6. Kết cấu của luận văn
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp
nghiệp
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Các công ty khảo sát đều được tổ ch ức quản lý theo kiể u trực tuyến - ch ức năng.
Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được s ự giúp s ức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiể m tra việc thực hiện quyết định. Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọ i mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định.
Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng có nhiều ưu điểm, nhưng cũng có một s ố hạn chế nhất định. Mỗi khi các nhà lãnh đạo các bộ phận chức năng có các ý kiến khác nhau, thì người lãnh đạo s ẽ s ử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc là một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. Nhờ đó, người lãnh đạo tận dụng được tài năng chuyên môn của các chuyên gia, có thể tiếp cận thường xuyên với họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức phức tạp. Nhưng cũng vì thế, người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mố i quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn t ỉnh Nam Định được tổ chức hoạt động dưới hai hình thức phổ biến là: Công ty TNHH như ở các đơn vị khảo sát là Công ty TNHH Hải  u, Công ty TNHH thuốc thú y Hưng Phát và hình thức công ty cổ phần như Công ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam, Công ty cổ phần nội thất Mạnh Trường, Công ty cổ phần giấy bao bì Nam A n. Tùy theo đặc điểm riêng của mỗ i doanh nghiệp và loại hình doanh nghiệp mà bộ máy quản lý được tổ chức một cách phù hợp. Mỗi công ty đều có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và hợp lý với cơ chế thị trường hiện nay. Việc s ắp xếp nhân s ự phù hợp với trình độ, năng lực nghiệp vụ chuyên môn của từng người, có thể tham gia vào quá trình hoạt động s ản xuất kinh doanh để tạo ra hiệu quả kinh tế cao nhất.
Theo nghiên cứu khảo sát thì nhìn chung các doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được bố trí như sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
GIÁ M ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁ N BỘ PHẬ N SẢ N XUẤ T PHÒNG KỸ THUẬ T VẬT TƯ PHÒNG KINH DOA NH
Giám đốc: Là người điều hành s ản xuất kinh doanh của toàn công ty, là người
đứng đầu và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và trước cán bộ công nhân viên công ty về mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc : giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc chỉ đạo, điều hành
công việc của công ty khi giám đốc vắng mặt, trực tiếp phụ trách một s ố công việc cụ thể được Giám đốc phân công.
Phòng Kế toán: có chức năng lập kế hoạch và quản lý tình hình tài chính của
công ty, phân tích tình hình các hoạt động kinh tế, tổ chức hạch toán công tác kế toán theo đúng chế độ của Nhà nước.
Phòng Tổ chức hành chính: có chức năng vai trò là bộ phận ch ịu trách nhiệ m
trong các công việc về thủ tục pháp lý, quản lý hồ sơ công ty, hồ sơ cá nhân, quản lý chế độ , chính sách của người lao động, báo cáo thường niên v ới s ở lao động thương binh xã hội, và các đơn vị nhà nước có liên quan khác.
Phòng kinh doanh: lập kế hoạch , ký kết các hợp đồng kinh tế, phân tích các
điều kiện ưu, nhược điể m của công ty để tiến hành khám s ức khỏe, tìm nguồn dược, nguyên vật liệu … để quá trình hoạt động đạt hiệu quả cao.
Phòng k ỹ thuật vật tư: Là phòng nghiên cứu lập kế hoạch về vật tư, giám sát
việc thi công về tiến độ cũng như chất lượng s ản phẩm. Phòng kỹ thuật vật tư căn cứ vào các kế hoạch, công việc để giao vật tư.
Bộ phận sản xuất: Là bộ phận sẽ trực tiếp s ản xuất, chế biến ra các loại s ản
phẩm để cung cấp cho thị trường tiêu thụ.
Mọi hoạt động trong công ty có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phận hoạt động độc lập nhưng có mối liên hệ mật thiết với các bộ phận khác tạo thành một hệ thống.
2.1.2.2. Đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
Theo xu hướng phát triển của thời đại, các doanh nghiệp sản xuất có quan hệ rất chặt chẽ xâm nhập vào các hoạt động thương mại và các doanh nghiệp dịch vụ dưới hình thức đầu tư vốn cho sản xuất, sản xuất kết hợp thực hiện các dịch vụ trong và sau bán hàng, nhằm làm cho người tiêu dùng được thoả mãn tối đa nhu cầu của mình giúp cho họ có ấn tượng tốt đẹp và hướng tới phụ thuộc vào doanh nghiệp của mình. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định chiếm đa số đều là các doanh nghiệp sản xuất vừa có thể thực hiện hoạt động sản xuất, lại có thể thực hiện các hoạt động khác như xây dựng, thương mại, cung ứng dịch vụ, đầu tư tài chính…
Chẳng hạn, một số doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh mà tác giả đã khảo sát qua tình hình hoạt động cho thấy:
- Công ty cổ phần nội thất Mạnh Trường là đơn vị chuyên s ản xuất kinh doanh các sản phẩm từ gỗ như giường, tủ, bàn ghế, trang thiết bị văn phòng, hàng mộc gia dụng, Bán buôn, bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh, Bán lẻ hàng mộc gia dụng, đồ gỗ, hàng trang trí nội - ngoại thất, hàng thủ công mỹ nghệ, trang thiết bị văn phòng trong đó, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là mua bán gỗ, sản xuất kinh doanh các sản phẩm từ gỗ, thiết bị nội thất... Để quản lý hiệu quả tất cả các hoạt động kinh doanh trong Công ty thì việc ứng dụng thông tin kế toán quản trị vào quá trình quản lý là một điều tất yếu đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.
- Công ty TNHH Hải  u là doanh nghiệp chuyên s ản xuất kinh doanh hàng may mặc, và nguyên phụ liệu hàng may mặc. Doanh thu năm 2019 của công ty đạt 109 tỷ đồng tăng 106% so với năm 2018. Ban đầu chức năng chủ yếu là s ản xuất các mặt hàng đơn giản như: bảo hộ lao động, ga, chăn gối xuất khẩu và chủ yếu là xuất khẩu sang thị trường Đông  u và được bạn hàng chấp nhận với chất lượng s ản phẩm cao. Xuất phát từ đó công ty đã từng bước phát triển, s ản xuất được các mặt hàng có yêu cầu kỹ thuật phức tạp như áo Jacket, áo sơ mi, áo gió, quần bò và các hàng may mặc theo đơn đặt hàng trong và ngoài nước, s ản phẩm tiêu thụ phần lớn là ở trong nước nhưng đặc biệt là xuất khẩu chủ yếu sang các nước Nhật, Hàn Quốc và nhiều nước khác. Với tính chất sản xuất kinh doanh như vậy, bộ phận kế toán của Công ty phải kiể m soát chặt chẽ tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận chi tiết của từng mặt hàng. Qua đó, cần phải ứng dụng thông tin kế toán quản trị vào hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong quản lý điều hành doanh nghiệp.
- Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát là một doanh nghiệp sản xuất, chủ yếu sản xuất kinh doanh thuốc thú y, sản xuất vắc xin phòng bệnh, dược phẩm, thực phẩm chức năng, chế phẩm sinh học, thức ăn chăn nuôi….. Đây là những mặt hàng chủ yếu trong chăn nuôi, mang lại lợi nhuận khá cao. Thị trường chủ yếu là khách hàng tại khu vực TP Nam Định và tỉnh Nam Định. Bên cạnh đó công ty luôn quan
tâm và tìm kiếm những thị trường mới như Hà Nam, Thái Bình. Để quản lý hiệu quả tất cả các hoạt động kinh doanh trong Công ty thì việc ứng dụng thông tin kế toán quản trị vào quá trình quản lý là một điều tất yếu đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.
- Công ty cổ phần giấy bao bì Nam A n cũng là một doanh nghiệp chuyên s ản xuất các s ản phẩm từ giấy s ản xuất bao bì Carton 3, 5, 7 lớp. Sản xuất hộp giấy cao cấp in Flexo, in Offset nhiều màu chất lượng cao. Sản xuất các s ản phẩm túi giấy; các s ản phẩm từ plastic... Kết quả cho thấy Công ty đã đi đúng hướng kinh doanh của mình và có lãi, bổ sung vốn kinh doanh của công ty, tăng tích luỹ quỹ trong công ty,
đời s ống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện.
- Công ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam cũng là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đa mặt hàng như: Sản xuất các s ản phẩm thép như Thép chịu nhiệt, thép hợp kim ch ịu va đập và mài mòn, thép chế tạo các loại, gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại… Kinh doanh tôn, sắt thép các loại, vật liệu xây dựng, đá xây dựng, than, gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại…, mua bán máy móc, phụ tùng cơ khí các loại... Trong đó, ngành nghề s ản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là s ắt, thép. Kết quả cho thấy Công ty đã đi đúng hướng kinh doanh của mình và có lãi, bổ sung vốn kinh doanh của công ty, tăng tích luỹ quỹ trong công ty, đời s ống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện.
Nhìn chung, qua khảo sát và nghiên cứu, các doanh nghiệp sản xuất được khảo sát có lĩnh vực hoạt động kinh doanh đa dạng và phong phú, vừa sản xuất kinh doanh những mặt hàng chính, cốt lõi nhằm khẳng định thương hiệu của mình, vừa kinh doanh, cung cấp các dịch vụ khác nhằm mang lại hiệu quả kinh tế tối đa cho doanh nghiệp cũng như thúc đẩy sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp
2.1.3.1. Chế độ k ế toán áp dụng
Các doanh nghiệp sản xuất mà tác giả khảo sát đều có quy mô nhỏ và vừa, với vốn điều lệ nhỏ hơn 100 tỷ đồng, số lao động bình quân dưới 300 người. Do đó, chế
độ kế toán được áp dụng đối với các công ty đều là theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Các công ty khảo sát đều đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán cho nên công việc kế toán nói chung và kế toán quản trị nói riêng có phần thuận lợi.
- Hình thức kế toán áp dụng đều là Chứng từ ghi s ổ. Hình thức s ổ kế toán “Chứng từ ghi sổ” rất phù hợp với tổ chức bộ máy và trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán trong các công ty khảo sát.
- Niên độ kế toán của các công ty đều bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kì báo cáo là 1 năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.
- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, không có công ty nào tính theo phương pháp trực tiếp.
- Tính khấu hao TSCĐ: các công ty đều tính khấu hao theo đường thẳng, phân bổ đều cho các tháng trong năm.
- Các công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân.
2.1.3.2. Tổ chức bộ máy k ế toán
Theo khảo sát thực tế bộ máy kế toán của 5 doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định thì đều được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán chịu trách nhiệ m thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính trong công ty. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán đảm nhiệ m một phần công việc cụ thể.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Hải  u.
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy k ế toán tại Công ty TNHH Hải Âu Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp, tài sản cố định
(Phụ trách lập BCTC)
Kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ, chi phí
giá thành
Kế toán nhân viên lương, thành
phẩm, thủ kho Tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hả i  u, kế toán trưởng là người quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất trong phòng. Nhiệ m vụ của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệ m về việc chỉ đạo hạch toán kế toán của công ty, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu của các bộ phận nghiệp vụ đồng thời còn là người chịu trách nhiệ m giám sát, quản lý các nhân viên kế toán.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam:
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy k ế toán tại Công ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam
Kế toán trưởng
(Kế toán TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương, CPSX, tính giá thành và lập báo cáo tài
chính)
Kế Kế toán công Kế toán tiền toán kho nợ phải thu gửi ngân hàng,
bảo hiểm
Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán): Tổ chức việc thực hiện ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán, đề xuất biện pháp, xử lý kiểm tra,… Kiể m tra tổng hợp công tác kế toán. Ngoài ra, kế toán trưởng kiêm kế toán hạch toán tổng hợp, phân bổ tiền lương, BHXH, tính giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ xác định kết quả kinh doanh lỗ lãi. Cuố i quý lên báo cáo quý, năm, quyết toán theo chế độ quy định của Nhà nước.
Kế toán kho: Có nhiệ m vụ theo dõi tổng hợp, chi tiết việc nhập xuất vật tư hàng tháng .
Kế toán công nợ phải thu: Có nhiệ m vụ viết hoá đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu, theo dõi các hợp đồng.
Kế toán tiền gửi ngân hàng, bảo hiểm: Có nhiệ m vụ theo dõi tiền gửi ngân hàng, tiền vay và công nợ phải trả.
Kế toán chi phí giá thành, thủ quỹ: Có nhiệ m vụ theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày, cuối tháng rút số dư tiền mặt trên s ổ chi tiết quỹ, báo cáo quỹ theo chế độ kế toán quy định.
Tại Công ty cổ phần nội thất Mạnh Trường, Công ty TNHH thuốc thú y Hưng Phát và Công ty cổ phần giấy bao bì Nam A n, bộ máy kế toán cũng được tổ chức tương tự như Công ty TNHH Hải  u và Công ty cổ phần vật tư Kim Khí Tùng Nam. Phòng kế toán gồm từ 4 – 5 người, kế toán trưởng là người quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất trong phòng. Nhiệ m vụ của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo hạch toán kế toán của công ty, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu của các bộ phận nghiệp vụ đồng thời kế toán trưởng kiêm phụ trách lập báo cáo tài chính. Các nhân viên kế toán được phân công thực hiện các công việc như theo dõi tổng hợp, chi tiết tài s ản, nguồn vốn, tính và phân bổ tiền lương, BHXH; viết hoá đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu, theo dõi các hợp đồng, theo dõi nhập xuất vật tư, hàng hóa; theo dõi tiền gửi ngân hàng, tiền vay và công nợ phải trả.
Các công ty đều có 01 thủ quỹ chịu trách nhiệ m theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày, cuối tháng rút số dư tiền mặt trên s ổ chi tiết quỹ, báo cáo quỹ theo chế độ kế toán quy định.
2.1.3.3. Tổ chức công tác k ế toán quản trị Về mô hình k ế toán quản trị
Qua khảo sát các công ty cho thấy, kế toán quản trị vẫn chưa được chú trọng. Các công ty tác giả khảo sát đều là các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và vừa vẫn xem nhẹ vai trò của kế toán quản trị và chưa tách biệt được với kế toán tài chính. Do đó, không có bộ phận chuyên trách về kế toán quản trị, mô hình kế toán quản trị ở