5. Kết cấu của luận văn
3.1.2. Tổ chức bộ máy của công ty
Cơ cấu tổ chức của Vitas được xây dựng khá đơn giản để đảm bảo tính vận hành không bị chồng chéo trong hoạt động kinh doanh. Trong đó, tổ chức được phân bổ làm hai nhánh cơ bản là kinh doanh và hành chính quản trị. Mỗi nhánh được sự quản lý của một phó giám đốc.
- Trong hệ thống nhánh về kinh doanh, Vitas bố trí 4 phòng ban là phòng kinh doanh, phòng XNK, kho hàng và phòng Marketing. Phó giám đốc kinh doanh của công ty hiện nay là ông Bùi Đình Hải.
- Trong hệ thống nhánh về hành chính quản trị, Vitas bố trí 3 phòng ban là phòng nhân sự, phòng tài chính kế toán và phòng hành chính. Phó giám đốc hành chính quản trị của công ty hiện nay là bà Nguyễn Thế Thảo.
Giám đốc công ty là ông Trần Hoàng Nghệ, đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về mọi mặt của công ty.
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức Công ty VITAS
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ PHÕNG KINH DOANH KHO HÀNG PHÕNG XNK PHÕNG MARKETING PHÕNG TÀI PHÕNG CHÍNH KẾ TOÁN NHÂN SỰ PHÕNG HÀNH CHÍNH
(Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty Vitas năm 2016)
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Đứng đầu Công ty là Giám đốc: Là người điều hành chung toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và doanh nghiệp về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vị trí Phó giám đốc có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc được giám đốc ủy quyền.
- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh: Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện; Quản lý doanh thu, công nợ khách hàng; Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, góp vốn; Chăm sóc khách hàng; Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc yêu cầu.
-Phòng XNK: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về kinh doanh mua, bán hàng hóa, quan hệ với bạn hàng để cung cấp hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị truờng. Kinh doanh xuất nhập khẩu, mua bán các loại rượu vang từ khắp các thị trường trên thế giới. Trực tiếp thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty.
-Phòng Marketing: Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng; Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu; Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng; Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu; Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn; Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái, và đôi khi là hồi sinh. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing.
- Kho hàng: Kho hàng có nhiệm vụ lưu trữ hàng hóa của Công ty. Tổ chức xuất kho theo đơn hàng của phòng kế toán và phòng kinh doanh. Hàng ngày kho hàng báo cáo tình trạng nhập, xuất, tồn kho cho ban lãnh đạo Công ty thông qua hệ thống quản trị điện tử.
- Phòng Tài chính – Kế toán: Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập sổ sách theo dõi hoạt động mua bán, thanh toán, hạch toán nội bộ theo đúng quy định của công ty, chế độ chính sách của Nhà nước. Lập sổ theo dõi, kiểm tra, kiểm soát, các phương án kinh doanh đã được phê duyệt, đối chiếu số liệu, chứng từ với các bộ phận kinh doanh để đảm bảo các bộ phận kinh doanh thu chi, hạch toán đúng, đủ theo phương án đã được phê duyệt. Lập báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà nước và các báo cáo nhanh khi cần thiết.
- Phòng Nhân sự: tổ chức lao động trong công ty theo yêu cầu của giám đốc nhằm phục vụ mục tiêu kinh doanh của Công ty. Lập kế hoạch đào tạo, tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, đề xuất việc chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động trong công ty theo quy chế tuyển dụng đề xuất của các phòng ban và yêu cầu của giám đốc. Giải quyết các vấn đề về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho người lao động trên cơ sở tuân thủ Bộ luật Lao động, thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động.
-Phòng Hành chính: quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ tài liệu, hồ sơ chung. Quản lý và sử dụng các con dấu của Công ty theo đúng quy định của pháp luật. Điều động xe theo yêu cầu của các bộ phận trong công ty và theo quy định về quản lý và sử dụng xe trong công ty. Đề xuất việc mua sắm phương tiện làm việc, các nhu cầu sinh hoạt của Công ty. Phòng có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện làm việc, có biện pháp bảo vệ môi trường của công ty luôn sạch đẹp và văn minh.