1. Các yêu cầu nghiệp vụ đối với người khai hải quan
(1) Tại thời điểm nộp hồ sơ hoàn thuế:
a. Cho phép người nộp thuế kê khai các thông tin cần thiết theo mẫu tại Công văn đề nghị hoàn thuế, trong đó hỗ trợ:
- Tự động điền thông tin về tổ chức, cá nhân đề nghị hoàn thuế: Tên, mã số thuế/CMND/Hộ chiếu, địa chỉ, điện thoại.
- Tự động điền thông tin liên quan đến tờ khai đề nghị hoàn thuế/Quyết định ấn định thuế (ngày tờ khai, tờ khai bổ sung; số, ngày của Quyết định ấn định thuế; tên hàng, số lượng, số tiền thuế theo sắc thuế đã nộp vào tài khoản Thu NSNN/Tạm thu theo từng dòng hàng…) khi người khai nhập số tờ khai, số dòng hàng tại nội dung khai báo.
- Cho phép người nộp thuế điều chỉnh số lượng hàng hóa và số tiền thuế đề nghị hoàn của từng dòng hàng tại các tờ khai khi khai báo nội dung đề nghị hoàn thuế.
- Hỗ trợ tra cứu thông tin tờ khai hải quan xuất khẩu, nhập khẩu đề nghị hoàn thuế hoặc thông tin tờ khai hải quan có liên quan đến hồ sơ hoàn thuế (số tờ khai, số dòng hàng, tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, số tiền thuế đã nộp, số tiền thuế được miễn/giảm/hoàn/không thu của từng tờ khai và chi tiết theo từng dòng hàng….)
- Đưa ra cảnh báo khi số tiền thuế/số lượng hàng hóa đề nghị hoàn lớn hơn số tiền thuế đã nộp hoặc số tiền thuế còn phải hoàn.
- Hỗ trợ khai báo các thông tin về hàng hóa đề nghị hoàn thuế.
- Kết nối với ngân hàng để xác định số tài khoản nhận tiền thuế được hoàn được khai báo đã phù hợp hay chưa.
- Tự động kiểm tra thông tin lưu trữ trên hệ thống về việc hàng hóa đề nghị hoàn thuế đã qua quá trình sản xuất, gia công, sửa chữa hoặc sử dụng hay chưa.
- Hỗ trợ xác định tính thời gian sử dụng và lưu lại tại Việt Nam của hàng hóa.
b. Cho phép Đại ký hải quan kê khai các thông tin liên quan đến người nộp thuế và thông tin về đại lý hải quan trong trường hợp nộp thuế theo ủy quyền.
Hỗ trợ đại lý hải quan kê khai các thông tin liên quan khác đến người nộp thuế như tại điểm a mục này.
c. Hỗ trợ khai báo đối với hồ sơ hoàn thuế phát sinh nhiều tờ khai, nhiều dòng hàng.
d. Hỗ trợ đính kèm các hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ hoàn thuế
e. Tự động phản hồi hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết đối với trường hợp người nộp thuế gửi không đúng địa chỉ cơ quan hải quan, hoặc chọn nghiệp vụ khai báo chưa chính xác.
f. Cho phép người nộp thuế nộp hồ sơ, khai báo theo từng trường hợp hoàn thuế cụ thể.
(2) Sau khi cơ quan hải quan (hệ thống) tiếp nhận hồ sơ
a. Thông báo cho người nộp thuế về việc tiếp nhận hồ sơ của cơ quan hải quan.
b. Hỗ trợ người nộp thuế bổ sung, giải trình hồ sơ hoàn thuế theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
c. Cảnh báo về thời gian cho người nộp thuế khi đến hạn báo cáo hoặc bổ sung giải trình theo yêu cầu của cơ quan hải quan
d. Thông báo cho người nộp thuế kết quả quá trình xử lý của cơ quan hải quan: Kết quả phân loại hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ cần bổ sung/giải trình, hồ sơ thuộc/không thuộc đối tượng được hoàn thuế…
2. Các yêu cầu đối với công tác quản lý hải quan
(1) Yêu cầu đối với việc tiếp nhận hồ sơ
- Tự động kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, hệ thống chỉ tiếp nhận hồ sơ khi các tài liệu đính kèm, các nội dung cần thiết đã được người nộp thuế khai báo đầy đủ theo quy định.
- Tự động phản hồi hồ sơ không được hoàn thuế với trường hợp số tiền đề nghị hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu dưới 50.000 đồng theo tờ khai hải quan làm thủ tục hoàn thuế.
- Tự động phản hồi hồ sơ trong trường hợp người nộp thuế khai báo thông tin chưa đúng đối tượng (ví dụ đề nghị giảm thuế nhưng lại khai báo sang nội dung hoàn thuế…)
(2) Yêu cầu đối với việc phân công hồ sơ
Đối với các hồ sơ hoàn thuế mà hệ thống chưa thể tự động xử lý, cần có sự can thiệp của cán bộ hải quan, hệ thống cho phép Lãnh đạo cơ quan hải quan phân công cụ thể đến từng công chức xử lý.
Cho phép phân công lại hồ sơ cho cán bộ khác trong trường hợp cán bộ xử lý vắng mặt.
(3) Yêu cầu đối với việc phân loại hồ sơ
a. Tự động thông qua mã số thuế, số tờ khai đề nghị hoàn thuế để kiểm tra thông tin liên quan đến người nộp thuế được lữu trữ trên hệ thống và tự động phân loại hồ sơ hoàn thuế theo chỉ tiêu sau:
a.1) Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau nếu có một trong các dấu hiệu sau:
- Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế lần đầu của từng trường hợp hoàn thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Trường hợp người nộp thuế có hồ sơ hoàn thuế gửi cơ quan quản lý thuế lần đầu nhưng không thuộc diện được hoàn thuế theo quy định thì lần đề nghị hoàn thuế kế tiếp vẫn xác định là đề nghị hoàn thuế lần đầu;
- Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế trong thời hạn 02 năm kể từ thời điểm bị xử lý về hành vi trốn thuế;
- Hồ sơ của tổ chức giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, bán, giao và chuyển giao doanh nghiệp nhà nước;
- Hồ sơ hoàn thuế thuộc loại rủi ro về thuế cao theo phân loại quản lý rủi ro trong quản lý thuế;
- Hồ sơ hoàn thuế thuộc trường hợp hoàn thuế trước nhưng hết thời hạn theo thông báo bằng văn bản của cơ quan quản lý thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế hoặc có giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế nhưng không chứng minh được số tiền thuế đã khai là đúng;
- Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thực hiện thanh toán qua ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác theo quy định của pháp luật;
- Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra trước hoàn thuế theo quy định của Chính phủ.
- Người nộp thuế trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế được cơ quan hải quan xác định có hành vi vi phạm về hải quan đã bị xử lý quá 02 lần (bao gồm cả hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn, không thu) với mức phạt tiền vượt thẩm quyền của Chi cục trưởng Chi cục Hải quan theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
- Người nộp thuế trong thời hạn 24 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế được cơ quan hải quan xác định đã bị xử lý về hành vi buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới.
- Người nộp thuế bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế.
- Hàng hóa nhập khẩu nhưng phải tái xuất trả lại nước ngoài (hoặc tái xuất sang nước thứ ba hoặc tái xuất vào khu phi thuế quan) không cùng một cửa khẩu; hàng hóa xuất khẩu nhưng phải tái nhập khẩu trở lại Việt Nam không cùng một cửa khẩu.
a.2) Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau
Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước kiểm tra sau là hồ sơ của người nộp thuế không thuộc các trường hợp nêu trên.
b. Cho phép thực hiện phân loại lại hồ sơ đã được hệ thống phân loại trong trường hợp được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
(3) Yêu cầu khi xử lý hồ sơ
- Tự động kết nối bộ hồ sơ không thu thuế với bộ hồ sơ hoàn thuế tương ứng để thực hiện phân loại hồ sơ và xử lý các bước tiếp theo.
- Hỗ trợ tra cứu thông tin về tờ khai đề nghị hoàn thuế (số tờ khai, dòng hàng, tên hàng, số lượng, trị giá, số tiền thuế đã nộp, số tiền thuế đã miễn/giảm/hoàn/không thu tương ứng của từng dòng hàng thuộc tờ khai đề nghị hoàn thuế.
Hỗ trợ cảnh báo khi số tiền thuế được hoàn/đề nghị hoàn lớn hơn số tiền thuế đã hoàn hoặc cố tiền thuế đã nộp của từng tờ khai, từng dòng hàng.
- Hỗ trợ xác định số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt còn nợ.
- Tự động tính ra số tiền thuế được hoàn sau khi đã bù trừ với số tiền thuế còn nợ và đẩy thông tin sang hệ thống KTT để thực hiện bù trừ.
- Cho phép đơn vị làm thủ tục hoàn thuế cập nhật kết quả kiểm tra từ đơn vị kiểm tra lên hệ thống và hệ thống tự động tính, cập nhật số tiền thuế thực hoàn.
- Hệ thống cho phép gửi thông báo tời người nộp thuế về việc không thuộc đối tượng được hoàn thuế hoặc gửi Quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế.
- Đưa ra cảnh báo về thời gian trong quá trình xử lý hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần xử lý bởi cán bộ, công chức.
(4) Yêu cầu kết nối với các hệ thống có liên quan
Hỗ trợ kết nối thông tin với Tổng cục Thuế để xác định số tiền thuế phải nộp, còn nợ cần bù trừ giữa cơ quan hải quan và cơ quan thuế.
Kết nối với các cơ quan liên quan khác để khai thác thông tin về đánh giá tính tuân thủ của doanh nghiệp và các thông tin cần thiết khác
- Khai thác các báo cáo theo biểu mẫu quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật và các báo cáo khác phục vụ yêu cầu quản lý của cơ quan hải quan
- Tra cứu, kết xuất thông tin, số liệu theo từng chỉ tiêu hoặc nhiều chỉ tiêu đối với các nội dung sau:
+ Các trường hợp hoàn thuế cụ thể theo quy định
+ Sắc thuế (xuất khẩu, nhập khẩu, tự vệ, chống bán phá giá, tiêu thụ đặc biệt , bảo vệ môi trường, giá trị gia tăng)
+ Thông tin về doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu hoặc đơn vị ủy thác nhập khẩu, xuất khẩu được hoàn thuế (tên doanh nghiệp, số tiền thuế được hoàn...)
+ Tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu. + Mã loại hình
+ Khoảng thời gian
+ Địa điểm (Chi cục Hải quan, Cục Hải quan) + Mặt hàng (mã số HS)
+ Số tiền hoàn thuế
+ Số Quyết định hoàn thuế + Số Quyết định không thu thuế + Số tiền thuế ấn định
+ Các chỉ tiêu khác có liên quan
(6) Yêu cầu về theo dõi, phân loại để thực hiện kiểm tra sau hoàn thuế đối với hồ sơ hoàn thuế trước, kiểm tra sau
- Kết nối các tiêu chí đánh giá rủi ro về hồ sơ hoàn thuế của doanh nghiệp, và phân loại doanh nghiệp để lựa chọn các hồ sơ rủi ro cao tiến hành kiểm tra trong thời hạn 01 năm, hồ sơ rủi ro thấp để kiểm tra sau hoàn thuế trong thời hạn 3-5 năm.