Phđn công nhiệm vụ nghĩa lă yíu cầu người khâc hoăn thănh công việc nhất định năo đó của nhóm. Đđy lă nhiệm vụ quan trọng của người trưởng nhóm. Phđn công hiệu quả có tính chất hai chiều . Chiều đi lă phía người phụ trâch nhóm - người phđn công nhiệm vụ vă chiều ngược lại lă phía thănh viín trong nhóm- những người được giao nhiệm vụ.
Có 7 bước hướng dẫn để phđn giao nhiệm vụ hiệu quả:
Phƣơng phâp Mô tả
Suy tính trước mọi vấn đề
liín quan Cố gắng phđn công công việc trước
Tham khảo ý kiến Thảo luận cùng câc thănh viín trong nhóm về những công việc sẽ phđn công cho họ. Đặt giới hạn thời gian
hoăn thănh công việc Nhóm băn bạc tìm hiểu những yếu tố cần thiết để hoăn thănh công việc. Phđn công cả những công
việc thú vị vă khôg thú vị Phđn công đều cho mỗi thănh viín cả những việc thú vị vă không thú vị Phđn công toăn bộ công
việc Phđn công toăn bộ công việcthay vì phđn công từng phần nhỏ. Níu rõ kỳ vọng của nhóm
về hiệu quả công việc Xâc định những kỳ vọng đối với mỗi công việc được giao Phđn công nhiệm vụ vă
tin tưởng Tạo cơ hội cho câc thănh viín trong nhóm lăm quen với công việc được giao
Nguồn: e-learning- kỹ năng ủy thâc công việc Bước đầu tiín lă suy tính trước mọi vấn đề liín quan.
Để phđn giao nhiệm vụ hiệu quả, trước khi phđn giao người trưởng nhóm cần phải cđn nhắc trước mọi vấn đề có liín quan đến nhiệm vụ định giao cho câc thănh
viín trong nhóm mình. Nhiệm vụ đó có phù hợp với người được giao không về kỹ
năng, kinh nghiệm, sức khoẻ,... vă những vấn đề gì sẽ liín quan đến nhiệm vụ của họ? Để có những biện phâp hỗ trợ họ khi cần thiết. Trín thực tế, người lênh đạo nhóm hiệu quả luôn có kỹ năngphât triển nhđn viín tốt. Họ không bị rối trước khối lượng lớn câc công việc, mă luôn có sự chủ động sắp đặt trước câc công việc cho mọi người trong nhóm thưc hiện.
Bước thứ hai lă tham khảo ý kiến câc thănh viín trong nhóm .
Thực hiện lấy ý kiến dđn chủ trong nhóm khi phđn giao công việc lă cần thiết, điều năy sẽ tạo nín ý thức trâch nhiệm của mọi thănh viín đối với công việc chung của nhóm. Người được giao phó công việc có thể không sẵn săng lăm việc đó, nhưng nếu có sự hỗ trợ của câc thănh viín khâc, người lênh đạo nhóm có thể dễ dăng xâc định
78
được ai lă người đang có khối lượng công việc ít nhất vă phù hợp nhất để đảm nhận trâch nhiệm năy để giao cho họ. Do vậy, điều tốt nhất lă hêy hỏi ý kiến của câc thănh viín trong nhóm trước khi quyết định phđn giao công việc cho họ.
Bước thứ 3 lă đặt ra thời hạn hoăn thănh công việc phù hợp cho người nhận việc.
Khi được giao nhiệm vụ mới, ai cũng cần thời gian để cập nhập thông tin vă phât triển câc kỹ năng cần thiết. Hêy lưu ý không nín nóng vội vă đừng quâ kỳ vọng rằng người khâc cũng có thể hoăn thănh công việc nhanh như mình nghĩ. Do vậy khi đưa ra hạn định thời gian thực hiện công việc cho người nhận việc cần phải xem xĩt khâch quan đặc điểm công việc vă năng lực thực tế của họ.
Bước tiếp theo lă nín phđn công cả những công việc thú vị vă không thú vị.
Việc giao công việc thú vị cũng lă một trong những biện phâp tạo động lực lăm việc cho mọi người trong nhóm. Tuy nhiín, câc công việc thú vị cũng chỉ có giơi hạn nín không phải ai cũng có thể chỉ nhận công việc thú vị mă nín có sự phđn chia đồng đều cả những công việc thú vị lẫn không thú vị., có như vậy mới có sự công bằng trong nhóm. Bín cạnh việc xâc định thời gian vă phương phâp phđn công nhiệm vụ phù hợp, người lênh đạo nhóm cũng phải nhạy cảm với nhu cầu của câc thănh viín trong nhóm khi giao phó công việc cho họ. Phđn công nhiệm vụ thực chất lă một quâ trình hai chiềụ
Bước thứ năm lă phđn công một công việc hoăn chỉnh .
Khi thực hiện một nhiệm vụ từ đầu đến cuối sẽ dễ dăng hơn nhiều so với chỉ lăm một phần của công việc đó. Công việc hoăn chỉnh sẽ giúp người thực hiện hiểu rõ quy trình thực hiện một công việc, mục đích công việc, có thể hình dung công việc một câch logic vă lăm việc hiệu quả hơn vă có thể đưa ra sang kiến tốt khi thực hiện nhiệm vụ được giaọ
Bước 6 lă xâc định rõ kết quả mong muốn .
Khi giao phó công việc cho một thănh viín trong nhóm, người trưởng nhóm nín nói rõ mục tiíu vă vai trò của nó đối với công việc chung của cả nhóm. Mỗi công việc có thể có nhiều kết quả khâc nhaụ Do đó nín xâc định rõ rang kết quả cần đạt được. Tốt nhất, lênh đạo nhóm nín lập một danh sâch kết quả mă nhóm kỳ vọng ở nhđn viín khi giao phó công việc cho họ.
79
Bảng danh sâch kết quả công việc kỳ vọng ở nhđn viín
Phƣơng phâp Mô tả
Kết quả kết quả lă những sản phẩm cuối cùng sau khi hoăn thănh công việc
Tầm quan trọng Níu rõ tầm quan trọng của công việc đối với toăn bộ dự ân hoặc đối với cả nhóm.
hạn chế Thảo luận những hạn chế ảnh hưởng đến công việc –tăi chính, nguồn lực hoặc thời gian.
Thời hạn hoăn thănh công việc
Thời hạn hoăn thănh công việc lă ngăy công việc phải được hoăn tất theo yíu cầụ
Ngăy cả nhóm nín quyết định thời gian đânh giâ công
việc vă câc cuộc họp băn về tiến độ thực hiện.
Nguồn: e-learning- kỹ năng ủy thâc công việc
Bước thứ 7 lă tin tưởng văo năng lực của câc thănh viín khi quyết định phđn công nhiệm vụ .
Nín để mọi người tựquyết định mọi vấn đề liín quan đến công việc được giao vă chỉ trợ giúp khi họ cần. Có rất nhiều phương phâp để thực hiện tốt một công việc . Hêy luôn nhớ rằng mắc lỗi lă một trong những phương phâp học hỏi hiệu quả nhất.