III. Lưu chuyển tiền từ hoạtđộng tài chính 3 Tiền vay ngăn hạn, dài hạn nhận được
5)6 Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu
3.3.8. Các giải pháp khác
3.3.8.1. Hoàn thiện quy trình quản lý tài chính Thứ nhất, hoàn thiện lập kế hoạch tài chính
“Để quá trình triển khai lập kế hoạch thuận lợi đạt được mục tiêu, kế hoạch Công ty cần xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng định mức chi phí, định mức khoán doanh thu của các hoạt động của các bộ phận trong Công ty, chính là bộ khung quy định tài chính làm hành lang cho Công ty trong việc giám sát thực hiện các công tác quản lý tài chính, từ việc quản lý vốn tài sản, quản lý doanh thu, chi phí, quản lý lợi nhuận, cho đến việc giám sát, kiểm soát tài chính.
Thứ hai, hoàn thiện quyết toán tài chính
Để hoàn thiện vấn đề này, cần thực hiện các nội dung sau:
Một là, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính định kỳ, đầy đủ theo quy định.
Hai là, cải tiến công tác thẩm tra xét duyệt quyết toán hàng năm, việc kiểm tra phải tiến hành nghiêm túc, trực tiếp tới từng bộ phận.
Ba là, thiết lập hệ thống kiểm toán nội bộ hoạt động độc lập với bộ phận tài chính để sớm phát hiện và ngăn chặn xử lý các hành vi tiêu cực, gian lận trong quản lý mua sắm vật tư, trang thiết bị góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng của tài sản, hạn chế lãng phí, tham nhũng góp phần hoàn thiện công tác tự chủ tài chính.
Bốn là, thực hiện các khoản chi đúng mục đích, đúng chế độ gắn liền với hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội là trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị.
Năm là, thường xuyên liên hệ, trao đổi chuyên môn theo chuyên ngành giữa đơn vị và cơ quan quản lý tài chính có liên quan thông qua các cuộc hội thảo, đánh giá tổng kết, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ.”
3.3.8.2. Hoàn thiện các công cụ quản lý tài chính
“Đối với các chính sách, quy định, quy chế quản lý tài chính của Công ty, Công ty cần thực hiện rà soát lại một số nội dung sau:
- Thứ nhất, điều lệ Công ty đang dùng mẫu cũ và hầu như không thay đổi kể từ năm 2010 đến nay, nên phải được bổ sung, sửa đổi theo đúng mẫu quy định hiện nay và quy định rõ hơn, cụ thể hơn những vấn đề cốt lõi và nền tảng cho sự vận hành của
Công ty như cơ cấu tổ chức quản lý, bộ máy quản lý tài chính Công ty, quyền hạn trách nhiệm từng vị trí.
- Thứ hai, về quy chế quản lý tài chính của Công ty
Quy chế này cần bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu quản lý tài chính và tình hình thực tế hàng năm. Quy chế quản lý tài chính cần quy định rõ hơn các vấn đề như: nguyên tắc quản lý tài chính, các nguyên tắc thu chi, quy định về quản lý và sử dụng vốn, quản lý các khoản nợ phải thu, quản lý tiền mặt, quản lý tiền ngân hàng, quản lý doanh thu, quản lý chi phí, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ, kế hoạch tài chính, chế độ kế toán, thống kê, bộ máy quản lý tài chính, công tác kiểm tra tài chính, hạn mức phê duyệt chi….
- Thứ ba, hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ của Công ty quy định chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống nhất từ trên Công ty cho đến các bộ phận. Các định mức khi xây dựng cần cụ thể hơn vì nhiều khoản chi quy định chung chung rất khó quản lý như: mức thưởng đột xuất, tiếp khách, hội họp, tiếp thị khách hàng, điện, nước, điện thoại cố định….
- Thứ tư, hoàn thiện quy chế lương, thưởng”
“Như đã nói ở trên quy chế lương cần bổ sung thêm khoản lương Tư vấn bán hàng. Đồng thời phải tính lương cứng và lương mềm cho bộ phận văn phòng Công ty để thống nhất cách tính lương cứng, lương mềm cho tất cả người lao động trong toàn Công ty. Quy chế lương mới phải tính được mức lương mềm theo hướng lũy tiến theo cấp số nhân, có nghĩa là cần giao một mức công việc cần hoàn thành trong tháng cho người lao động, khi đạt mức đó thì được hưởng 100% lương, khi vượt thì hưởng mức vượt là 120%... Có như vậy mới kích thích người lao động tăng năng suất, hoàn thành vượt mức công việc được giao.
Cùng với quy chế lương, Công ty phải soạn thảo quy chế thưởng hợp lý để kích thích người lao động trong việc cải tiến, phát huy sáng kiến kỹ thuật, hoàn thành vượt mức công việc được giao. Cần quy định thưởng cho những sáng kiến dù là nhỏ nhất nhưng có ích cho Công ty nhằm rèn ý thức trách nhiệm xây dựng Công ty cho người lao động.
- Thứ năm, hoàn thiện quy định về kỷ luật lao động vừa đúng luật pháp vừa phù hợp với tình hình Công ty. Quy định này nhằm xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật, các chế tài xử lý, tạo ra tính răn đe giúp cho người quản lý điều hành công việc thông suốt, nghiêm minh. Đặc biệt là giúp xử lý các trường hợp vi phạm về thu tiền khách hàng bỏ túi như đã nói ở trên, nâng cao uy tín Công ty và đảm bảo kiểm soát được thu chi.”
3.3.8.3. Nâng cao hiệu lực của bộ máy và trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý tài chính
“Song song với việc hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính là việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý tài chính phù hợp với mô hình quản lý và chiến lược kinh doanh đang được áp dụng hiện nay của Công ty. Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý tài chính trong Công ty phải đáp ứng nhu cầu: việc tổ chức và hoạt động của bộ máy phải tuân thủ hiến pháp và các quy định pháp luật của Nhà nước; phân định rõ mối quan hệ và tương tác lẫn nhau giữa các bộ phận; xác định rõ chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận, từng cá nhân…
Gắn liền với nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý tài chính là tiếp tục nâng cao trình độ về nghiệp vụ cho cán bộ quản lý tài chính trong Công ty.
Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp không chỉ là cạnh tranh về giá cả, dịch vụ, kỹ thuật,… mà còn là cạnh tranh về nhân lực. Do vậy, Công ty cần phát triển nguồn nhân lực, tiếp tục nâng cao trình độ nghiệp vụ, luật pháp cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cho các cán bộ quản lý tài chính.
Biện pháp quan trọng hàng đầu để phát triển nhân lực là chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng. Cần có những quy định, quy chế quản lý hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhân lực được đổi mới; quy định về mức chi cho đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý và nhất là chú trọng đào tạo nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao.
Đối với cán bộ quản lý, kể cả cán bộ quản lý tài chính ở Công ty cần được đào tạo và bổ túc kiến thức mới về tài chính, kế toán, kiểm toán… Bên cạnh đó, họ còn phải được bồi dưỡng về ngoại ngữ (tiếng Anh).”
“Nhận thức vai trò quan trọng của công tác kiểm tra, kiểm soát tổ chức thực hiện quản lý tài chính của doanh nghiệp, Công ty luôn luôn đẩy mạnh việc thực hiện công tác này để kịp thời có những biện pháp xử lý phù hợp với yêu cầu của sản xuất kinh doanh, phù hợp với các quy định và pháp luật của Nhà nước. Công tác kiểm tra, kiểm soát tổ chức thực hiện quản lý tài chính của Công ty được gắn liền với công tác phòng ngừa vi phạm, chống tham nhũng, chống lãng phí, thực hành tiết kiệm,… Cần tích cực xây dựng và ban hành các quy chế về tổ chức và hoạt động kiểm tra, kiểm soát và đặc biệt là kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ Công ty thông qua việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, có như vậy mới bảo đảm hoạt động tài chính của Công ty được lành mạnh hóa, có nề nếp và ổn định, các hoạt động tài chính kế toán được tiến hành hiệu quả, khả năng thanh toán của Công ty luôn đảm bảo mức an toàn cho phép, các khoản nợ được chủ động thanh toán đúng hạn, thu chi ngoại tệ được quản lý nghiêm túc theo đúng quy định của Nhà nước…
Để bảo đảm việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ có hiệu quả, cần tăng cường việc kiểm toán hoạt động Công ty, nâng cao chất lượng kiểm toán nội bộ. Công ty phải thực hiện lập báo cáo quyết toán hàng quý hàng năm. Chế độ báo cáo về tài chính, kế toán, thống kê và thu nộp ngân sách nhà nước cần được thực hiện nghiêm chỉnh.
Khi đã có kết luận của công tác kiểm tra, kiểm soát hoặc tổ chức thực hiện quản lý tài chính, Công ty cần kịp thời điều chỉnh một số cơ chế, cách thức quản lý; nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm, làm rõ trách nhiệm của những tập thể và cá nhân có liên quan, đồng thời đề ra nhiều biện pháp chấn chỉnh để tiếp tục phấn đấu, phát triển nhanh, bền vững hơn.
Để tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát tổ chức thực hiện quản lý tài chính của Công ty một yêu cầu bắt buộc là phải có báo cáo tài chính hàng năm gửi cơ quan thuế hoặc cơ quan kiểm tra, thanh tra khác; thực hiện bắt buộc chế độ công khai hóa thông tin về tình hình lỗ, lãi cho các cơ quan quản lý Nhà nước.
Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ nhằm bảo đảm thông tin kế toán được cung cấp kịp thời, chính xác, đúng với quy định về pháp luật, về chế
độ, thể lệ kế toán của Công ty hiện hành. Điều này, đòi hỏi Công ty phải xây dựng kế hoạch kiểm tra tài chính nội bộ. Trong kế hoạch, cần xác định rõ:
- Hình thức kiểm tra; thời gian kiểm tra; người chịu trách nhiệm khi kiểm tra ở từng khâu công việc…
- Xác định nội dung chính của kiểm tra là các Báo cáo kế toán, Sổ sách kế toán, Chứng từ kế toán, Vốn - Tài sản và tình hình sử dụng vốn tài sản…
Công tác kiểm tra kế toán thường áp dụng phương pháp đối chiếu, so sánh. Cần đối chiếu giữa các Chứng từ kế toán, Sổ sách kế toán, các Báo cáo kế toán với nhau; đối chiếu số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, với các khoản chi tiêu thực tế của Công ty xem có đúng với chế độ tài chính kế toán hiện hành hay không.
Kế hoạch kiểm tra tài chính nội bộ cần xây dựng từ đầu năm, phải được Hội đồng thành viên phê duyệt. Kết quả của công tác kiểm tra là căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính của Công ty. Dựa trên cơ sở đó, lãnh đạo Công ty kịp thời đưa ra các biện pháp khắc phục sai sót, khiếm khuyết; thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính của Công ty tiếp tục vận hành suôn sẻ.
Công tác kiểm tra, kiểm soát tổ chức thực hiện quản lý tài chính của Công ty cần phải bảo đảm sự thống nhất, tránh chồng chéo; bảo đảm tính hợp pháp của công tác thanh tra, kiểm toán, quyết toán. Số liệu kiểm toán, thanh tra phải được pháp luật và các cơ quan chuyên trách chấp nhận.”
3.4. Kiến nghị