5. Bốcục đềtài
2.2.5. Nhữngưu điểm, hạn chếtrong công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty Trách
2.2.5.1. Những ưu điểm trong công tác quản lí hàng tồn kho
Công ty TNHH Phát Đạt là một công ty hoạt động có tuổi đời lâu dài và tạo được chỗ đứng trong tâm trí của khách hàng. Vì vậy, việc thực hiện các quy trình quản lí, kiểm soát kho hàng diễn ra rất mượt mà, hạn chếtối đa các vấn đềvà chi phí phát sinh trong công ty. Từ đó, Công ty có thểhoạch định chiến lược kinh doanh hợp lý đạt được kết quảkinh doanhổn định và tăng trưởng qua từng năm.
Cùng vời sựphát triển của Công nghệThông tin, nhờcác tiện ích của nó mang lại nên việc quản lý tồn kho hầu như được thực hiện bằng máy tính. Giảm được sức người, tính toán có độchỉnh xác cao hơn, Việc kiểm tra và đánh giá sốlượng và chất lượng hàng hóa diên ra dễdàng hơn.
Việc ghi chép, nhập liệu dữliệu đầy đủtạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu sốliệu, giúp hạch toán chính xác kết quảkinh doanh. Chứng từ được lập khá đầy đủvà chi tiết cho từng nghiệp vụphát sinh.
Nguồn nhân lực dồi dài và hầu như làm việc với Công ty lâu năm giúp công việc diễn ra ít có trục trặc phát sinh.
Quản lí hàng tồn kho tại doanh nghiệp được phân cho các cá nhân, mỗi cá nhân phụ trách một việc riêng biệt và có liên quan đến nhau, thuận lợi cho việc phân công nhiệm vụ và truy cứu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
2.2.5.2. Những hạn chếtrong công tác quản lý hàng tồn kho
Do cơ sở hạ tầng - kĩ thuật tại kho của doanh nghiệp còn nhiều hạn chế nên một số ít hàng hóa trong quá trình bốc dỡ, bảo quản bị rách vỏ bao bì, chầy xước mất vẻ thẩm mĩ của sản phẩm...
Chưa xác địnhđược lượng đặt hàng tốiưu, dẫn tới phát sinh chi phí không đáng có (lượng đặt hàng quá lớn so với mức hàng lưu kho làm trì hoãn thời gian giao hàng hoặc đơn hàng đó bị hủy do công ty không có khả năng cung ứng; lượng đặt hàng quá thấp so với mức hàng tồn kho làm sinh rủi ro biến tính, giảm chất lượng, thiếu hụt, mất mát trong quá trình bốc dỡ, bảo quản).
Công ty vẫn còn áp dụng các phương pháp thủ công để kiểm đếm số lượng thay vì sử dụng các phần mềm tiên tiến như mã vạch dẫn đến việc sai sót và tốn chi phí nhân lực.
Hàng hóa vẫn còn bị sắp xếp lẫn lộn, chưa được phân loại rõ ràng.
Một số mặt hàng bị xếp quá cao, gây cản trở cho việc lấy hàng và không an toàn khi tầng dưới của hàng hóa không vững chắc.
CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊHÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÁT ĐẠT 3.1. Giải pháp khắc phục tồn tại trong công tác quản trịhàng tồn kho của Công ty
Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt
Nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác quản trịhàng tồn kho đối vối sự tồn tại và phát triển của Công ty, ban lãnhđạo doanh nghiệp đãđưa ra nhiều biện pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, cụ thể là:
Mở các khóađào tạo cán bộ nhân viên trong công ty về nghiệp vụ quản lý kho nhằm nâng cao nghiệp vụ, khả năng phản ứng nhanh với các tình huống có thể xảy ra có liên quan đến tồn kho như thiết bị phục vụ tồn kho gặp sự cố, khu vực xung quanh bị thiên tai, phát hiện người đi vào kho với mục đích không đứng đắn như làm hỏng hàng hóa hoặc bất kì thiết bị nào trong kho, trộm cắp hàng hóa, trà trộn hàng kém chất lượng vào nhằm làm giảm uy tín công ty.
Thường xuyên cử giám sát xuống kho để kiểm tra tình hình kho.
Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của nhân viên công ty nói chung và nhân viênở kho nói riêng để nâng cao sự trung thành của họ với công ty, tăng tinh thần tự giác làm việc của nhân viên trong công ty.
Ngoài ra, em xin đưa ra một số giải pháp sau khi được tham quan và tiếp xúc trực tiếp với công việc xuất kho - nhập kho:
Giải pháp 1 : Nâng cấp, bố trí, sắp xếp lại vị trí sắp xếp hàng hóa trong kho
Mục tiêu
Dễ dàng kiểm soát việc vận chuyển và kiểm tra hàng tồn.
Việc bổ sung, đóng gói và chuỗi cung ứng đểu có thểtốiưu hóa để tiết kiệm thời gian, dễ dàng áp dụng nguyên tác FIFO hoặc LIFO đối với từng mặt hàng.
Căn cứ
Công ty hiện đã có kho riêngđặt cách trụ sở chính, với diện tích kho khoảng 4000m2, hàng tồn kho giải quyết được vấn đề nơi chứa nhưng hàng hóa vẫn còn xếp
không phân theo khu vực rõ ràng, gây khó khăn cho việc quản lý hàng tồn, xuất kho - nhập kho.
Đa phần, các mặt hàng mà công ty đang cung cấp được đặt tại kho là những hàng khó bị biến đổi về mặt chất, tuy nhiên do tính chất là xie làm bằng sứ nên dễ bị chợt vẹt và nếu nhân viên quá bất cẩn có thể gây ra sự bể vỡ hàng hóa. Các phương tiện vận chuyển chủ yếu còn bằng sức người nên không thể đảm bảo 100% hàng hóa sẽ còn nguyên chất lượng khi đưa tới tay người tiêu dùng.
Nội dung
Lắp đặt thêm hệ thống ánh sáng, đèn điện (nên sử dụng hệ thống đèn LED)ở trên các giá đựng hàng hóa loại nhỏ, lẻ, dễ lạc như keo chà non, mócống, ốc ít... hoặc những nơi ánh sáng không đến được. Công ty nên tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên để tiết kiệm chi phí cho nhà kho.
Nhận xét và đánh giá hiệu quả của giải pháp
Chuyển đổi vị trí kho hàng sẽ giúp cho việc kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn, nhìn vào sơ đồ phác thảo ra sẽ thấy cụ thể các bộ phận mặt hàng được phân chia rõ ràng, hầu như tất cả nhân viên có trách nhiệm kho sẽ dễdàng nắm bắt và thực hiện.
Hàng hóa được sắp xếp gọn gàng, có trật tự thì giúp kho có khoảng cách vận chuyển, di chuyển hàng trong kho dễ dàng, tránh tình trạng va chạm, đổ vỡ.
Ngoài ra, giải pháp này có thể giúp xử lý khối lượng hàng hóa còn tồn đọng lâu ngày, bị hư hỏng.
Mục tiêu
Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp tốiưu được sử dụng ở các trung tâm phân phối, giúp nắm rõ nguồn tồn kho, tuổi đời hàng hóa, đápứng nhanh chóng yêu cầu đặt hàng.
Nội dung
Hệthống kiểm soát tồn kho được sửdụng trong nhiềuứng dụng, nhưng tất cả đều xoay quanh theo dõi giao hàng cho khách hàng. Kiểm soát hàng tồn kho là rất quan trọng trong các cửa hàng bán lẻ, đặc biệt với lượng hàng hoá lớn hoặc nhiều hạng mục hàng hóa đểbán. Kiểm soát hàng tồn kho cũng được sửdụng trong khođểtheo dõi cácđơn đặt hàng và giao hàng, và cho chếbiến tự động. Có thểsửdụng trong các ứng dụng quan trọng khác như sản xuất, vận chuyển và tiếp nhận.
Thế mạnh của của giải pháp
−Giảm chi phí hoạt động quản lý, giảm sự hao hụt, mất mát.
−Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp hàng, tăng khả năng của hoạt nghiệp vụ quản lý.
Giải pháp 3: Nâng cao kiến thức của nhân viên về nghiệp vụ quản lý kho Mục tiêu
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Bộ phận có trách nhiệm cần phải cập nhật những ứng dụng hiện đại phù hợp với thời thế. Từ đó, nâng cao trìnhđộ điều hành, quản lý của đội ngũ nhân viên nói chung và đội ngũ nhân viên kho nói riêng.
Nội dung
Tăng cường các lớp học kỹ năng vềquản lý kho, lựa chọn nhân tài cho Công ty và tăng cường phát huy những đức tính tốt: cẩn thận, trung thực, chăm chỉ.
3.2. Giải pháp 4: Áp dụng các mô hình tồn kho đểtính lượng đặt hàng tối ưu củaCông ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt năm 2015-2017 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt năm 2015-2017
Khi áp dụng các mô hình này, nhà quản trị chấp nhận một số giả thiết:
Nhu cầu trong một năm làổn định, có thể dự đoán trước
Thời gian chở hàng không thay đổi, phải được xác định trước
Để xác định chính xác lượng đặt hàng tốiưu, ta đưa các số liệu liên quan đến 1 sản phẩm được chọn trong tất cả các sản phẩm mà Công ty phân phối. Các thông số về sản phẩm được trình bày qua bảng sau:
Bảng 3.1. Thông tin sản phẩm Chậu rửa 1 lỗCasablanca
(Nguồn: Phòng Kế Toán)
Tên sản phẩm Chậu rửa 1 lỗ Casablanca
Đơn vị tính Bộ
Nơi sản xuất hãng American Standard
Dòng sản phẩm chậu rửa lavabo treo tường
Năm khảo sát 2015 2016 2017
Nhu cầu về sản phẩm (D) 2700 2900 bộ5000 bộ
Chi phí đặt 1 đơn hàng (P) 1,95 triệu 2,03 triệu 2,15 triệu
Chi phí tồn trữ1 đơn vị hàng trong kho (C) 30% 29% 27%
Giá trị trung bình của 1 đơn vị hàng
trong kho (V) 0,23 triệu/bộ0,26 triệu/bộ triệu/bộ0,25 Chi phí lưu kho của 1 đơn vị dự trữ (H) 0,069 triệu/bộ 0,0754
triệu/bộ triệu/bộ0,0675
Số ngày làm việc trong năm 340 ngày 340 ngày 340 ngày Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận
hàng (L) 12 ngày 12 ngày 10 ngày
∗
∗
∗
3.2.1. Áp dụng mô hình EOQ tính lượng đặt hàng tối ưu
Giả thiết bổsung áp dụng cho mô hình EOQ:
− Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện
− Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng Từ số liệu bảng 3.1, ta rút ra lượng đặt hàng tốiưu của 3 năm 2015, 2016, 2017
lần lượt là:
= = 390,7≈391 (bộ) = = 395,2≈396 (bộ)
= = 564,4≈564 (bộ)
Suy ra tổng chi phí quản lý tồn kho tối thiểu của sản phẩm Chậu rửa 1 lỗ Casablanca trong 3 năm lần lượt là:
= = 13,48 (triệu đồng)
= = 14,9 (triệu đồng)
= = 19,05 (triệu đồng)
Trong điều kiện thực tế, thời điểm đặt hàng lại của 3 năm được xác định khi lượng tồn kho của sản phẩm lần lượt là:
= (2700/340) 7 = 55,59≈56 (bộ)
= (2900/340) 8 = 68,24≈68 (bộ)
= (5000/340) 10 = 147,06≈148 (bộ)
Thay các giá trị vào công thực trên, ta tính được thời gian từ khi nhận hàng đến khi hết hàng của 3 năm lần lượt
là:
= 7 390,7/55,59 = 49,2≈50 (ngày)
= 8 395,2/68,24 = 46,33≈46 (ngày)
∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗
Như vậy, thời điểm công ty nên đặt hàng mới tính từ khi nhậpđủ hàng về kho của 3 năm được xác định là:
= 50−7 = 43 (ngày) = 46− 8 = 38 (ngày) = 39−10 = 29 (ngày)
3.2.2. Áp dụng mô hình BOQ tính lượng đặt hàng tối ưu
Giả thiết bổ sung áp dụng cho mô hình EOQ:
− Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện
− Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng
Bảng 3.2 Chi phí cho 1 đơn hàng
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Chi phí cho 1 đơn hàng để cungứng hằng năm (B) 0,059 triệu đồng 0,066 triệu đồng 0,063 triệu đồng (Nguồn: Phòng Kế toán)
Từ số liệu bảng 3.1, và bảng trên, ta tính được lượng hàng tốiưu của 3 năm 2015, 2016, 2017 lần lượt là:
= = 575,4≈575 (bộ)
= = 578,4≈578 (bộ)
= = 812,3≈812 (bộ)
Trong mô hình dự trữ thiếu BOQ, lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định mỗi lần đặt hàng của 3 năm được xác định là:
= = 265,2≈265 (bộ)
= = 269,98≈270 (bộ)
= = 392,1≈392 (bộ)
Suy ra, lượng hàng thiếu hụt có chủ định trong mỗi lần đặt hàng của công ty là: ( ∗ − ∗) 5−265 = 310 (bộ)
( ∗ − ∗) 8−270 = 308 (bộ) = 57
( ∗ − ∗) 2−392 = 420 (bộ)
Tổng chi phí tồn kho của 3 năm là:
= + = 25,9 (triệu)
= + = 29,1 (triệu)
= + = 31,98 (triệu)
Mặt khác, do nhu cầu về sản phẩm trong một năm làổnđịnh nên từ tổng nhu cầu về sản phẩm là lượng đặt hàng tốiưu, ta được:
Bảng 3.3 Chỉtiêu cần thiết để đặt hàng
Chỉ tiêu Thời gian
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Số lần đặt hàng 1 năm 4,7 lần 5,0 lần 6,2 lần
Chu kìđặt hàng 72 ngày 68 ngày 55 ngày
Thay sốvào công thức, ta tính được thời gian tiêu thụ hết lượng hàng dự trữ thiếu công ty nhập từ kho của nơi cungứng các năm là:
= 265,2 /575,4 72 = 33,18 33 (ngày)
= 269,98/578,4 68 = 31,74 32 (ngày)
= 392,13/812,3 55 = 26,55 27 (ngày)
Suy ra thời điểm cần lập lệnh nhập hàng dự trữ thiêu từ kho của nơi cungứng về Công ty của 3 năm là:
Năm 2015: 72 33 12 = 27 (ngày) Năm 2016: 68 32 12 = 24 (ngày) Năm 2017: 55 27 10 = 18 (ngày)
3.2.3. Nhận xét
Từ các mô hình EOQ, BOQ ta đều tính được lượng đặt hàng tốiưu và
tổng chi phí tồn kho tốiưu mỗi năm. Tuy nhiên, các mô hình nàyđều chưa được áp dụng và công ty một cách triệt để và hiệu quả. do đó có thể thấy lượng đặt hàng và tổng chi phí tồn kho vẫn chưa đạt tới giá trị tốt nhất.
Ưu điểm chung của các mô hình tồn kho này là dễ xác định lượng đặt hàng tối
ưu, từ đó tính ra tổn chi phí nhỏ nhất phải bỏ ra cho hoạt động quản lí tồn kho, giúp
công ty có thể hoạt động ổn định, không bị gián đoạn kinh doanh.Ở mô hình EOQ và BOQ còn tínhđược thời điểm đặt hàng lại, đảm bảo cho hàng mới nhập về đúng lúc lượng hàng tồn kho của sản phẩm vừa được tiêu thụ hết.
Tuy nhiên, các mô hình kinh tế EOQ, BOQ cũng còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Thứ nhất, các mô hình nàyđược áp dụng dựa trên một số điều kiện giả định khó có thể xác định, hoặc không mang tính ổn định trong khoảng thời gian xét đến,... Thứ hai, các thông số dùng để tính lượng đặt hàng tốiưu, điểm đặt hàng chỉ mang tính tương đối, do đó, các giá trị tính được cũng không có tính chính xác tuyệt đối, có thể dùng kham khảo nhưng phải cân nhắc, áp dụng với các điều kiện thực tế khác.
Dưới đây là bảng tổng hợp lượng đặt hàng tốiưu, tổng chi phí tốiưu được xác định từ các mô hình tồn kho:
Bảng 3.4 Tổng hợp lượng đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tối ưu được xác định từcác mô hình tồn kho
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
EOQ BOQ EOQ BOQ EOQ BOQ
Q* 391 575 396 578 564 812
TC* 13,48 25,9 14,9 29,1 19,05 31,98
Từ số liệu tổng kết, ta thấy thực tế, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt chưa xác định được lượng đặt hàng tốiưu mỗi năm mà chỉ nhập mua theo nhu cầu ngắn hạn của thị trường, dẫn tới tổng chi phí lưu kho chưa được tối thiểu hóa nhất có thể.
Nhìn chung, do mỗi mô hình tồn kho đều có cácưu điểm và hạn chế riêng, nếu có thể, công ty nên xem xét cả 3 mô hìnhđề đưa ra đáp số khách quan nhất về lượng đặt hàng tốiưu.
Mởrộng phạm vi nghiên cứu vềcông tác quản trịhàng tồn kho và xác định kết quả kinh doanh của các công ty khác cùng ngành đểcó cái nhìn tổng thể, có thểso sánh, đối chiếu phương pháp quản lý giữa các công ty có gì giống và khác nhau, xem xét sựlinh hoạt của công tác quản lý của các công ty đểlàm giàu kinh nghiệm cho bản thân.
Ngoài ra, thời gian nghiên cứu không chỉdừng lạiởba năm mà sẽtiến hành nghiên cứu nhiều năm hơn đểtừ đó thấy được những thay đổi và biến động của các chỉ tiêu, nhằm phản ánh chính xác và đầy đủhơn công tác kếtoán doanh thu và xác định kết quảkinh doanh.
PHẦN III KẾT LUẬN
Số lượng hàng tồn kho càng lớn thì rủi ro phát sinh cang cao. Hàng hóa xuất ra thị trườngđúng lúc với số lượng vừa đủ là mục tiêu mà hầu hết các doanh nghiệp nhắm tới, trong đó có Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Phát Đạt.
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt được coi là một công ty đi đầu trong việc phân phối sản phẩm liên quan đến điện nước gia dụng tại Huế nói riêng và Bắc Miền Trung nói chung. Công ty đã phát hiện và mở ra “đại dương xanh” cho sản phẩm dóng nước gia dụng có tác dụng phục vụ nâng cao đời sống cho người dân. Đứng trước cách thasch thức về cạnh trạnh trong kinh doanh, Công ty chỉ có 2 lựa chọn: chấp nhận mất một lượng lớn thị phần hoặc cải tiến dây chuyền công nghệ, tốiưu hóa các hoạt động quản lí doanh nghiệp để tối thiểu hóa chi phí phát sinh, nhằm đưa ra một mức giá mang tính cạnh tranh cao. Đây chính là yêu cầu cấp thiết khiến các cửa hàng bán lẻ nói chung cũng như Công ty trách nhiệm Hữu hạn Phát Đạt nói riêng cần chú trọng đến hoạt động quản lí tồn kho của mình.
Qua quá trình tìm hiểu cùng với vốn kiến thức của bản thân đãđược học tại