộ)

= = 269,98≈270 (bộ)

= = 392,1≈392 (bộ)

 Suy ra, lượng hàng thiếu hụt có chủ định trong mỗi lần đặt hàng của công ty là: ( ∗ − ∗) 5−265 = 310 (bộ)

( ∗ − ∗) 8−270 = 308 (bộ) = 57

( ∗ − ∗) 2−392 = 420 (bộ)

Tổng chi phí tồn kho của 3 năm là:

= + = 25,9 (triệu)

= + = 29,1 (triệu)

= + = 31,98 (triệu)

Mặt khác, do nhu cầu về sản phẩm trong một năm làổnđịnh nên từ tổng nhu cầu về sản phẩm là lượng đặt hàng tốiưu, ta được:

Bảng 3.3 Chỉtiêu cần thiết để đặt hàng

Chỉ tiêu Thời gian

Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017

Số lần đặt hàng 1 năm 4,7 lần 5,0 lần 6,2 lần

Chu kìđặt hàng 72 ngày 68 ngày 55 ngày

Thay sốvào công thức, ta tính được thời gian tiêu thụ hết lượng hàng dự trữ thiếu công ty nhập từ kho của nơi cungứng các năm là:

= 265,2 /575,4 72 = 33,18 33 (ngày)

= 269,98/578,4 68 = 31,74 32 (ngày)

= 392,13/812,3 55 = 26,55 27 (ngày)

Suy ra thời điểm cần lập lệnh nhập hàng dự trữ thiêu từ kho của nơi cungứng về Công ty của 3 năm là:

Năm 2015: 72 33 12 = 27 (ngày) Năm 2016: 68 32 12 = 24 (ngày) Năm 2017: 55 27 10 = 18 (ngày)

3.2.3. Nhận xét

 Từ các mô hình EOQ, BOQ ta đều tính được lượng đặt hàng tốiưu và