6. Kết cấu của luận văn
1.2.1. Quyết định ngắn hạn và nhu cầu thông tin kế toán quản trị
1.2.1.1. Quyết định ngắn hạn
1.2.1.1.1. Khái niệm quyết định ngắn hạn
“Quyết định ngắn hạn là những quyết định liên quan đến việc s ản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời gian ngắn, thường là một năm” (Giáo trình kế toán quản trị doanh nghiệp, Nguyễn Ngọc Quang, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2010. Ví dụ như có tham gia thị trường mới hay không, có nên thực hiện chiến lược khuyến mại quảng cáo s ản phẩm hay không, nên tự s ản xuất hay mua ngoài một chi tiết máy. Hoặc xét về nguồn vốn đầu tư cho quyết định ngắn thường không đòi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn.
1.2.1.1.2. Đặc điểm của quyết định ngắn hạn
Quyết định ngắn hạn là loại quyết định ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhập trong một thời gian ngắn. Cho nên phương án lựa chọn cho quyết định ngắn hạn là lợi
nhuận và doanh thu mà doanh nghiệp thu được trong năm nay hoặc năm tới là cao hơn các phương án khác.
Xét về vấn đề sử dụng năng lực s ản xuất hiện thời của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn không cần thiết phải mua s ắm hoặc trang bị thêm tài s ản cố định để tăng thêm năng lực hoạt động.
1.2.1.1.3. Yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn
Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạch đặt ra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:
(1) Đảm bảo tính khoa học: Tức là quyết định phải dựa trên căn cứ, cơ sở thông tin cụ thể đặc biệt là thông tin về chi phí - giá cả - khối lượng do KTQT cung cấp đồng thời dựa trên nhận thức và kinh nghiệ m của nhà quản trị trong việc ra quyết định.
(2) Đảm bảo tính pháp lý: Đòi hỏi các quyết định đưa ra phải phù hợp với pháp
luật, luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời nó phải được đưa ra đúng thẩm quyền của nhà quản trị cũng như thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định.
(3) Đảm bảo tính tối ưu: Muốn nói đến mố i quan hệ giữa nguồn lực hiện có, chi phí và lợi nhuận, nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa trên s ự cân nhắc so sánh giữa các phương án khác nhau. Phương án được lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn là phương án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
(4) Tính cụ thể của quyết định: Để quá trình thực hiện quyết định thuận lợi thì các quyết định đưa ra phải được cụ thể hoá thành những kế hoạch, dự án và quy định thời gian thực hiện.
(5) Tính linh hoạt: Trong điều kiện cạnh tranh thị trường luôn chứa đựng những yếu tố bất ngờ và rủi ro nên quyết định quản trị càng dễ điều chỉnh thì khi có biến động, thay đồi thì nó vẫn dễ dàng thực hiện được. Những quyết định quá cứng nhắc s ẽ khó thực hiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh.
1.2.1.1.4. Các loại quyết định ngắn hạn
(1). Quyết định nên lựa chọn s ự thay đổi nào khi xảy ra những biến đổi giữa biến phí, định phí, giá bán, doanh thu, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế trong kinh doanh luôn xảy ra những biến đổi giữa biến phí, định phí, giá bán, doanh thu, cơ cấu s ản phẩm tiêu thụ tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, việc quyết định nên lựa chọn s ự thay đổi nào phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của các doanh nghiệp và khi đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Một s ố trường hợp thường hay xảy ra ở các doanh nghiệp:
- Thay đổi định phí và s ản lượng tiêu thụ - Thay đổi biến phí và s ản lượng tiêu thụ - Thay đổi định phí, giá bán và s ản lượng tiêu thụ - Thay đổi định phí, biến phí và s ản lượng tiêu thụ - Thay đổi kết cấu bán hàng
Dựa vào việc phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận kế toán có thể tư vấn cho nhà quản trị đưa ra được quyết định tốt nhất.
(2). Quyết định nên thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mới
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp ngoài việc có được một mức doanh thu ổn định từ việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa thường ngày thì trường hợp đặc biệt có thể phát sinh những đơn hàng mới, với những yêu cầu riêng biệt. Khi đó, doanh nghiệp sẽ đối mặt với lựa chọn có nên hay không nên thực hiện đơn hàng đó
(3). Quyết định loại bỏ hoặc tiếp tục sản xuất kinh doanh một bộ phận
Đây là một dạng quyết định thường gặp trong quá trình quản lý đối với các doanh nghiệp tổ chức sản xuất kinh doanh ở nhiều bộ phận, nhiều ngành hàng khác nhau, nhằm xem xét việc có nên tiếp tục sản xuất kinh doanh một bộ phận nào đó khi hoạt động của nó được xem là không có hiệu quả.
Tuy nhiên, việc xem xét loại bỏ hay tiếp tục sản xuất kinh doanh một bộ phận cũng cần chú ý đến các phương án có thể tận dụng đối với các cơ sở vật chất của bộ
phận bị loại bỏ. Nói chung, chi phí cơ hội là một yếu tố luôn cần được chú ý tới trong quyết định này cũng như trong tất cả các dạng quyết định ngắn hạn khác.
(4). Quyết định nên làm hay nên mua
Đa số các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có kết cấu phức tạp: sản phẩm được hoàn thành từ việc lắp ráp các chi tiết khác nhau; hoặc sản phẩm được hoàn thành do trải qua một qui trình liên tục gồm nhiều giai đoạn chế biến khác nhau. Với các doanh nghiệp này, quyết định nên tổ chức sản xuất hay mua ngoài các chi tiết hoặc các bán thành phẩm để chế tạo sản phẩm là dạng quyết định thường được đặt ra.
Có rất nhiều vấn đề tác động đến dạng quyết định này. Trước hết, các chi tiết hoặc bán thành phẩm đó, dù tự sản xuất hay mua ngoài, đều phải đảm bảo về mặt chất lượng theo yêu cầu của sản phẩm sản xuất. Sẽ dễ dàng kiểm soát về mặt chất lượng trong trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức sản xuất, tuy nhiên cần đặc biệt chú ý trong các quyết định mua ngoài. Tương tự như vậy là tiến độ cung cấp các chi tiết hay bán thành phẩm để đảm bảo được sự cân đối của quá trình sản xuất chung. Một khía cạnh khác cũng cần được chú ý đến là quyết định tự sản xuất hay mua ngoài một mặt phải bảo đảm được tính chủ động trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, mặt khác phải duy trì được các quan hệ liên kết đã được xây dựng và duy trì vững chắc giữa doanh nghiệp với hệ thống các nhà cung cấp.
(5). Quyết định nên bán ngay bán thành phẩm hay tiếp tục s ản xuất ra thành phẩm rồi mới bán.
Trong các doanh nghiệp sản xuất có qui trình chế biến kiểu liên tục, khi các bán thành phẩm hoàn thành ở các bước chế biến trung gian cũng có thể bán ra bên ngoài, người quản lý đôi khi cũng phải xem xét quyết định nên tiếp tục chế biến các bán thành phẩm thành thành phẩm rồi mới bán hay bán ngay các bán thành phẩm thì có lợi hơn. Quyết định này sẽ được đưa ra trên cơ sở so sánh hai chỉ tiêu: chi phí tăng thêm để chế biến các bán thành phẩm thành thành phẩm và doanh thu tăng thêm nếu tiêu thụ thành phẩm thay cho bán thành phẩm.
Nếu doanh thu tăng thêm lớn hơn chi phí tăng thêm, doanh nghiệp nên tiếp tục chế biến thành thành phẩm rồi mới bán. Vì như vậy sẽ đưa lại cho doanh nghiệp một
khoản lợi nhuận tăng thêm chính bằng khoản chênh lệch giữa doanh thu tăng thêm và chi phí tăng thêm. Ngược lại, doanh nghiệp nên bán ra bên ngoài ở mức độ các bán thành phẩm.
(6). Quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất có giới hạn
Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường phụ thuộc vào các nguồn lực sẵn có, do vậy các quyết định của người quản lý trong tất cả các tình huống đều phải được đặt trong khung cảnh có giới hạn về năng lực sản xuất kinh doanh. Một dạng năng lực được xem là có giới hạn khi khả năng tối đa của nó không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng theo mong muốn của người quản lý. Chẳng hạn, các doanh nghiệp sản xuất thường đối diện với tình trạng giới hạn về công suất máy móc thiết bị, về thời gian lao động mà công nhân có thể phục vụ, tình trạng khan hiếm các loại nguyên liệu, v.v.. Tương tự, giới hạn về mặt bằng kinh doanh là tình trạng thường thấy trong các doanh nghiệp thương mại.
(7) Quyết định giá bán sản phẩm
Trong thực tế doanh nghiệp có thể hoạt động trong những trường hợp như nhận được đơn đặt hàng với một khối lượng lớn hoặc mở ra được một thị trường mới hoặc sản xuất trong trường hợp năng lực còn nhàn rỗi hoặc hoạt động trong điều kiện cạnh tranh gay gắt…
Trong trường hợp này, người quản lý cần phải xem xét, đến khi định giá sản phẩm, để đi đến các quyết định về giá.
1.2.1.2. Nhu cầu thông tin kế toán quản trị
Khi xác định nhu cầu thông tin, cần xác định các đối tượng s ử dụng thông tin kế toán là đối tượng bên trong hay ngoài DN. Đố i với hệ thống thông tin kế toán quản trị thì các đối tượng s ử dụng thông tin là các nhà quản trị bên trong DN:
- Đố i với nhà quản trị cấp cao: Thông tin để phục vụ cho việc lập kế hoạch, ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài DN, thường là các thông tin phức tạp, phụ thuộc vào năng lực quản lý và tầm nhìn của các nhà lãnh đạo. Chính vì vậy, những thông tin chiến lược cung cấp cho các nhà quản trị cấp cao thường có độ khái quát cao và không có khuôn mẫu cụ thể.
- Đố i với nhà quản trị cấp trung gian: Thông tin ở cấp độ này căn cứ vào nhiệm vụ chính của người quản lý, thường bao gồ m thông tin dùng cho hoạt động kiểm soát, ra quyết định và thông tin dùng làm báo cáo lên các nhà quản lý cấp cao.
- Đố i với nhà quản trị cấp cơ sở: Thông tin cần thiết ở cấp độ này là thông tin rất chi tiết, cụ thể, có cấu trúc, dễ dàng đáp ứng thông qua các báo cáo, bảng, biểu có s ẵn, chỉ tiêu yêu cầu. Ngoài ra, tùy theo nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý cấp cơ sở có thể còn phải kiể m soát hoạt động tại bộ phận quản lý bằng cách s ử dụng các s ố liệu định mức, dự toán nhằm đố i chiếu, so sánh với kết quả thực hiện từ đó đưa ra phương hướng điều chuyển chung cho hoạt động tại bộ phận cơ sở.